← На главную

В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда сотрудника необходимо временно перевести на другую должность (например, для замещения заболевшего коллеги или на период производственной необходимости). В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 стандартный документ Кадровый перевод с указанной датой окончания (поле «По») отрабатывает как временное освобождение текущей позиции и занятие новой. С точки зрения системы, на основном месте работы сотрудника образуется вакансия. Рассмотрим подробнее, почему это происходит и как настроить программу так, чтобы кадровики не принимали новых постоянных сотрудников на такие «псевдовакансии».

Проблема «пустых» ставок при временном переводе

Проанализируем стандартное поведение программы. Когда мы проводим документ Кадровый перевод, сотрудник фактически перемещается с одной позиции штатного расписания на другую. В регистре накопления ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания старая ставка помечается как свободная. Если кадровая служба формирует отчет Анализ штатного расписания, она видит свободную единицу и инициирует поиск нового сотрудника.

Однако, согласно статье 72.2 ТК РФ, за временно переведенным работником сохраняется его основное место работы. Приняв на это место нового человека по бессрочному трудовому договору, предприятие рискует получить конфликтную ситуацию, когда временный перевод закончится, и основному сотруднику некуда будет вернуться. Выясним, как избежать этой ошибки инструментами 1С.

Использование механизма бронирования позиций

Одним из наиболее эффективных способов решения проблемы является использование функционала Бронирование позиций. Рассмотрим по шагам, как активировать и использовать эту возможность:

1. Перейдем в раздел Настройка — Кадровый учет.
2. Откроем ссылку Настройка штатного расписания.
3. Установим флаг Использовать бронирование позиций. Здесь же можно указать количество дней, на которое позиция будет забронирована (это актуально для бизнес-процессов подбора, но для временных переводов мы будем управлять бронью вручную).

После включения этой настройки в документе Кадровый перевод появится дополнительная закладка Бронирование. Теперь при оформлении временного перевода мы можем указать, что ставка на прежнем месте работы должна быть «заморожена» за сотрудником. Проанализируем ситуацию в отчетах: в Анализе штатного расписания забронированная ставка будет отображаться отдельно, сигнализируя кадровику, что позиция не является полностью вакантной.

Разбор колонок «Временно занято» и «Временно свободно»

Часто пользователи ожидают, что при временном переводе данные автоматически попадут в колонку «Временно свободно». Однако в типовой логике ЗУП 3.1 эти колонки работают иначе:

• Временно свободно: Ставка попадает сюда только в случае оформления документов отсутствия (Отпуск, Командировка, Больничный лист), если в них установлен флаг Освободить ставку на период отсутствия. При кадровом переводе ставка считается вакантной, так как сотрудник юридически переведен на другую позицию.
• Временно занято: Эта колонка заполняется, если на позицию принят сотрудник по Срочному трудовому договору или если оформлен временный перевод на эту позицию.

Для того чтобы кадровик понимал, что на позицию нужно принимать только «срочника», необходимо выстроить систему коммуникаций или донастроить отчеты. Посмотрим на пример использования регистра ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания. В этом регистре есть поле Действует до. Если мы добавим это поле в расшифровку отчета Штатная расстановка, то увидим даты окончания переводов, что позволит идентифицировать временный характер занятости или освобождения ставок.

Альтернативный подход: Подработки и Совмещения

Если предприятие хочет, чтобы сотрудник продолжал числиться на основном месте работы (для целей статистики, численности и сохранения фонда оплаты труда в подразделении), разберем использование документа Назначение подработки или Совмещение должностей.

Совмещение должностей позволяет сотруднику выполнять дополнительные обязанности без освобождения от основной работы. В этом случае:

• Ставка на основном месте остается занятой.
• Начисление за новую деятельность идет как доплата.
• В отчетах по штатному расписанию вакансия новой позиции может оставаться свободной (или частично занятой доплатой), но основное место не освобождается.

Однако этот метод не подходит, если сотруднику нужно полностью сменить график или если на новом месте работы действуют другие условия труда (например, вредность, подтвержденная СОУТ), так как Совмещение не меняет кадровые данные сотрудника в части условий труда.

Технический анализ через настройки отчетов

Чтобы понять, что позиция временно освобождена именно из-за перевода, мы можем изменить вариант отчета Анализ штатного расписания. Рассмотрим, как это сделать:

1. В отчете нажмем Настройки — Расширенный.
2. На закладке Поля и сортировки найдем доступное поле Занято позиций (всего) и Забронировано позиций.
3. Добавим группировку по сотрудникам внутри позиций штатного расписания.
4. Выясним причину отсутствия сотрудника на месте, анализируя период действия записей.

Таким образом, комбинируя механизм Бронирования позиций и внимательный анализ сроков в регистре ЗанятыеПозицииШтатногоРасписания, можно добиться прозрачного учета, при котором временные переводы не будут приводить к ошибочному найму персонала на постоянной основе.