← На главную

Переход из локальной версии программы в облачный сервис — это отличный шаг для оптимизации работы бухгалтерии. Облако обеспечивает мобильность, автоматические обновления и надежное хранение данных. Однако на практике этот процесс часто сопровождается техническими вопросами: от правильного переноса накопившихся документов до настройки прав доступа сотрудников. В данной статье мы подробно разберем, как успешно перенести базу в облако 1С:Фреш, настроить пользователей без электронной почты и решить сопутствующие технические сложности.

Раздел 1: Перенос документов за определенный период из локальной базы в облачную

Типичная ситуация: вы уже создали чистую базу в облаке, но пока шло согласование тарифов и организационные процессы, в вашей локальной 1С:Бухгалтерия за несколько месяцев накопились новые документы. Как объединить эти данные?

Если в облачную базу еще никто не вносил новые уникальные документы, самым простым и правильным решением будет полная замена облачной базы актуальной локальной копией. Для этого выполните следующие действия:

1. В локальной программе перейдите в меню Администрирование — Выгрузить данные в сервис. Система сформирует файл резервной копии формата .zip.
2. Перейдите в личный кабинет сервиса 1С:Фреш.
3. Загрузите этот файл, выбрав команду добавления нового приложения на основе резервной копии. Старую «чистую» базу после успешной загрузки новой можно будет безболезненно удалить.

Если же данные уже вносились параллельно и в облако, и в локальную базу, просто перезаписать одну базу другой нельзя — вы потеряете часть информации. В таком случае рассмотрим два альтернативных метода переноса документов за определенный период:

Метод 1: Синхронизация данных через EnterpriseData

Мы можем настроить временную синхронизацию между локальной базой и облачной базой «1С:Бухгалтерия». В настройках правил отправки укажем ограничение по дате, например, «отправлять документы начиная с 01.01.2021». Система автоматически отберет документы за указанный период и перенесет их в облако без затирания уже существующих там данных.

Метод 2: Использование универсального обмена данными XML

Для облака 1С:Фреш существуют специальные безопасные внешние обработки «Выгрузка и загрузка данных XML». С их помощью мы можем выгрузить конкретные типы документов за выбранный период из локального конфигуратора и загрузить их в облачный интерфейс. Главное условие для этого метода — релизы конфигураций локальной и облачной баз должны полностью совпадать.

Раздел 2: Как добавить пользователя в 1С:Фреш без электронной почты

Иногда у сотрудников нет рабочей почты, или они не хотят использовать личные адреса для регистрации. В сервисе 1С:Фреш предусмотрена возможность создавать учетные записи пользователей напрямую, минуя отправку приглашений по e-mail. Разберем этот процесс по шагам:

1. Войдите в личный кабинет сервиса 1С:Фреш под учетной записью владельца абонента.
2. Перейдите в раздел Управление пользователями и нажмите кнопку Добавить.
3. В открывшейся карточке нового пользователя оставьте пустым поле «Электронная почта».
4. Вручную заполните поля «Полное имя» и «Имя для входа» (логин).
5. Задайте пароль для пользователя самостоятельно и подтвердите его.
6. Нажмите Готово. Теперь вы можете просто передать сотруднику логин и пароль. Он сможет зайти в облако напрямую через сайт сервиса.

Раздел 3: Решение проблемы с письмом «Вас добавили в качестве пользователя абонента...»

Проанализируем частую проблему: вы отправили приглашение новому пользователю по электронной почте, но вместо ссылки на регистрацию ему пришло сухое уведомление: «Вас добавили в качестве пользователя абонента...». Почему так происходит и как войти в базу?

Причина проста: указанный адрес электронной почты уже зарегистрирован в системе 1С:Фреш (возможно, пользователь ранее работал в другой организации или регистрировал тестовый доступ). В целях безопасности система не высылает повторные ссылки на создание пароля.

Для решения этой проблемы пользователю не нужно проходить повторную регистрацию. Ему достаточно:

1. Перейти на главную страницу входа в сервис.
2. Авторизоваться под своими старыми (уже существующими) логином и паролем, которые привязаны к этой почте.
3. Если пароль утерян, воспользоваться стандартной кнопкой «Восстановить пароль» на форме входа.
4. После успешной авторизации в списке доступных баз автоматически отобразится база нового абонента, к которой его только что подключили.

Раздел 4: Удаление ненужных баз и важные ограничения по тарифам

Если вы загрузили новую актуальную базу и хотите избавиться от старой пустой базы в облаке, сделать это можно за пару кликов. В личном кабинете сервиса выделите ненужную базу в списке приложений и нажмите кнопку Удалить приложение. База будет помещена в корзину, откуда окончательно удалится через установленный системой срок.

Важное предупреждение по тарифам! Существует распространенное мнение, что даже на «Базовом» тарифе можно держать две базы (одну рабочую и одну архивную/тестовую). Это не соответствует действительности. На тарифе «Базовый» в сервисе 1С:Фреш разрешено иметь строго только 1 рабочую базу. Если вам требуется хранить архивную или тестовую базу параллельно с рабочей, вам необходимо либо отдельно доплачивать за дополнительную базу, либо перейти на тариф «ПРОФ», который позволяет создавать до 10 баз (приложений) без дополнительной платы.

Раздел 5: Что делать, если база долго «конвертируется» при загрузке

Вы запустили загрузку локальной базы в облако вечером, но даже на утро статус приложения остается прежним — «Конвертируется». Выясним причины такого зависания:

• Разница в релизах: Если ваша локальная база давно не обновлялась, а облачный сервис работает на самом последнем актуальном релизе, облако будет последовательно обновлять структуру вашей базы через десятки промежуточных версий. Это ресурсоемкий процесс, требующий много времени. Правило: перед выгрузкой в облако обновите локальную базу до актуального релиза.
• Ошибки в локальной базе: Логические ошибки и «битые» ссылки могут заблокировать процесс конвертации данных в облаке. Перед выгрузкой запустите локальную базу в режиме Конфигуратор и выполните процедуру Тестирование и исправление.
• Компьютер и интернет: Обратите внимание, что после того, как файл выгрузки был отправлен в облако, ваш локальный компьютер можно смело выключать. Все процессы конвертации происходят на серверах фирмы «1С». Если статус не меняется долгое время, попробуйте просто обновить страницу личного кабинета или выполнить выход и повторный вход.

Раздел 6: Нюансы настройки интернет-поддержки в облаке

Нужно ли вручную настраивать интернет-поддержку в облачной версии 1С:Бухгалтерия? В отличие от локальных программ, где требуется регулярный ввод логина и пароля от Портала 1С:ИТС для скачивания обновлений, в облаке автоматические обновления конфигураций и платформы происходят силами специалистов сервиса по умолчанию.

Однако, если вы планируете использовать встроенные сервисы, такие как 1С:Контрагент (автозаполнение реквизитов по ИНН), 1С-ЭДО или 1СПАРК Риски, вам может потребоваться подключить вашу учетную запись Портала 1С к облачной базе. Чаще всего обслуживающий вас партнер настраивает эту связь автоматически при подключении тарифа, но при необходимости вы можете ввести свои данные авторизации Портала 1С в разделе настроек интернет-поддержки непосредственно внутри вашей облачной базы.