В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда сотрудника необходимо временно переместить из одного подразделения в другое, а затем, не возвращая на основное место работы, направить в третью точку (например, в другую бригаду или цех). Пользователи 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто сталкиваются с тем, что при использовании стандартного документа Кадровый перевод система "забывает" первоначальное место работы сотрудника. После окончания цепочки временных перемещений программа возвращает человека не в "родной" цех, а в то подразделение, которое было промежуточным.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эффект "матрешки", как работает регистр кадровой истории и какие инструменты (кроме кадрового перевода) помогут избежать ошибок в учете.
Проанализируем ситуацию с точки зрения системы. В программе 1С:ЗУП 3.1 основным источником данных о движениях сотрудников является регистр сведений Кадровая история сотрудников. Когда мы оформляем временное перемещение (указываем дату окончания в документе Кадровый перевод), программа создает в этом регистре не одну, а две записи:
Проблема заключается в том, что в системе ЗУП не реализован "стек" возвратов. Если вы вводите второй временный перевод, находясь внутри первого, программа видит текущим местом работы промежуточное подразделение. Именно его она и запишет как "место возврата" для второго документа. В итоге первоначальная информация о постоянном месте работы теряется для автоматических алгоритмов. Рассмотрим, как можно обойти это ограничение.
Если перемещения носят массовый или кратковременный характер (как в случае с бригадами на конвейере), использование полноценных кадровых переводов неоправданно усложняет историю. Рассмотрим альтернативу — справочник Территории. Этот функционал включается в меню Настройка — Предприятие — Использовать территории.
Разберем алгоритм работы с территориями по шагам:
Территории объекты, соответствующие вашим бригадам или цехам. Каждой территории можно назначить свои особенности (регистрацию в ИФНС, надбавки и т.д.).Кадровый перевод используем документ Перемещение между территориями.Этот способ идеально подходит, если "бригады" внутри подразделения по сути являются лишь местами выполнения работ.
Если в вашей информационной базе включена опция использования краткосрочных изменений оплаты труда, вам доступен документ Изменение мест работы. Выясним, чем он полезен в нашей ситуации.
Этот документ позволяет оперативно перемещать сотрудников между рабочими местами. Рабочее место в ЗУП может быть привязано к конкретному подразделению и позиции штатного расписания. Основной плюс в том, что он предназначен именно для частых перемещений и не создает "тяжелых" записей в кадровой истории, которые могли бы привести к конфликту при возврате. Посмотрим на логику его использования: вы просто фиксируете период нахождения на конкретном рабочем месте, и система автоматически распределяет затраты.
Если кадровик настаивает на использовании именно документа Кадровый перевод, то единственный корректный способ оформления "цепочки" — это избегать вложенности. Рассмотрим, как это сделать правильно:
Кадровый перевод и измените в нем дату окончания на 14.10.Часто перемещения между бригадами нужны не для кадрового учета, а для правильного отражения затрат в бухгалтерском учете (на разные счета или номенклатурные группы). В этом случае проанализируем возможность использования документа Распределение основного заработка.
С помощью этого документа можно указать, что, оставаясь в "Цехе 1", сотрудник фактически отработал часть времени в других аналитических разрезах. Это избавляет кадровика от необходимости плодить десятки документов перемещения, которые к тому же могут ошибочно попадать в отчетность ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).
Важно помнить, что временные переводы по закону не фиксируются в бумажной трудовой книжке и обычно не передаются в СФР. Однако, если временный перевод по каким-то причинам становится постоянным, программа 1С должна будет сформировать запись для ЕФС-1. При использовании "матрешки" из переводов риск формирования некорректной отчетности возрастает многократно. Программа может запутаться в датах и подразделениях.
Совет: Используйте документ Перемещение между территориями, так как он гарантированно не влияет на трудовую деятельность сотрудника для государственных органов, обеспечивая при этом точность внутреннего учета.
Если вы обнаружили, что после серии перемещений сотрудник "завис" в промежуточном подразделении, выполните следующие действия:
Кадровый перевод с даты, когда сотрудник должен был вернуться в основное подразделение.Таким образом, мы выяснили, что стандартный Кадровый перевод плохо подходит для многоступенчатых временных перемещений. Оптимальным решением для "бродячего цирка" сотрудников между бригадами является использование Территорий или Мест работы, что сохраняет чистоту кадровой истории и автоматизирует возврат на основное место службы.