← На главную
При запуске торговой точки на базе программы 1С:Розница (начиная с версий 2.2, 2.3 и вплоть до актуальной версии 3.0) перед администраторами и владельцами бизнеса неизбежно встает вопрос: как правильно организовать работу кассиров в системе? С одной стороны, сотрудники часто меняются, и постоянное заведение новых пользователей отнимает много времени. С другой стороны, требования законодательства (в частности, 54-ФЗ) и необходимость детальной аналитики продаж требуют жесткой персонификации.
В этой статье мы подробно разберем три основных подхода к организации работы кассиров, проанализируем их плюсы и минусы, а также изучим пошаговый алгоритм настройки методически наиболее правильного и удобного варианта — работы под общей учетной записью с использованием персональных карт авторизации.
---
Вариант №1. Индивидуальные пользователи 1С для каждого сотрудника
Этот подход предполагает создание в справочнике Пользователи отдельной учетной записи для каждого реального человека (например, "Иван Иванов", "Мария Петрова"). Каждый пользователь имеет свой пароль для входа в систему.
Преимущества:
- Полная прозрачность в системном журнале регистрации 1С. Любое действие (создание документа, изменение цены, удаление строки) записывается на конкретного человека.
- Прямая привязка прав доступа. Легко разграничить права: например, Ивану разрешить ручные скидки, а Марии — запретить.
Недостатки:
- При высокой текучке кадров системному администратору приходится постоянно заводить новых пользователей, настраивать им права, роли и интерфейсы.
- Крайне неудобно при посменной работе на одной кассе. Если за одной ККМ в течение дня работают два-три продавца, им придется постоянно закрывать 1С, выбирать своего пользователя, вводить пароль и заново запускать интерфейс РМК (Рабочего места кассира). Это создает очереди и тормозит работу магазина.
---
Вариант №2. Обезличенные пользователи («Кассир 1», «Кассир 2») с ручной сменой физлица
В данном сценарии в системе создаются фиксированные пользователи («Кассир 1», «Кассир 2»), которые жестко привязаны к рабочим местам. При увольнении или приеме сотрудников системный администратор не создает новых пользователей 1С, а просто заходит в настройки и меняет привязанное к пользователю Физическое лицо в справочнике НСИ.
Преимущества:
- Минимум работы для ИТ-специалиста. Права доступа и интерфейсы настраиваются один раз.
- Список пользователей при входе в программу остается лаконичным и аккуратным.
Недостатки (критические):
- Нарушение требований 54-ФЗ: Согласно действующему законодательству РФ, в фискальном чеке обязательно должны быть указаны реальные ФИО и ИНН кассира, который непосредственно отпустил товар покупателю. Если администратор забыл вовремя изменить привязку физического лица к пользователю «Кассир 1», в чеках будет печататься имя уволенного или другого сотрудника. Это является прямым нарушением, за которое ФНС может выписать крупный штраф.
- Сложность ведения аналитики продаж. Если в течение дня сотрудники подменяют друг друга на одной кассе под общей учетной записью «Кассир 1», выявить реального виновника недостачи или лидера по продажам будет практически невозможно.
---
Вариант №3. Золотой стандарт: общий пользователь 1С + персональные карты авторизации
Проанализируем методически верное решение, заложенное разработчиками в архитектуру 1С. Программа запускается под одной общей учетной записью (например, «Продавец-кассир»), но фактическая авторизация конкретного продавца в интерфейсе РМК происходит мгновенно с помощью персональной карты (штрихкода, магнитной карты или PIN-кода).
Давайте разберем по шагам, как настроить этот механизм в системе.
Шаг 1. Создание общего пользователя в 1С
Для начала нам необходимо создать одну учетную запись, под которой будет загружаться компьютер на кассе:
- Перейдем в раздел Администрирование — Настройки пользователей и прав — Пользователи.
- Создадим нового пользователя с именем, например,
Кассир ККМ (или Продавец-кассир).
- В настройках прав (ролей) назначим ему роль
Продавец-кассир и настроим автоматический запуск интерфейса РМК при старте программы.
Шаг 2. Заполнение справочника физических лиц и сотрудников
Теперь внесем в базу данных сведения о реальных людях, которые будут работать на торговой точке:
- Перейдем в раздел НСИ (Нормативно-справочная информация) — Физические лица.
- Создадим карточку для каждого сотрудника. Важно: максимально подробно заполните поля
ФИО и ИНН. Именно эти данные будут автоматически передаваться на фискальный регистратор для печати в чеке.
- В справочнике
Сотрудники свяжем созданные физлица с нашей организацией и магазином.
Шаг 3. Регистрация персональных карт сотрудников
Каждому сотруднику необходимо выдать уникальный идентификатор. Самый простой и дешевый способ — распечатать на обычном принтере уникальные штрихкоды на бумажных бейджах сотрудников. Также можно использовать пластиковые карты с магнитной полосой или обычные PIN-коды.
Проанализируем процесс привязки карты в 1С:
- Откроем карточку созданного сотрудника (или физического лица).
- Перейдем по ссылке Регистрационные карты (в некоторых версиях — Информационные карты).
- Нажмем кнопку Создать.
- В появившемся окне выберем тип карты (например,
Штриховая или Магнитная).
- Считаем сканером штрихкод с бейджа сотрудника или проведем магнитной картой через ридер. Код автоматически запишется в базу. Если используется авторизация по PIN-коду, введем его вручную в соответствующее поле.
- Сохраним изменения.
Шаг 4. Настройка интерфейса РМК для авторизации по картам
Чтобы система запрашивала карту при начале работы, выполним несложную настройку:
- Перейдем в раздел Продажи — Настройки РМК.
- Откроем используемый шаблон настроек.
- На вкладке Горячие клавиши или в общих настройках интерфейса установим флаг
Запрашивать авторизацию при начале работы (или Использовать авторизацию по картам сотрудников).
- Настроим автоматическую блокировку экрана при бездействии кассира (например, через 60 секунд), чтобы предотвратить работу под чужой учетной записью.
---
Как это работает на практике?
Давайте смоделируем рабочий день кассира при правильной настройке системы:
- Утром старший смены включает компьютер. 1С автоматически запускается под пользователем
Кассир ККМ. На экране появляется заставка РМК с требованием авторизоваться.
- Подходит первая смена — кассир Мария. Она подносит свой бейдж со штрихкодом к сканеру.
- Система за доли секунды распознает штрихкод, находит физическое лицо "Мария Петрова" и открывает рабочий интерфейс. На экране отображается:
Продавец: Петрова М. В.
- Мария сканирует товары и пробивает чеки. В ККТ уходят верные данные: ФИО и ИНН Марии Петровой.
- Марии нужно отойти. Она нажимает кнопку
Блокировка (или экран блокируется сам через минуту). Касса снова требует карту авторизации.
- Подходит сменщик Иван. Он сканирует свой бейдж. Система мгновенно переключается на Ивана. Все последующие продажи записываются на него, а в чеках печатаются его ФИО. При этом перезапуск 1С не требовался!
---
Резюме и рекомендации
Выбор правильной схемы администрирования зависит от масштабов вашего бизнеса, однако для классического розничного магазина схема «Общий пользователь + Карты авторизации» является безоговорочным лидером.
Она полностью закрывает все требования контролирующих органов по 54-ФЗ, исключает человеческий фактор при смене кассиров, сводит к нулю затраты времени на администрирование пользователей и позволяет вести точнейший учет личной эффективности каждого продавца для последующего расчета премий и KPI.