Ситуация, когда в 1С:ERP (или 1С:Комплексная автоматизация 2) аванс поставщику «висит» на счетах учета и не перекрывается документом поступления, является одной из самых распространенных. Даже если ИНН контрагента и номер договора совпадают, система может продолжать видеть аванс и задолженность как две разные, не связанные между собой сущности. Давайте вместе разберем причины этой проблемы и выясним, как привести взаиморасчеты в порядок.
В отличие от старых конфигураций (например, УПП), в ERP бухгалтерский учет (счета 60.01, 60.02) является вторичным. Первичными являются данные в регистрах накопления. Если аванс не закрывается, первым делом проанализируем состояние регистра Расчеты с поставщиками по документам. Именно в нем кроется 90% причин всех расхождений.
Рассмотрим ситуацию: вы видите в оборотно-сальдовой ведомости остатки по дебету 60.02 и кредиту 60.01 по одному и тому же договору. Однако, если заглянуть в регистр, мы увидим, что суммы разнесены по разным измерениям. Главное измерение, на которое стоит обратить внимание, — это Объект расчетов. Для быстрого выявления таких расхождений можно использовать отчет для поиска ошибок и развернутого сальдо в расчетах.
Выясним, что именно выступает объектом расчетов в ваших документах. В 1С:ERP объект расчетов определяется настройками договора или соглашения. Рассмотрим основные варианты:
Договор.Заказ поставщику.Приобретение товаров и услуг создает новый объект расчетов.Проанализируем типичную ошибку: платежное поручение (Списание безналичных денежных средств) было оформлено с указанием объекта расчетов Договор, а в документе Приобретение товаров и услуг случайно (или из-за настроек) была выбрана детализация «По заказам» или указан конкретный заказ. Для системы это означает, что деньги лежат в одной «корзине» (договор), а долг возник в другой «корзине» (заказ). Автоматического зачета в этом случае не произойдет.
Как исправить: Проверьте в документе Приобретение товаров и услуг гиперссылку «Оплата» или вкладку «Дополнительно». Если там указан объект расчетов, отличный от того, который указан в платежном документе, их нужно синхронизировать. После изменения объекта расчетов документ необходимо перепровести. Для автоматизации этого процесса при большом числе документов подойдёт обработка для автоматизации зачета авансов.
Иногда зачет аванса вроде бы происходит в управленческом учете, но в бухгалтерском учете суммы «застревают» на разных счетах. Например, валютный аванс должен отражаться на счете 60.32, а система ошибочно кидает его на 60.02.
Разберем причину: в 1С:ERP счета учета не задаются напрямую в документах. Они подтягиваются из справочника Группы настроек финансового учета расчетов (ГФУ). Рассмотрим шаги проверки:
Договор с поставщиком.Группа финансового учета.Если в ГФУ указаны счета для расчетов в рублях, а оплата производится в валюте или у.е., система может отработать некорректно. Также важно помнить, что если на момент проведения платежа ГФУ не была заполнена, система могла использовать значения «по умолчанию», которые потом не пересчитываются автоматически при простом изменении настроек в справочнике. В таких случаях может потребоваться перепроведение документов в строгой хронологической последовательности.
В современных версиях ERP существует два режима ведения расчетов: онлайн и офлайн. Посмотрим, какой режим включен в вашей базе (НСИ и администрирование — Казначейство — Взаиморасчеты).
Если используется офлайн-режим, то при проведении документа зачет аванса не происходит мгновенно. Для этого должно отработать регламентное задание Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами/поставщиками. Если это задание не выполняется или завершается с ошибкой, вы будете видеть «незакрытые» авансы, хотя фактически всё заполнено верно.
Решение: Запустите вручную обработку «Сверка расчетов» или проверьте состояние регламентных заданий в разделе «Обслуживание».
Если период уже закрыт и перепроводить документы нельзя, или если расчеты «разъехались» слишком сильно, воспользуемся универсальным инструментом — документом Взаимозачет задолженности. Рассмотрим алгоритм действий:
Взаимозачет задолженности.Дт 60.01 Кт 60.02 (или аналогичные), схлопывая задолженность.Посмотрим на важную кнопку в документе Приобретение товаров и услуг — Зачет оплаты. В ERP, если расчеты ведутся «По договорам», система старается распределить авансы автоматически по методу ФИФО. Однако, если вы хотите привязать конкретный аванс к конкретной накладной, это можно сделать вручную:
В форме зачета оплат вы увидите список неиспользованных авансов. Выберите нужный аванс и нажмите «Зачесть платеж». Обратите внимание, что сумма в колонке «К зачету» должна соответствовать сумме накладной. После этого статус зачета в документе изменится, и при отражении в регламентированном учете проводки сформируются корректно.
Если вы столкнулись с незакрывающимся авансом, проанализируйте ситуацию по следующему списку:
Расчеты с поставщиками по документам: совпадают ли Партнер, Контрагент, Договор и, самое главное, Объект расчетов.Группа финансового учета.Взаимозачет задолженности для ручной корректировки регистров.Помните, что 1С:ERP крайне чувствительна к аналитике. Любое расхождение в субконто на уровне регистров (даже если оно не видно в ОСВ) приведет к тому, что автоматические механизмы программы перестанут работать так, как ожидается.