Приветствуем, коллеги! При ведении кадрового учета и расчета остатков отпусков в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи часто сталкиваются со сложными методологическими вопросами. Один из наиболее частых и запутанных вопросов касается учета дополнительного отпуска за работу во вредных и (или) опасных условиях труда (ВУТ).
Сегодня мы подробно разберем, как соотносятся рабочий год для основного отпуска и рабочий год для отпуска за вредность. Выясним, сдвигается ли рабочий год для «вредников» при наличии исключаемых периодов (например, отпусков за свой счет или больничных), и посмотрим, как эта логика реализована в программе 1С:ЗУП 3.1.
Для начала проанализируем ситуацию, которая часто вызывает споры между кадровиками, бухгалтерами и аудиторами. Представим сотрудника, у которого рабочий год изначально установлен с 01.01.2019 по 31.12.2019. В течение этого периода сотрудник берет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет) продолжительностью 24 календарных дня.
Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включается время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.
В нашем случае из стажа исключается: 24 дня - 14 дней = 10 дней. Следовательно, окончание рабочего года для основного отпуска сдвигается ровно на 10 дней. Новый рабочий год для основного отпуска будет длиться с 01.01.2019 по 10.01.2020.
Возникает закономерный вопрос: а что происходит с рабочим годом для дополнительного отпуска за вредные условия труда? Должен ли он сдвигаться аналогично основному, оставаться неизменным или сдвигаться по каким-то своим, отдельным правилам? Давайте разберемся.
Для того чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к нормам Трудового кодекса РФ и официальным разъяснениям Минтруда России (в частности, к письму от 18 октября 2016 г. № 14-2/В-1045).
Ключевое правило, о котором часто забывают практикующие специалисты, звучит так: у сотрудника существует один-единственный индивидуальный рабочий год. Действующее законодательство не предусматривает ведения нескольких параллельных рабочих лет под каждый конкретный вид отпуска (основной, за вредность, за ненормированный рабочий день и т.д.).
Поскольку рабочий год у сотрудника один, любые события, которые приводят к сдвигу окончания этого года (например, превышение лимита отпуска за свой счет или отпуск по уходу за ребенком), сдвигают границы рабочего года одновременно и синхронно для всех видов отпуска, на которые сотрудник имеет право.
Таким образом, в нашем примере новый рабочий год с 01.01.2019 по 10.01.2020 будет единым как для основного отпуска, так и для дополнительного отпуска за вредность. Никакого расхождения в датах границ рабочего года в данном случае не возникает.
Теперь рассмотрим другую сторону медали. Согласно части 3 статьи 121 ТК РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.
Это означает, что любые периоды, когда сотрудник фактически не находился под воздействием вредных факторов, должны быть исключены из «вредного» стажа. К таким периодам относятся:
Казалось бы, если эти периоды исключаются из стажа за вредность, то рабочий год для вредного отпуска должен сдвигаться еще дальше? Нет, это не так.
Законодательство РФ не устанавливает механизма сдвига рабочего года из-за больничных или обычных отпусков. Вместо этого применяется метод пропорционального расчета дней отпуска внутри текущего рабочего года. Границы рабочего года остаются неизменными (синхронными с основным отпуском), но количество дней отпуска за вредность, которое сотрудник «накопил» (заработал) внутри этого фиксированного периода, уменьшается пропорционально отработанному времени.
Выясним, как описанные правила и алгоритмы автоматизированы в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Чтобы учет велся корректно, нам необходимо выполнить правильные настройки в информационной базе.
Рассмотрим настройку вида отпуска по шагам:
Важно: если этот флаг в настройках вида отпуска отключен, программа будет рассчитывать отпуск за вредность «упрощенно» — календарно, синхронно с основным отпуском, без учета того, находился ли сотрудник на больничном или в обычном отпуске. В таком случае за каждый месяц работы на «вредной» должности сотруднику будет стабильно начисляться фиксированная доля отпуска.
Если же флаг Предоставляется за фактически отработанное время включен, программа запускает сложный механизм расчета стажа, основанный на учете фактически отработанных дней.
Проанализируем, как именно программа 1С:ЗУП 3.1 рассчитывает количество заработанных дней дополнительного отпуска за вредность, когда включен учет фактически отработанного времени. Расчет производится на основании действующих нормативных актов (включая Инструкцию Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС № 273/П-20):
При этом, если мы откроем кадровый отчет Справка об остатках отпусков, мы увидим, что рабочий период, за который предоставляются эти дни, жестко привязан к текущему смещенному рабочему году сотрудника. Он не «двоится» и не живет своей отдельной жизнью.
Рассмотрим распространенную ошибку, которую совершают многие начинающие кадровики и бухгалтеры, а также некоторые внешние аудиторы.
При оформлении приказа на отпуск по форме Т-6 для сотрудника-вредника пользователи иногда пытаются вручную изменить период работы (рабочий год) в разделе, посвященном дополнительному отпуску. Они мотивируют это тем, что сотрудник «накапливал» эти дни в другие конкретные даты, и требуют, чтобы в приказе отражался интервал фактической наработки стажа.
Делать это категорически не рекомендуется. И разработчики фирмы 1С, и ведущие методологи по трудовому праву сходятся во мнении: в форме Т-6 в поле «за период работы» всегда должен указываться единый рабочий год сотрудника. Тот факт, что отпуск за вредность рассчитывается пропорционально и его стаж формируется только в рабочие дни, не отменяет того, что сам отпуск предоставляется в рамках конкретного, единого для сотрудника рабочего года.
Подведем итоги нашего совместного разбора:
Предоставляется за фактически отработанное время в настройках соответствующего вида отпуска.Надеемся, что этот разбор помог вам прояснить тонкости учета вредного стажа в программе 1С:ЗУП 3.1 и теперь расчеты с сотрудниками будут проходить быстро и без методологических ошибок!