← На главную

Мы рассмотрим ситуацию, когда необходимо наладить обмен данными между локальной информационной базой 1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая версия 3.0 и облачным сервисом 1С:Фреш, куда перешел удаленный бухгалтер. Изначально задача заключалась в переносе только актов и накладных, при этом ранее используемая обработка ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML83 перестала работать во Фреш. Попробуем разобраться, какие есть варианты решения этой проблемы, учитывая различные ограничения.

Эта проблема актуальна для многих небольших компаний, которые ведут учет на базовых версиях 1С локально, а их аутсорсинговые бухгалтеры переходят на облачные решения, такие как 1С:Фреш. Возникает потребность в эффективном и простом способе обмена данными, чтобы избежать двойного ввода информации и снижения эффективности работы.

1. Полный перенос базы данных (миграция) из локальной версии в 1С:Фреш

Один из вариантов, который часто используется при переходе на 1С:Фреш – это полный перенос всей информационной базы из локальной версии в облачный сервис. Этот способ позволяет начать работу в облаке с уже имеющимися данными.

Как выполнить полный перенос:

1. Выгрузка данных из локальной базы: В вашей локальной программе 1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая версия перейдите в раздел Администрирование. Там вы должны найти пункт меню, который называется Выгрузить данные для перехода в сервис. Этот функционал предназначен специально для подготовки архива вашей базы, который будет совместим с загрузкой в 1С:Фреш.
2. Создание файла архива: После выбора этого пункта программа создаст архивный файл вашей информационной базы, обычно в формате .zip. Сохраните этот файл в удобном для вас месте на компьютере.
3. Загрузка данных в 1С:Фреш: Далее вам необходимо зайти в ваш личный кабинет 1С:Фреш. В интерфейсе сервиса обычно есть опция для загрузки информационной базы. Вы выбираете ранее сохраненный .zip-файл и запускаете процесс загрузки.

Особенности и преимущества этого метода:

• Однократная миграция: Этот способ идеально подходит для первичного перехода или однократного переноса всей базы.
• Конвертация из Базовой в ПРОФ: При загрузке базы из локальной Базовой версии в 1С:Фреш сервис может предложить вам конвертировать ее сразу в ПРОФ-версию. Это очень удобно, если вы планируете расширить функционал (например, вести многофирменный учет) без необходимости выполнять дополнительные действия по обновлению лицензии на локальной машине. Важно отметить, что если база уже является ПРОФ-версией во Фреш, то выгруженные из нее данные нельзя будет загрузить обратно в локальную Базовую версию 1С.
• Обновление конфигурации: Если ваша локальная база не самого последнего релиза, сервис 1С:Фреш обычно способен сам обновить ее до актуальной версии после загрузки. Однако, версия локальной базы должна быть не ниже той, с которой возможно штатное обновление до последнего релиза.

Недостатки:

• Не подходит для регулярного обмена документами: Этот метод предназначен для полного переноса всей базы, а не для ежедневного или ежемесячного обмена отдельными документами (актами и накладными). Каждый раз загружать всю базу целиком ради нескольких документов крайне неудобно и неэффективно.

2. Автономное рабочее место (АРМ)

Автономное рабочее место (АРМ) — это механизм, разработанный 1С для работы с облачными базами 1С:Фреш в условиях отсутствия постоянного доступа к интернету. АРМ представляет собой локальную копию вашей информационной базы, которая устанавливается на компьютер и периодически синхронизируется с основной базой в облаке. Это позволяет пользователю работать оффлайн, а затем, при появлении связи, передавать все изменения в облако.

Как работает АРМ:

1. Выгрузка АРМ из 1С:Фреш: АРМ не создается из вашей локальной базы, а выгружается из вашей облачной базы в 1С:Фреш. Администратор сервиса или пользователь с соответствующими правами может создать периферийную базу АРМ, которая будет настроена на синхронизацию с центральной базой в облаке.
2. Установка и работа локально: Выгруженная база АРМ устанавливается на локальный компьютер, и пользователь работает с ней как с обычной локальной программой 1С. Все документы (акты, накладные и т.д.) вводятся в эту локальную базу.
3. Синхронизация данных: При появлении интернет-соединения пользователь инициирует синхронизацию. Все изменения, сделанные в локальной базе АРМ, передаются в центральную базу 1С:Фреш, и наоборот.

Ключевые ограничения для Базовой версии:

Несмотря на кажущееся удобство, АРМ имеет критическое ограничение для пользователей Базовой версии 1С: для его использования на локальном компьютере требуется лицензия на прикладное решение версии ПРОФ. Это означает, что если вы используете локально 1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая версия, для работы с АРМ вам придется приобрести лицензию ПРОФ, что ведет к дополнительным затратам. Это делает данный вариант неприменимым для тех, кто хочет остаться на Базовой версии.

Когда АРМ был бы полезен:

Рассмотрим гипотетический сценарий, упомянутый в дискуссии, о "песчаном карьере" с очень плохой связью. В такой ситуации, если бы пользователь мог позволить себе ПРОФ-версию 1С локально, АРМ был бы идеальным решением. Девочка на отгрузке могла бы работать весь день офлайн, вводя накладные, а вечером, поднявшись на холм с антенной, выполнять быструю синхронизацию.

3. Типовая синхронизация данных

Типовая синхронизация данных — это стандартный механизм, встроенный в платформу 1С, который позволяет настроить автоматический или ручной обмен информацией между двумя различными информационными базами. Эти базы могут быть как локальными, так и облачными, включая 1С:Фреш.

Как настроить типовую синхронизацию:

1. Инициация настройки: Синхронизация данных между локальной базой и базой в 1С:Фреш обычно настраивается из локальной информационной базы. Для этого вам потребуются права администратора. Перейдите в раздел Администрирование, затем найдите пункт Настройки синхронизации данных.
2. Указание параметров подключения: В мастере настройки синхронизации вам нужно будет указать адрес вашей программы в облачном сервисе 1С:Фреш (URL), а также логин и пароль пользователя 1С:Фреш, который имеет необходимые права для обмена данными.
3. Выбор объектов для обмена: Вы сможете выбрать, какими видами данных вы хотите обмениваться. В вашем случае это были бы акты и накладные. Однако, типовая синхронизация часто предполагает обмен более широким кругом объектов.
4. Настройка расписания: Синхронизацию можно настроить для автоматического выполнения по расписанию (например, раз в день или несколько раз в день) или запускать вручную по мере необходимости.

Ограничения и особенности типовой синхронизации:

• Требование к ПРОФ-версии: Как и в случае с АРМ, полноценная настройка и использование типовой синхронизации данных, особенно с облачными сервисами, может требовать наличия ПРОФ-версии платформы 1С для локальной базы. Базовая версия часто имеет ограничения на использование некоторых функций обмена данными.
• Сложность настройки: Настройка типовой синхронизации может быть довольно сложной и требовать определенных знаний о структуре данных и правилах обмена. Неправильная настройка может привести к ошибкам в данных.
• Объем передаваемых данных: При обмене данными через веб-сервисы, которые используются для синхронизации с 1С:Фреш, существуют ограничения по объему передаваемых данных. Желательно, чтобы объем одной порции данных не превышал 2 МБ. При больших объемах требуется архивирование и разбиение на части, что усложняет процесс.
• Избыточность для отдельных документов: Если вам нужно обмениваться только несколькими типами документов (актами и накладными), типовая синхронизация может быть избыточной и сложной в настройке по сравнению с тем функционалом, который вам реально нужен.

4. Самописные обработки и Конвертация данных (КД2)

Если типовые механизмы обмена не подходят из-за лицензионных ограничений или сложности настройки, возникает мысль о создании собственного решения. Ранее автор использовал ВыгрузкаЗагрузкаДанныхXML83, которая является внешней обработкой для универсального обмена данными.

Проблемы с внешними обработками во 1С:Фреш:

1С:Фреш — это облачный сервис с повышенными требованиями к безопасности. По этой причине в нем строго ограничена возможность запуска произвольного кода, включая внешние обработки. Универсальная обработка Выгрузка и загрузка данных XML.epf или ее аналоги, разработанные для локальных баз, не будут работать напрямую во Фреш. Сервис не позволит загрузить и выполнить сторонний код из соображений безопасности.

Разработка собственного решения:

• Выгрузка из локальной Базовой: Из локальной Базовой версии 1С, технически, можно написать свою обработку для выгрузки актов и накладных в XML-файл или другой формат. Это потребует навыков программирования на 1С.
• Загрузка во 1С:Фреш: Основная сложность возникает при загрузке этих данных в 1С:Фреш. Для того чтобы ваша самописная обработка могла быть запущена во Фреш, она должна пройти строгий аудит у разработчиков сервиса и быть включена в список разрешенных обработок или расширений. Это очень трудоемкий, дорогостоящий и длительный процесс.
• Конвертация данных (КД2): Инструмент "Конвертация данных 2.0" (КД2) позволяет создавать сложные правила обмена между различными конфигурациями 1С. Можно было бы разработать правила для обмена именно актами и накладными. Однако, это также требует высокой квалификации программиста 1С и, опять же, возникает проблема с запуском полученных правил или обработок во Фреш.

Практическая нецелесообразность:

Таким образом, разработка собственной обработки или использование КД2 для обмена только несколькими типами документов является крайне неэффективным и дорогостоящим вариантом, особенно для небольшой компании. Стоимость разработки, тестирования и потенциального аудита в разы превысит любые затраты на другие, более простые решения.

5. Совместная работа напрямую в 1С:Фреш (Оптимальное решение для автора)

После рассмотрения всех сложностей и ограничений с переносом и синхронизацией данных, первоначальный автор темы пришел к наиболее простому и прагматичному решению для своей ситуации: отказаться от обмена и начать работать совместно напрямую в облачном сервисе 1С:Фреш.

Как это работает:

1. Покупка дополнительной лицензии пользователя: Чтобы несколько человек могли одновременно работать в одной базе 1С:Фреш, необходимо приобрести дополнительные лицензии пользователей. Для небольшой компании, которая вела учет на базовой версии, это оказалось достаточно недорогим решением. Автор темы указал, что это составляет около 7000 рублей в год за дополнительного пользователя.
2. Переход всех пользователей в облако: После приобретения лицензии сотрудник, который ранее работал в локальной базовой версии, получает доступ к той же облачной базе, что и бухгалтер. Все пользователи работают в одной и той же информационной базе 1С:Бухгалтерия в 1С:Фреш.

Преимущества этого подхода:

• Отсутствие проблем с обменом: Самое главное преимущество – полностью исчезает необходимость в каком-либо обмене данными. Все сотрудники работают в одной, всегда актуальной базе. Документы вводятся один раз и сразу доступны всем.
• Актуальность данных: Всегда гарантируется, что бухгалтер и сотрудник видят одни и те же данные, что исключает ошибки и расхождения.
• Экономия времени и ресурсов: Нет необходимости тратить время на выгрузки, загрузки, устранение ошибок синхронизации или ожидание обновлений.
• Снижение затрат на ИТ: Облачный сервис 1С:Фреш берет на себя все заботы по обновлению программы, резервному копированию, поддержке серверов.
• Удобство для удаленной работы: Возможность доступа к базе из любой точки мира, где есть интернет.

Ограничения этого подхода:

• Требование к стабильному интернет-соединению: Этот вариант подходит только в том случае, если у всех пользователей, включая сотрудника на месте, есть стабильное и достаточное интернет-соединение. Для сценариев вроде "песчаного карьера" с отсутствием интернета, данный подход не применим без использования АРМ, которое, напомним, требует ПРОФ-лицензии.
• Тарифные планы: Важно учитывать, что базовый тариф 1С:Фреш обычно рассчитан на одного пользователя и одну рабочую базу. Для совместной работы потребуется тариф ПРОФ, который поддерживает до 10 пользователей и до 10 баз. Стоимость дополнительного пользователя может зависеть от выбранного тарифа.

Выводы и рекомендации

Мы проанализировали различные подходы к организации обмена данными между локальной 1С:Бухгалтерия 8.3 Базовая версия и 1С:Фреш, а также рассмотрели их преимущества и недостатки. Выяснилось, что "простого" решения для обмена отдельными документами между Базовой версией локально и 1С:Фреш без дополнительных лицензионных затрат или сложной разработки, к сожалению, не существует.

Для большинства сценариев, когда есть возможность обеспечить стабильное интернет-соединение, наиболее эффективным и экономически целесообразным решением является переход всех пользователей на совместную работу напрямую в 1С:Фреш. Покупка дополнительной пользовательской лицензии для облачного сервиса устраняет все сложности, связанные с обменом данных, обеспечивает актуальность информации и удобство удаленной работы.

Если же ситуация требует работы полностью офлайн в условиях отсутствия интернета, а затем синхронизации (как в случае с "песчаным карьером"), то единственным типовым решением будет использование Автономного рабочего места (АРМ). Однако, важно помнить, что это потребует приобретения ПРОФ-лицензии для локальной версии 1С, что связано с дополнительными затратами. В таком случае, возможно, стоит пересмотреть выбор аутсорсингового бухгалтера или общую стратегию автоматизации учета.

Таким образом, перед принятием решения, всегда оценивайте следующие факторы:

1. Наличие и стабильность интернет-соединения у всех пользователей.
2. Готовность к дополнительным лицензионным затратам (например, на ПРОФ-версию для АРМ или расширение тарифа 1С:Фреш).
3. Объем и периодичность обмена данными.

В большинстве случаев, решение, которое нашел автор темы – совместная работа в 1С:Фреш – оказывается самым оптимальным и простым в реализации.