Откуда берутся номера ГТД в счете-фактуре и где они хранятся в 1С:Бухгалтерия 3.0?

← На главную

При работе с импортными товарами в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 часто возникает вопрос: по какому алгоритму система подставляет номера грузовых таможенных деклараций (ГТД) в документы реализации и счета-фактуры? Важно понимать, что это не просто текстовое поле, а сложный механизм учета остатков. В этой статье мы подробно разберем, где физически хранятся эти данные, на каких счетах учитываются и как настроить программу, чтобы ГТД заполнялись автоматически.

Где хранятся сами номера деклараций

Прежде всего, выясним, где в системе фиксируются сами строки с номерами. Для этого предназначен специализированный справочник Номера таможенных деклараций. В отличие от многих других справочников, он не всегда выведен в основное меню, но доступен через функции технического специалиста или непосредственно из карточки номенклатуры.

Рассмотрим структуру этого справочника. Каждая запись в нем содержит:

Регистрационный номер — тот самый номер, который печатается в графе 11 счета-фактуры.
Страну происхождения — значение из классификатора стран мира (ОКСМ).

Многие пользователи ошибочно полагают, что ГТД жестко привязана к карточке номенклатуры. Разберем этот момент: в карточке товара действительно есть поле Номер ГТД, но оно служит лишь для подстановки значения по умолчанию. На практике же для одной позиции номенклатуры может существовать неограниченное количество номеров ГТД, которые поступали в разное время.

Бухгалтерский учет на забалансовом счете ГТД

Для отслеживания остатков импортных товаров в разрезе номеров деклараций в плане счетов 1С:БП используется специальный забалансовый счет — ГТД (называется «Номера таможенных деклараций»).

Проанализируем особенности этого счета:

Забалансовый характер: Поскольку счет забалансовый, движения по нему не требуют двойной записи. При поступлении товара делается запись только по Дебету счета ГТД, а при продаже — только по Кредиту.
Аналитика (Субконто): Учет ведется по двум разрезам: Номенклатура и Номера таможенных деклараций. Именно здесь программа хранит информацию о том, сколько единиц конкретного товара под каким номером декларации числится на складе.
Регистр бухгалтерии: Все движения по этому счету попадают в основной регистр накопления Хозрасчетный. Чтобы увидеть детальную картину, мы можем сформировать Оборотно-сальдовую ведомость по счету (ОСВ) для счета ГТД.

Механизм автоматического подбора ГТД в реализации

Выясним, каким образом номер ГТД попадает в документ Реализация (акт, накладная, УПД). Когда мы добавляем товар в табличную часть, система выполняет следующий алгоритм:

Проверяет остатки по указанной номенклатуре на забалансовом счете ГТД.
Применяет метод FIFO (First In, First Out) — первыми подбираются те номера деклараций, которые поступили раньше всего.
Если количества товара по одной декларации не хватает, программа «разбивает» строку (визуально это может быть не заметно в табличной части, но в движениях документа будет несколько записей по разным ГТД).

Если автоматический подбор вас не устраивает, вы всегда можете изменить его вручную. В строке таблицы товаров нужно щелкнуть по полю в колонке номенклатуры или в отдельной колонке ГТД (в зависимости от настроек формы) и выбрать нужный номер из списка доступных остатков.

Первичные документы: откуда берутся остатки

Существует два основных способа, которыми номера деклараций попадают в систему:

Поступление (акт, накладная, УПД): Если товар закупается у российского поставщика, но является импортным, номер ГТД указывается непосредственно в документе поступления. При проведении программа сделает запись в Дебет счета ГТД.
ГТД по импорту: Этот документ используется при прямой закупке у иностранного контрагента. Он более сложный: помимо фиксации номеров деклараций, он распределяет таможенные сборы, пошлины и НДС на себестоимость товаров. Именно этот документ является «фундаментом» для появления остатков ГТД в импортных операциях.

Техническая настройка программы

Проанализируем ситуацию, когда поля ГТД отсутствуют в документах. Это означает, что в базе не включена соответствующая функциональность. Чтобы ее активировать, выполним следующие шаги:

Перейдем в раздел Главное — Функциональность.
Откроем закладку Запасы.
Установим флажок Импортные товары.

После включения этой опции в документах поступления и реализации появятся необходимые колонки, а в плане счетов активируется учет по счету ГТД.

Пример анализа движений

Посмотрим на примере, как выглядят движения документа реализации в регистре бухгалтерии (Хозрасчетный) для забалансового счета:


Счет Дт: (пусто)
Счет Кт: ГТД
Субконто1 Кт: [Наименование товара]
Субконто2 Кт: [Номер ГТД из справочника]
Количество Кт: [Количество проданного товара]

Такая запись подтверждает списание номера декларации из остатков. Если при проведении документа вы получаете ошибку «Недостаточно остатка по счету ГТД», это означает, что по данным бухгалтерского учета этот номер декларации за этой номенклатурой уже не числится.

Отражение в печатных формах

Наконец, когда данные заполнены в документе реализации, они автоматически транслируются в Счет-фактуру выданный или УПД. Печатная форма обращается напрямую к табличной части документа-основания. Если в реализации заполнена графа 11, то в печатной форме счета-фактуры эти данные отобразятся в графах 10, 10а (страна) и 11 (номер декларации).

Таким образом, для корректного отображения ГТД необходимо следить за тремя составляющими: правильным вводом прихода (Поступление или ГТД по импорту), наличием остатков на забалансовом счете и корректной настройкой функциональности программы.