← На главную

При формировании отчетности по форме 6-НДФЛ в конфигурации «Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда во второй раздел отчета в строку 100 (дата фактического получения дохода) для отпускных или пособий по временной нетрудоспособности попадает дата документа начисления вместо даты фактической выплаты денег сотруднику. В соответствии с подпунктом 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ датой фактического получения дохода для таких выплат признается день непосредственной выплаты (перечисления на счет), а не день начисления.

Проанализируем архитектуру учета НДФЛ в редакции 2.5, выясним причины расхождений и разберем практические способы исправления данных для корректного автоматического заполнения отчета.

Причины некорректного заполнения строки 100

Разберем внутренние механизмы программы, которые влияют на регистрацию дат получения дохода и удержания налога:

1. Настройка учетной политики по расчету зарплаты. В настройках параметров учета на закладке «Расчет зарплаты» предусмотрен флаг «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный». Если данный признак установлен, программа применяет так называемый упрощенный учет: факт удержания налога регистрируется непосредственно документом «Начисление отпуска сотрудникам организаций», а документ «Зарплата к выплате организаций» вообще не делает движений по НДФЛ. В этом случае дата для строки 100 жестко берется из документа начисления, и любые даты в платежных ведомостях отчетностью игнорируются.
2. Рассинхронизация дат в начислении и ведомости. Даже при снятом упрощенном учете конфигурация требует строгого соответствия данных. В документах начисления межрасчетных выплат (отпуск, больничный) указываются даты выплаты дохода. Если дата в документе Зарплата к выплате организаций не совпадает с датой, зафиксированной в начислении, либо выплата оформлена с общим характером «Зарплата» вместо «Отпускные», цепочка учета разрывается, и движения по регистрам формируются некорректно.
3. Ограничения архитектуры ЗУП 2.5 при частичных выплатах. Программа исторически проектировалась под принцип «один документ начисления — одна дата выплаты — один платежный документ». Если начисленный отпуск выплачивается частями в разные дни или начисление произошло в одном месяце, а фактическая выплата перенесена на другой, стандартные алгоритмы заполнения Раздела 2 формы 6-НДФЛ не могут распределить суммы автоматически.
4. Смещение налогового периода и вычетов. При попытке вручную изменить дату выплаты в проведенном документе начисления на следующий месяц (например, с января на февраль) программа автоматически применяет стандартные налоговые вычеты следующего месяца, что приводит к пересчету и искажению начисленного налога.

Для корректного формирования отчетности рассмотрим несколько проверенных вариантов решения проблемы.

Способ 1. Синхронизация дат начисления и выплаты (однократная выплата)

Если отпускные выплачиваются одной суммой за один раз, обеспечим строгое соответствие реквизитов во всей цепочке документов:

1. Откроем документ Начисление отпуска сотрудникам организаций. На закладке «Условия» и в табличной части расчета налога на закладке «Оплата» проверим реквизиты даты выплаты дохода — они должны содержать точную дату планируемой фактической выплаты денег из кассы или банка.
2. Проведем документ начисления.
3. Создадим документ Зарплата к выплате организаций с характером выплаты «Отпускные». Дата документа и дата в поле «Выплата» должны строго совпадать с датой, указанной в документе начисления.
4. На основании ведомости оформим платежные документы (РКО или выписку банка). При таком порядке данные в регистрах НДФЛ расчеты с бюджетом и НДФЛ сведения о доходах запишутся с одинаковой корректной датой, и строка 100 заполнится автоматически датой выплаты.

Способ 2. Разделение отпуска на несколько документов при выплате частями

Если отпускные необходимо выплатить несколькими частями в разные даты, используем методический прием разделения начисления на несколько документов:

1. Вместо одного общего документа начисления введем два или более документов Начисление отпуска сотрудникам организаций, разбив общий период отпуска на части так, чтобы суммы начислений соответствовали фактически выплачиваемым траншам.
2. В каждом созданном документе укажем свою фактическую дату выплаты дохода.
3. Под каждый документ начисления сформируем отдельный документ Зарплата к выплате организаций с соответствующей датой.
4. В результате для каждой части выплаты сформируется своя пара строк в Разделе 2 (строки 100, 110, 120, 130, 140) с правильными датами фактического получения дохода и сроками перечисления.

Способ 3. Ручная корректировка даты НДФЛ без перерасчета базы

Если дата фактической выплаты перенеслась уже после расчета, но пересчитывать налог и вычеты нельзя:

1. Откроем исходный документ Начисление отпуска сотрудникам организаций.
2. Перейдем на закладку «Оплата» в подчиненную табличную часть расчета НДФЛ.
3. Вручную изменим значение в колонке с датой получения дохода на фактическую дату перечисления средств.
4. Важно: не нажимаем кнопки общего расчета документа или расчета налога, чтобы не сбить предоставленные стандартные налоговые вычеты и исчисленную сумму.
5. Проведем документ. В регистры учета запишется скорректированная дата получения дохода при сохранении первоначальной суммы налога.

Способ 4. Корректировка движений через регистры накопления

Если первичные документы трогать нельзя (например, закрыт период начисления зарплаты), исправим данные на уровне учетных регистров:

1. Создадим специализированный документ Корректировка записей регистров.
2. В настройке состава регистров выберем регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом.
3. Сторнируем расходной записью исходную строку с некорректной датой получения дохода.
4. Введем новые приходные строки, где укажем правильную дату фактического получения дохода для строки 100, фактическую дату удержания для строки 110 и предельный срок уплаты (последний день месяца выплаты для отпускных) для строки 120.
5. После проведения документа сформируем расчет 6-НДФЛ повторно — данные во втором разделе заполнятся на основании внесенных записей регистра.

Рассмотренные способы позволяют получить корректно заполненный отчет по форме 6-НДФЛ в конфигурации ЗУП 2.5 без необходимости полностью ручной правки ячеек регламентированного отчета.