В процессе ведения учета в программе 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 (БП 3.0) часто возникает ситуация, когда на балансе организации числится значительный объем материалов, которых фактически нет в наличии (так называемый «мусор»). Если списание этих позиций в данный момент невозможно по организационным или финансовым причинам, оптимальным решением будет их обособление. Рассмотрим подробно, как реализовать это через переход на складской учет, проанализируем технические нюансы работы с пустыми субконто и разберем риски для налогового учета.
Прежде чем приступать к техническим действиям, проанализируем три основных способа «спрятать» ненужные остатки, не удаляя их из базы:
Номенклатура отдельную группу (папку) «Мусор» и переместить туда все лишние позиции. Однако этот метод неудобен тем, что во всех стандартных отчетах (например, в ОСВ по счету 10) эти остатки все равно будут суммироваться в общий итог, если не настраивать сложные фильтры по группе.10.06 или специально созданный 10.12). Это эффективно разделяет баланс, но может вызвать вопросы у аудиторов или при автоматическом заполнении деклараций, так как нарушается методология учета материалов.Остановимся подробнее на третьем варианте — переходе с «безскладного» учета на учет «по складам».
Проанализируем текущие настройки. По умолчанию в 1С:БП 3.0 складской учет может быть отключен. Чтобы его активировать, перейдем в раздел Администрирование, далее выберем пункт Параметры учета и нажмем на ссылку Настройки запасов. Установим флажок По складам (местам хранения).
Здесь важно выбрать режим ведения учета:
Важный нюанс: После включения этой настройки на всех счетах учета ТМЦ (10, 41, 43) добавится новое субконто Склады. У всех существующих бухгалтерских записей это субконто автоматически станет пустым.
Выясним, как правильно переместить материалы с «пустого» склада на созданный нами склад «Основной» или «Технический». Типовой документ Перемещение товаров не всегда позволяет выбрать пустое значение в качестве склада-отправителя. Поэтому рассмотрим два основных метода.
Этот способ подходит для разовой корректировки остатков. Нам необходимо создать документ Операция (раздел Операции — Бухгалтерский учет) и сформировать проводки по каждому материалу. Рассмотрим пример проводок для счета 10.01:
// Перенос реального остатка на основной склад
Дт 10.01 [Материал] [Склад "Основной"] - Кт 10.01 [Материал] [Пустое субконто] (Количество и Сумма)
// Перенос мусора на технический склад
Дт 10.01 [Материал] [Склад "Технический"] - Кт 10.01 [Материал] [Пустое субконто] (Количество и Сумма)
Плюсы: Полный контроль над суммами и количеством.
Минусы: Документ Операция делает движения только по бухгалтерскому и налоговому учету. Если ваша организация применяет УСН (Доходы минус расходы) или является плательщиком НДС (с раздельным учетом), то простые проводки по 10 счету не изменят аналитику в специальных регистрах накопления. Это может привести к тому, что при списании материалов программа выдаст ошибку «Не удалось распределить НДС» или не признает расходы в КУДиР.
Чтобы избежать проблем с регистрами, разберем более корректный с точки зрения системы алгоритм:
Инвентаризация товаров. В поле Склад оставим пустое значение. Нажмем кнопку «Заполнить по остаткам на складе». Система соберет все текущие остатки с пустым субконто.Списание товаров. Это «обнулит» все остатки с пустой аналитикой по всем регистрам (БУ, НУ, НДС, УСН).Оприходование товаров, где выберем нужный нам склад («Основной» или «Технический») и оприходуем ТМЦ по той же стоимости.Такой подход гарантирует, что все «скрытые» регистры 1С будут приведены в соответствие с новой складской структурой.
Проанализируем ситуацию: что произойдет, если кто-то решит перепровести документы прошлого года после включения складского учета? В 1С:БП 3.0 существует риск, что при перепроведении поступлений система может попытаться подставить «склад по умолчанию» в старые документы, что изменит сальдо.
Поэтому при переходе крайне важно выполнить следующие действия:
Основной склад, чтобы он подставлялся автоматически и исключал появление новых записей с «пустым» субконто.Рассмотрим подробнее влияние на НДС. В 1С учет НДС по приобретенным ценностям ведется в разрезе партий (документов поступления). Складской учет часто связан с этими партиями. Если вы переместите материалы операцией вручную, но не поправите регистр НДС по приобретенным ценностям, то при последующей реализации этих материалов со склада «Основной» программа не сможет корректно восстановить или принять к вычету НДС, так как будет искать запись с заполненным складом в регистре, а там она осталась с «пустым» значением.
Для проверки корректности переноса обязательно сформируйте отчет «Анализ субконто» по субконто Склады. В настройках отчета включите отображение всех счетов. После завершения всех корректировок у вас не должно остаться ни одной суммы или количества в строке <...> (пустое значение).
Переход на складской учет — это эффективный инструмент для структурирования баланса. Разделив реальные активы и учетный «мусор» по разным складам, мы сохраняем прозрачность учета и упрощаем работу конечных пользователей. Однако техническая реализация требует внимания к деталям: используйте документы инвентаризации для чистоты регистров и обязательно закрывайте периоды от случайных изменений.