← На главную

При ведении управленческого учета часто возникает задача проанализировать структуру закупок: сколько за период было приобретено сырья, упаковки, расходных материалов или товаров определенного типа. В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 (а также в 1С:Комплексная автоматизация 2 и 1С:ERP) существует несколько механизмов группировки данных. Разберем особенности каждого инструмента, выясним, почему некоторые типовые объекты не подходят для этой роли, и выберем оптимальное решение.

Анализ задачи: почему группировка на уровне документа поступления неэффективна

Рассмотрим распространенную ошибку: попытку добавить классификационный признак («тег» или дополнительный реквизит) в шапку документа ПриобретениеТоваровУслуг (или ПоступлениеТоваровУслуг). Выясним, к каким последствиям это приводит:

1. Смешанные поставки: поставщик часто отгружает по одной накладной разнородные позиции (например, сырье и сопутствующие упаковочные материалы). Если классификатор привязан к шапке документа, оператор вынужден либо искусственно разбивать бумажную накладную на несколько документов в базе, либо жертвовать точностью управленческих данных.
2. Человеческий фактор: ручной выбор категории в каждом новом документе увеличивает вероятность механических ошибок при вводе первичных данных.

Таким образом, аналитический признак для анализа затрат и закупок должен быть связан непосредственно с позицией каталога — справочником Номенклатура.

Почему не подходят Группы финансового учета (ГФУ)

Проанализируем справочник ГруппыФинансовогоУчетаНоменклатуры. Этот механизм в современных конфигурациях 1С предназначен исключительно для регламентированного и финансового учета — в нем настраиваются правила отражения движений по счетам бухгалтерского учета (например, 10.01, 41.01, 43) и статьям активов/пассивов при выгрузке в 1С:Бухгалтерию или учете в 1С:ERP. Привлекать ГФУ для управленческой аналитики нельзя: разные с точки зрения управления товары (например, бумага для офиса и сырье для производства) с точки зрения регламентированного учета могут учитываться на одном счете материалов.

Вариант 1. Использование дополнительных реквизитов и сведений (рекомендуемый способ)

Разберем самый гибкий и безопасный подход, не требующий изменения структуры уже введенных объектов и типовой конфигурации.

Для реализации задачи создадим общий дополнительный реквизит справочника Номенклатура:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения.
2. В списке объектов выберем справочник Номенклатура и добавим новый реквизит (например, «Управленческая группа затрат» или «Вид закупки»).
3. Зададим тип значения ДополнительноеЗначение и наполним список нужными управленческими тегами («Бумага», «Расходные материалы», «Цветы» и т. д.).
4. Если необходимо ограничить права менеджеров на редактирование структуры номенклатуры, создадим аналогичное свойство не как дополнительный реквизит, а как дополнительное сведение. В отличие от реквизитов, сведения хранятся в отдельном регистре сведений, не меняют версию самого объекта номенклатуры и доступны для заполнения даже тем пользователям, у которых закрыт доступ на изменение карточки товара.

В типовых отчетах (например, «Закупки» или «Ведомость по поступлениям товаров») выведем добавленный реквизит в группировку строк через пункт меню Настройки — Расширенный — Поля и сортировки / Структура.

Вариант 2. Использование видов номенклатуры и товарных категорий

Рассмотрим вариант разделения позиций через справочники ВидыНоменклатуры и ТоварныеКатегории. Этот способ логичен с точки зрения товарной матрицы, однако имеет важные ограничения, о которых необходимо помнить.

Реквизит ВидНоменклатуры является системообразующим для элемента каталога. Он определяет:

1. Тип номенклатуры (Товар, Услуга, Работа, Тара).
2. Использование характеристик и серий.
3. Политику учета серий и шаблоны ценников/этикеток.
4. Набор специфических дополнительных реквизитов.

Важное ограничение: если по номенклатуре уже зарегистрированы движения в регистрах накопления (проведены поступления или продажи), платформа 1С блокирует изменение вида номенклатуры специальной защитой («Разрешить редактирование реквизитов объекта»). Смена вида у рабочей позиции может привести к искажению партионного учета, потере серийных номеров или скрытию ранее введенных характеристик.

Если ассортимент узкий, а политики учета позиций полностью совпадают, создание детализированных видов номенклатуры оправдано. Если же структура видов уже устоялась, рекомендуем включить опцию Товарные категории (раздел НСИ и администрирование — Номенклатура — Разрезы деятельности). Товарные категории подчинены виду номенклатуры и служат для более мелкой маркетинговой или управленческой классификации без риска сломать учетную политику серий и характеристик.

Вариант 3. Сегменты номенклатуры

Проанализируем применение механизма СегментыНоменклатуры. Сегментация позволяет объединять товары в произвольные группы по сложным правилам (например, по динамическим условиям отбора СКД) либо вручную.

Разберем порядок работы с сегментами:

1. Включим функциональную опцию Сегменты номенклатуры в настройках программы.
2. Создадим сегменты для каждого направления (например, «Управленческая группа: Бумага»).
3. Настроим способ формирования: периодический (по расписанию регламентного задания) или статический (вручную).

Предостережение: при использовании сегментов для свернутых оборотов закупок существует риск пересечения данных. Если одна и та же номенклатурная позиция по ошибке попадет в два разных сегмента, в отчете по закупкам с группировкой по сегментам произойдет задвоение количественных и суммовых показателей. Для построения строгой финансовой отчетности сегменты следует использовать только при условии жесткого контроля непересекаемости списков.

Вариант 4. Группировка через пользовательские поля СКД (без изменения базы)

Если требуется сформировать отчет для руководства «здесь и сейчас», не добавляя в систему новые реквизиты и не перезаписывая справочники, применим механизм пользовательских полей системы компоновки данных (СКД):

1. Откроем отчет Закупки и перейдем в режим Настройки — Расширенный.
2. Перейдем на вкладку Пользовательские поля и нажмем Добавить — Новое поле выбор.
3. В окне настройки поля укажем заголовок (например, «Категория затрат»).
4. Добавим строки условий:
   Скопировать код

   
   Если Номенклатура В списке [Бумага А4, Бумага рулонная] Тогда "Бумага"
   ИначеЕсли Номенклатура В группе [Цветы и декор] Тогда "Цветы"
   Иначе "Прочие поступления"
   КонецЕсли
   

5. Перейдем на вкладку Структура, добавим созданное поле в группировку строк отчета выше поля Номенклатура и сформируем отчет.
6. Сохраним настроенный вариант отчета через меню Варианты отчета — Сохранить как... для дальнейшего использования финансовой службой.

Итоги и выбор решения

Подведем итог: для разового управленческого анализа небольшого числа позиций быстрее всего использовать пользовательские поля отчетов. Если классификация закладывается на постоянной основе, оптимальным решением является добавление общего дополнительного реквизита или дополнительного сведения в справочник Номенклатура, так как это защищает систему от ошибок операторов и не затрагивает критические настройки учета серий, характеристик и бухгалтерских проводок.