Каждый бухгалтер по расчету заработной платы рано или поздно сталкивается с ситуацией, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, но в процессе отдыха (или даже до его начала) заболевает и приносит больничный лист. Особую сложность вызывают случаи, когда и отпуск, и больничный лист зарегистрированы и рассчитаны в одном и том же отчетном периоде (в течение одного календарного месяца), а сам расчетный период еще не закрыт.
В этой статье мы подробно разберем, почему при стандартном продлении отпуска в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (или 1С:ERP) могут «поехать» остатки отпусков, почему сдвигается рабочий год сотрудника, и как правильно отразить эти операции по шагам, чтобы не нарушить учет НДФЛ и страховых взносов.
Рассмотрим конкретный практический пример. Сотрудник оформляет ежегодный отпуск на период с 16 по 29 марта (14 календарных дней). Документ рассчитан и выплачен. Однако 26 марта сотрудник приносит больничный лист, открытый еще до начала отпуска — с 12 по 25 марта. Получается, что периоды пересекаются с 16 по 25 марта (на 10 календарных дней).
Бухгалтер пытается продлить отпуск, увеличив его окончание на 10 дней (до 8 апреля) через механизм исправления исходного документа отпуска. Но в результате программа выдает некорректный остаток отпусков, считая, что сотрудник фактически отгулял 24 дня вместо положенных 14. Более того, в документе-исправлении автоматически сдвигается рабочий год (период, за который предоставляется отпуск), перескакивая на следующий рабочий период сотрудника.
Выясним причины такого поведения системы и разберем правильный алгоритм действий.
Для того чтобы понять логику программы 1С, нужно обратиться к механизму списания остатков отпусков. Программа ведет учет остатков в разрезе рабочих лет сотрудника по принципу ФИФО (сначала расходуются дни за самый ранний рабочий год, по которому есть остаток).
Когда вы создаете документ-исправление отпуска и просто увеличиваете дату окончания (например, устанавливаете период с 16 марта по 8 апреля), программа видит этот документ как единый отпуск продолжительностью 24 дня. Если у сотрудника за старый рабочий год (например, 2018–2019 гг.) оставался всего 1 день отпуска, программа списывает этот 1 день, а оставшиеся 23 дня пытается «забрать» из следующего рабочего года (2019–2020 гг.). Именно поэтому в поле «Предоставляется за период» автоматически подставляется новый рабочий год.
Это происходит потому, что на момент проведения исправления отпуска программа еще не зафиксировала освобождение (сторнирование) 10 дней отпуска, совпавших с больничным. Для системы эти периоды накладываются друг на друга.
Если вы работаете в версиях программы, где расчетный период еще не закрыт, и вам необходимо вручную провести исправление, воспользуйтесь следующим проверенным алгоритмом:
Отпуск (с 16 по 29 марта) проведен и рассчитан.Больничный лист с 12 по 25 марта. При проведении программа выдаст предупреждение о том, что на период с 16 по 29 марта сотруднику уже зарегистрировано отсутствие (отпуск). Игнорируйте предупреждение и проведите документ. Именно проведение больничного листа фиксирует в регистрах сведений и накопления 1С (таких как ФактическиеОтпуска) вытеснение дней отпуска днями болезни.Отпуск и нажмите на ссылку «Исправить» в левом нижнем углу документа.Этот способ позволяет избежать перерасчетов НДФЛ «в минус» и исключает появление расхождений в учете удержанного налога, что крайне важно для корректного заполнения регламентированной отчетности по форме 6-НДФЛ.
В современных релизах 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP разработчики значительно упростили жизнь пользователям и добавили специальную настройку, которая автоматизирует весь процесс продления отпусков в подобных ситуациях.
Чтобы задействовать этот механизм, выполните следующие действия:
Больничный лист, который пересекается с ранее проведенным отпуском, программа не будет делать «немых» сторнирующих записей. Вместо этого непосредственно в форме больничного листа появится удобная и заметная гиперссылка: «Продлить отпуск...» (или «Исправить отпуск...»).Использование этого встроенного механизма сводит к минимуму риск возникновения человеческой ошибки при ручном подсчете календарных дней продления.
В процессе обсуждения подобных кейсов бухгалтеры часто задаются вопросом: нужно ли продлевать отпуск, если на период продления приходятся нерабочие оплачиваемые дни (например, как это было во время карантина или согласно специальным Указам Президента РФ)?
Необходимо четко разграничивать понятия нерабочих праздничных дней и нерабочих оплачиваемых дней:
ст. 120 ТК РФ, только нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, не включаются в число календарных дней отпуска и не оплачиваются. Соответственно, на праздничные дни отпуск продлевается автоматически.Поэтому при продлении отпуска из-за больничного листа в программе 1С не нужно вручную исключать периоды нерабочих дней из общего числа дней продления отпуска, если они не являются официальными государственными праздниками, закрепленными в Трудовом кодексе РФ.