В мире электронного документооборота (ЭДО) нередко возникают ситуации, когда ваш контрагент, с которым вы работаете, имеет сложную структуру взаимодействия с системами ЭДО. Например, вы можете отправлять накладные через одного оператора или в один «ящик», а акты сверок или другие финансовые документы он просит присылать через другого оператора или в совершенно иной «ящик» своей бухгалтерии. Рассмотрим эту ситуацию подробнее, выясним, насколько она «правильна» и какие решения существуют, особенно для пользователей СБИС.
Прежде всего, давайте разберемся, является ли такая ситуация «правильной» с точки зрения законодательства и общепринятой практики. Мы можем с уверенностью сказать, что использование нескольких операторов ЭДО или различных идентификаторов (так называемых «ящиков») для одного контрагента не противоречит законодательству. Российское законодательство, в частности Приказ Минфина N 174н, регулирующий обмен счетами-фактурами, допускает обмен как через одного, так и через нескольких операторов. Следовательно, это не является нарушением, а скорее техническим и организационным вопросом, который требует согласования между сторонами.
Такая мультиоператорность возникает по ряду причин:
Мы видим, что ситуация, описанная вами, является вполне нормальной практикой в современном ЭДО. Теперь давайте посмотрим, как мы можем ее решить, используя возможности системы СБИС.
Ваша основная задача как отправителя – обеспечить, чтобы нужный документ попал в нужный «ящик» контрагента. До недавнего времени этот процесс мог быть затруднен, но современные системы ЭДО, включая СБИС, активно развивают свой функционал для поддержки таких сценариев.
Рассмотрим возможности СБИС:
СБИС постоянно совершенствует свои возможности. Например, в версии 23.6100 (внедрение с 15 октября) был реализован функционал, позволяющий при отправке документов нескольким контрагентам указывать оператора ЭДО для каждого получателя. Это означает, что если у вашего контрагента есть несколько операторов ЭДО для различных задач или типов документов, вы как отправитель можете выбрать нужного оператора непосредственно при отправке документа.
Более того, если контрагент использует несколько операторов ЭДО или имеет несколько идентификаторов (так называемых «абонентских ящиков») в рамках одного оператора, вы можете выбрать, через кого из них отправить документ, установив соответствующее значение в поле Абонентский ящик. Мы можем закрепить выбранного оператора или «ящик» за контрагентом в его карточке, чтобы при последующих отправках СБИС автоматически предлагал нужный канал.
Шаги для настройки в СБИС:
В некоторых случаях, если контрагент использует один и тот же оператор, но имеет несколько идентификаторов для разных филиалов или отделов, маршрутизация может осуществляться с помощью кода филиала. Это уникальный код, который присваивается структурному подразделению организации.
Для реализации этого метода, нам необходимо:
Этот способ особенно полезен, когда контрагент фактически использует одну систему ЭДО, но для разных подразделений требуется разная входящая корреспонденция.
Если функционал СБИС по каким-либо причинам не позволяет реализовать требуемую маршрутизацию (хотя с учетом последних обновлений это маловероятно для большинства типовых сценариев), или если вы сталкиваетесь с особенно специфическими требованиями контрагента, нам следует рассмотреть возможность работы с несколькими системами ЭДО.
Например, некоторые системы, такие как 1С.ЭДО, предоставляют гибкие настройки для разделения потоков документов между разными операторами или даже разными конфигурациями. Если ваш контрагент настаивает на получении определенных документов (например, актов) через систему, которая имеет отличную от СБИС роуминговую политику, вы можете принять решение о параллельной работе в двух ЭДО-системах. Для групповой настройки форматов и параметров отправки документов по видам можно использовать обработку смены форматов исходящих документов ЭДО.
Как это может выглядеть:
Конечно, этот подход увеличивает операционную нагрузку, так как вам придется управлять двумя системами ЭДО. Однако он дает максимальную гибкость и позволяет удовлетворить самые строгие требования контрагентов.
Чтобы успешно справиться с проблемой мультиоператорности и маршрутизации документов, мы рекомендуем предпринять следующие шаги:
Это самый первый и наиболее важный шаг. Специалисты техподдержки СБИС обладают полной информацией о текущем функционале системы, последних обновлениях и возможных обходных путях. Мы рекомендуем:
Не стесняйтесь обращаться в ТП несколько раз, если первый ответ не полностью удовлетворил ваши потребности. Иногда требуется эскалация запроса для получения более глубокой консультации.
Для прозрачности и избежания недоразумений, мы должны четко договориться с контрагентом о том, через какого оператора и какой «ящик» будут отправляться те или иные типы документов. Мы рекомендуем зафиксировать эти договоренности документально, например, в дополнительном соглашении к основному договору. Это позволит избежать споров о получении документов и обеспечит юридическую значимость обмена. Для подготовки такого документа в 1С пригодится печатная форма соглашения об ЭДО.
У каждого участника ЭДО есть уникальный код — Идентификатор участника ЭДО, который присваивается оператором. При настройке роуминга, особенно если автоматический роуминг не срабатывает, нам может потребоваться этот идентификатор. Мы должны запросить этот идентификатор у контрагента и ввести его вручную при настройке обмена в СБИС.
С 1 сентября 2024 года использование машиночитаемой доверенности (МЧД) станет обязательным в роуминге. Это важно учитывать при обмене документами, так как доверенности в электронном виде будут необходимы для подтверждения полномочий подписантов. Убедитесь, что ваша система ЭДО и контрагента готовы к работе с МЧД.
Если вы работаете с маркированными товарами, мы помним, что участник оборота может быть подключен к нескольким коммерческим операторам ЭДО. Количество операторов ЭДО не регламентировано. Если обмен идет между двумя коммерческими ЭДО, дополнительные настройки в личном кабинете «Честного ЗНАКа» обычно не требуются – оператор ЭДО сам отправляет подписанный УПД в систему маркировки. Однако, если один из контрагентов использует ЭДО Лайт (от Честного ЗНАКа), нам потребуется внести информацию о каждом коммерческом операторе ЭДО в личном кабинете системы маркировки и запросить у контрагента идентификатор в ЭДО Лайт.
Мы также должны уточнить вопросы стоимости. В СБИС за электронный документооборот в роуминге дополнительная плата, как правило, не взимается, обмен стоит одинаково в рамках тарифа. Однако условия других операторов могут отличаться, поэтому мы всегда должны уточнять этот момент у своего оператора и, при необходимости, у контрагента.
В заключение, мы можем утверждать, что ваша ситуация с разными каналами ЭДО для одного контрагента является не только возможной, но и довольно распространенной. Современные системы ЭДО, особенно после обновлений, предоставляют гибкие инструменты для настройки такой маршрутизации. Ключом к успешному решению является понимание функционала вашей системы (СБИС), четкое взаимодействие с технической поддержкой и согласование всех нюансов с вашим контрагентом.