Как правильно заносить номенклатуру с разными номерами ГТД в 1С:Бухгалтерии 3.0?

При поступлении одной и той же номенклатуры по нескольким таможенным декларациям у пользователей часто возникает вопрос: нужно ли заводить в справочнике Номенклатура отдельную позицию под каждый номер грузовой таможенной декларации (ГТД) или достаточно создать одну карточку товара? Разберем структуру учета импортных товаров в 1С:Бухгалтерии предприятия 3.0 и выясним, как правильно организовать работу со справочниками и документами.

Принцип организации учета импортных товаров и ГТД в 1С

Проанализируем архитектуру хранения данных в программе. Взаимосвязь между товаром и таможенными декларациями строится по принципу «один ко многим». Один и тот же товар (например, «Стол») может поступать неограниченное количество раз по разным таможенным декларациям и из разных стран.

В конфигурации количественный учет импортных товаров ведется на специальном забалансовом счете ГТД («Учет импортных товаров по номерам ГТД»). Аналитический учет (субконто) на этом счете развернут сразу по трем разрезам:

1. Номенклатура — конкретная позиция товара.
2. Номера ГТД — элемент справочника Номера ГТД.
3. Страны мира — элемент классификатора Страны мира.

Благодаря наличию этих аналитических разрезов на забалансовом счете отпадает необходимость дублировать товарные позиции. Для учета товара создается ровно один элемент в справочнике Номенклатура, а все варианты деклараций привязываются к нему в момент проведения документов.

Назначение реквизитов в карточке номенклатуры

Рассмотрим, для чего в карточке товара присутствуют поля «Страна происхождения» и «Номер ГТД». Эти реквизиты служат исключительно значениями по умолчанию для ускорения ручного ввода данных:

1. Если товар поставляется всегда из одной страны и по одной декларации, заполнение этих полей позволяет системе автоматически подставлять их в табличные части документов.
2. Если товар регулярно поступает по разным ГТД, поля «Страна происхождения» и «Номер ГТД» в карточке номенклатуры рекомендуется оставить пустыми. Это исключит случайную подстановку неактуального номера декларации в документы.

Актуальные страна происхождения и номер ГТД всегда указываются непосредственно в строках табличной части документа поступления.

Пошаговый порядок оформления поступления и списания товаров по ГТД

Разберем по шагам правильный алгоритм работы с импортной номенклатурой в программе:

1. Создание карточки номенклатуры: создаем один элемент (например, «Стол») в справочнике Номенклатура, указав единицу измерения, ставку НДС и номенклатурную группу. Поле номера ГТД оставляем незаполненным.
2. Оформление поступления: создаем документ Поступление (акт, накладная, УПД) или ГТД по импорту. В табличной части выбираем нашу единую номенклатуру, а в графах «Страна происхождения» и «Номер ГТД» выбираем или создаем нужную запись в справочнике Номера ГТД (например, «111»). При проведении документ сформирует стандартные проводки по балансовому счету (например, Дт 41.01 Кт 60.01) и одновременно сделает запись в Дт ГТД по данной номенклатуре и номеру декларации.
3. Последующие поступления: при оформлении следующих партий выбираем ту же самую номенклатуру, но в колонке «Номер ГТД» указываем новые номера — «222», «333» и так далее. Каждое поступление увеличивает дебетовый остаток на счете ГТД в разрезе своей декларации.
4. Реализация товара: при проведении документа Реализация (акт, накладная, УПД) списание с кредита забалансового счета ГТД по умолчанию выполняется автоматически по методу ФИФО (в хронологической последовательности поступления остатков по декларациям). Если требуется отгрузить товар по конкретной декларации, номер ГТД можно выбрать вручную в строке документа реализации.

Почему нельзя создавать дубли номенклатуры под каждую ГТД

Посмотрим на последствия создания отдельных позиций номенклатуры (например, «Стол (ГТД 111)», «Стол (ГТД 222)»):

1. Раздробление остатков на счетах учета: на балансовых счетах 41.01 (или 10, 43) остатки распределятся по разным карточкам. Становится невозможно сформировать стандартную оборотно-сальдовую ведомость или отчет по остаткам, чтобы сразу увидеть реальный совокупный остаток товара на складе.
2. Засорение базы данных: справочник номенклатуры многократно разрастается, усложняется работа менеджеров при подборе позиций в документы, возрастает риск пересортицы при оформлении продаж.
3. Ошибки при инвентаризации и автозаказе: типовые механизмы контроля минимальных остатков и инвентаризационные описи перестают корректно отражать реальное наличие товарно-материальных ценностей.

Обязательные настройки программы

Для корректной работы с импортными товарами проверим настройки функциональности программы:

1. Перейдем в раздел Главное → Настройки → Функциональность.
2. Откроем вкладку Внешняя торговля.
3. Убедимся, что установлен флаг Импортные товары (или включена полная функциональность).

Важное замечание: если при проведении документа реализации программа сообщает о нехватке остатка по счету ГТД, необходимо проверить хронологию документов и остатки с помощью отчета Оборотно-сальдовая ведомость по счету по забалансовому счету ГТД с группировкой по номенклатуре, номерам ГТД и странам мира.