В практике работы с программой 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией: отпуск сотруднику начислен, в расчетном листке сумма отражена, налог рассчитан, но при формировании отчета 6-НДФЛ данные по отпускным «исчезают». Особенно часто это происходит, когда выплата отпуска приурочена к выплате основной заработной платы. Проанализируем, почему так происходит и как добиться корректного заполнения отчетности.
Давайте разберем внутренние механизмы программы. В отличие от бухгалтерского учета, где важен сам факт начисления, для налогового учета по НДФЛ критически важна дата фактического получения дохода. Для разных видов начислений она определяется по-разному:
Когда мы выбираем в документе Отпуск способ выплаты «С зарплатой», программа пытается связать начисление отпуска с будущей ведомостью на выплату зарплаты. Если в этой цепочке происходит малейшее расхождение в датах или нарушается последовательность проведения документов, в регистре Учет доходов для НДФЛ может появиться техническая отметка «Не учитывать в 6-НДФЛ». Это происходит потому, что система не может однозначно соотнести сумму начисленного дохода с конкретной датой выплаты в ведомости.
Проанализируем наиболее эффективный способ решения проблемы, который рекомендуют эксперты и опытные пользователи. Несмотря на то, что фактически отпускные могут выплачиваться в один день с зарплатой, методологически правильнее разделять эти потоки в программе.
Рассмотрим пошаговый алгоритм действий:
Отпуск, который не попадает в отчет.Ведомость в кассу (или в банк), выбрав вид выплаты «Отпуска».Важный нюанс: при таком подходе в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ формируется жесткая связь между начислением и выплатой. Это гарантирует, что сумма попадет в 6-НДФЛ в правильный период и с верными датами удержания налога.
Если вы принципиально хотите выплачивать отпуск одной ведомостью с зарплатой (вид «Зарплата за месяц»), необходимо убедиться в чистоте регистров. Рассмотрим, на что обратить внимание:
Выясним причину через проверку расшифровки НДФЛ в ведомости. В документе Ведомость найдите колонку «НДФЛ к перечислению» и откройте окно расшифровки. Проверьте поле «Документ-основание». Если напротив суммы налога с отпускных стоит ссылка на документ Начисление зарплаты и взносов, а не на Отпуск, то отчет сформируется неверно.
Чтобы это исправить, выполните следующие действия:
Ведомость НЕ Раньше, чем планируемая дата выплаты, указанная в документе Отпуск.Рассмотрим подробнее ситуацию, когда в регистре стоит галочка «не учитывать в 6-НДФЛ». Это часто является следствием «пересортицы» по датам. Программа считает, что доход уже был учтен ранее или должен быть сторнирован из-за изменения условий начисления.
Для исправления ситуации проанализируем движения документа:
Если вы видите, что запись в регистре помечена как «не учитываемая», это сигнал к тому, что хронология документов нарушена. Рекомендуется:
Отпуск.Посмотрим на ситуацию через призму контрольных отчетов. Чтобы быстро понять, видит ли программа доход, сформируйте отчет «Анализ НДФЛ по датам получения доходов» (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам).
Если в этом отчете сумма отпускных есть, а в 6-НДФЛ ее нет — проблема на 100% в Ведомости (не зафиксирован факт удержания налога или неверно указана дата выплаты). Если же суммы нет даже в «Анализе НДФЛ», значит, проблема в самом документе Отпуск (проверьте вкладку «НДФЛ» внутри документа, она должна быть рассчитана).
Для стабильной работы и отсутствия проблем с 6-НДФЛ в версиях 1С:ЗУП 3.1 (особенно в ранних релизах типа 3.1.5) старайтесь придерживаться правила: отпускные — это отдельная ведомость. Даже если вы выдаете все деньги в один день, две ведомости (одна на зарплату, другая на отпуска) избавят вас от необходимости ручной правки регистров и поиска «пропавших» сумм в отчете. Это обеспечит прозрачность учета и полное соответствие требованиям налогового законодательства по учету доходов с кодом 2012.