В практике кадрового учета и подготовки отчетности часто возникает ситуация, когда при формировании отчета СЗВ-ТД (или его актуального преемника — подраздела 1.1 формы ЕФС-1) бухгалтер обнаруживает, что список мероприятий пуст. Чаще всего причиной становится обычная человеческая невнимательность: при создании документов Прием на работу, Кадровый перевод или Увольнение не был установлен флаг «Отразить в трудовой книжке». Рассмотрим подробно, как исправить эту ошибку, не нарушив при этом целостность данных в информационной базе.
Это самый очевидный и прямой путь исправления ситуации. Если вы обнаружили ошибку в текущем периоде (например, в марте), и зарплата еще не была окончательно закрыта или выплачена, мы можем вернуться к исходному документу.
Разберем по шагам, как правильно выполнить это действие:
Важный нюанс: при проведении документа с установленным флагом система делает записи в специализированный регистр сведений МероприятияТрудовойДеятельности. Именно из этого регистра отчет ЕФС-1 (СЗВ-ТД) черпает данные. Без установленного флага записи в этом регистре просто отсутствуют.
Проанализируем риски перепроведения. Если вы правите документ за прошлый месяц, за который уже начислена зарплата, программа 1С может создать записи в сервисе «Перерасчеты». Чтобы избежать ненужных корректировок в текущем расчетном листке сотрудника, выполним следующие действия:
Перейдем в раздел Зарплата — Сервис — Перерасчеты. Если после ваших манипуляций там появились записи по данному сотруднику, их следует просто удалить (или пометить как отработанные), если вы уверены, что фактические данные (оклад, график, подразделение) не менялись.
Бывают ситуации, когда прямое перепроведение документов крайне нежелательно — например, если период глубоко «закрыт» или база находится на строгом аудите. В таких случаях воспользуемся более безопасным инструментом.
Рассмотрим порядок работы с документом «Регистрация трудовой деятельности»:
Регистрация трудовой деятельности.Этот метод позволяет создать записи в регистре МероприятияТрудовойДеятельности, не затрагивая бухгалтерские регистры кадрового приказа. Это «хирургически точный» метод исправления отчетности.
Часто пользователи сталкиваются с тем, что при увольнении сотрудника в отчет не подтягивается его последнее кадровое событие до 2020 года. Выясним причину этого поведения системы.
Согласно законодательству, при первой подаче сведений по сотруднику мы обязаны передать информацию о его последнем кадровом состоянии на 01.01.2020. Проанализируем ситуацию: если сотрудник работает в компании с 2018 года и с тех пор его должность не менялась, программа должна «знать» об этом приеме или переводе.
Для решения этой задачи в документе Регистрация трудовой деятельности предусмотрена специальная функция. Нажмем Заполнить — Данные до 2020 года. Программа просканирует всю кадровую историю и автоматически создаст записи о последних мероприятиях, актуальных на начало ведения электронных трудовых книжек. После проведения этого документа мероприятия начнут корректно «тянуться» в отчет ЕФС-1.
Если вы работаете в 1С:Управление производственным предприятием ред. 1.3, механизм работы будет несколько иным. В этой конфигурации, созданной на обычных формах, работа с ЭТК была добавлена позже как дополнительный функционал.
Разберем специфику УПП:
В УПП 1.3 простое установление галочки и перепроведение часто не дает результата из-за особенностей формирования ключей записей в регистрах. В этой программе крайне рекомендуется использовать именно ручное заполнение или специализированные обработки по «подъему» мероприятий. Проверьте, заполнен ли регистр сведений Мероприятия трудовой деятельности. Если записи там отсутствуют даже после перепроведения, используйте документ Регистрация трудовой деятельности, как описано выше.
Иногда возникают ситуации, когда флаг в документе стоит, записи в регистре есть, а отчет все равно пуст. Проанализируем возможные причины:
Начиная с 2023 года, мы работаем с формой ЕФС-1. Если вы пытаетесь заполнить старую форму СЗВ-ТД за текущие периоды, она может не заполняться по техническим причинам, так как алгоритмы программы настроены на новый бланк. Всегда проверяйте актуальность релиза конфигурации и используйте актуальные формы отчетности в разделе «1С-Отчетность».
Подводя итог, можно сказать: не бойтесь забытых галочек. Инструментарий 1С позволяет исправить ситуацию как через прямое редактирование документов, так и через специализированные корректирующие формы. Главное — всегда проверять результат в регистре мероприятий перед финальной отправкой отчета.