При работе с несколькими дружественными организациями часто возникает необходимость перемещения товаров или материалов между ними. Если учет ведется в разных информационных базах 1С:Бухгалтерия 3.0 (БП 3.0), ручной ввод документов реализации у отправителя и поступления у получателя отнимает много времени и приводит к ошибкам. Логичным решением является автоматизация этого процесса с помощью электронного документооборота (ЭДО).
В этой статье мы подробно рассмотрим, как организовать такой обмен, проанализируем возможности интеграции через системы семейства Контур и встроенный сервис 1С-ЭДО, разберем механизм сопоставления номенклатуры и решим вопросы лицензирования при работе на одном сервере.
Разбираем путаницу в продуктах Контура: Экстерн, Диадок и EDI
Часто пользователи путают различные продукты компании Контур, что мешает правильной постановке задачи техническим специалистам. Давайте внесем ясность:
Контур.Экстерн: Эта система предназначена исключительно для отправки регламентированной отчетности в контролирующие органы (ФНС, СФР, Росстат). Использовать ее для обмена накладными и УПД между базами 1С невозможно.
Контур.EDI: Специализированная платформа для обмена коммерческими сообщениями (заказами, прайс-листами, уведомлениями об отгрузке). Она используется преимущественно для взаимодействия с крупными торговыми сетями (ритейлом). Для простой передачи материалов между двумя своими фирмами EDI избыточен и экономически нецелесообразен из-за высоких тарифов.
Контур.Диадок: Это именно та система, которая нужна для передачи юридически значимых документов (УПД, счетов-фактур, накладных ТОРГ-12). Именно Диадок позволяет подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) и передавать их из одной базы в другую.
Вариант 1. Настройка обмена через Контур.Диадок
Многие компании привыкли работать с Диадоком через веб-интерфейс, однако для интеграции с 1С необходимо использовать специальный инструмент — интеграционный модуль Диадока для 1С (внешнюю обработку).
Рассмотрим подробнее, как в Диадоке решена проблема, которая больше всего волновала автора темы — автоматическая синхронизация и сопоставление номенклатуры:
При первой загрузке входящего УПД от организации-отправителя модуль Диадока анализирует наименования позиций. Поскольку связи между базами еще нет, система пометит данные строки как несопоставленные.
Пользователю достаточно вручную указать соответствие: связать пришедшую позицию с уже существующей карточкой в своей базе 1С либо в один клик создать новую карточку номенклатуры на основе данных поставщика.
После этого модуль автоматически запишет созданную связь в специальный регистр сведений 1С (обычно это НоменклатураКонтрагентов). При последующих поставках сопоставление будет происходить автоматически, без участия человека.
Финансовая сторона вопроса: Использование этого решения сопряжено с дополнительными затратами. Контур предлагает несколько тарифов на интеграционные модули:
Стартовый модуль для 1С: (около 6 900 рублей в год) — подходит только для базовых, неизмененных конфигураций и простых сценариев.
Универсальный модуль для 1С: (около 20 100 рублей в год) — поддерживает работу в нетиповых конфигурациях и предоставляет расширенный функционал автоматизации.
Обратите внимание, что плата за модуль взимается за каждую организацию (ИНН), отправляющую документы. Хотя входящие документы бесплатны, общая стоимость владения системой для двух баз может оказаться существенной.
Вариант 2. Встроенный сервис 1С-ЭДО — оптимальная альтернатива
Если обе базы БП 3.0 расположены на одном сервере, а программные продукты и подписка ИТС оформлены на одну из организаций, то использование встроенного сервиса 1С-ЭДО будет наиболее выгодным и простым решением.
Выясним преимущества этого подхода:
Интеграция без костылей: Сервис 1С-ЭДО полностью встроен в типовой функционал 1С:Бухгалтерии 3.0. Вам не понадобятся внешние модули, обработки или сложные настройки интеграции.
Экономия бюджета: В рамках действующего договора 1С:ИТС ПРОФ компания получает право на бесплатную отправку до 100 пакетов документов в месяц (для ИТС Техно — до 50 пакетов). Все входящие документы бесплатны. Таким образом, обмен между своими фирмами в пределах лимита будет для вас абсолютно бесплатным.
Работа под одной учетной записью ИТС: Логин и пароль от интернет-поддержки 1С прописываются индивидуально в каждой информационной базе. Лицензионная политика 1С позволяет использовать одну учетку ИТС для разных баз и организаций, если они фактически работают на одном физическом сервере или компьютерах одного локального офиса.
Как работает сопоставление номенклатуры в 1С-ЭДО?
Рассмотрим по шагам, как происходит автоматическая привязка товаров при использовании встроенного сервиса 1С-ЭДО:
Для технического понимания процесса, внутри системы 1С при получении электронного документа выполняется поиск сопоставлений по регистру сведений. Алгоритм можно представить следующим образом:
// Упрощенная схема поиска сопоставлений в 1С-ЭДО
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| НоменклатураКонтрагентов.Номенклатура КАК НашаНоменклатура
|ИЗ
| РегистрСведений.НоменклатураКонтрагентов КАК НоменклатураКонтрагентов
|ГДЕ
| НоменклатураКонтрагентов.Контрагент = &Контрагент
| И НоменклатураКонтрагентов.Идентификатор = &ИдентификаторКонтрагента";
На практике для пользователя этот процесс выглядит максимально дружелюбно:
При поступлении нового электронного документа в рабочем месте ТекущиеДелаЭДО в колонке "Сопоставление" появится статус "Сопоставить номенклатуру".
Кликнув по этой ссылке, оператор открывает специальное интерактивное окно. В левой части будут показаны наименования материалов из УПД отправителя, а в правой — предложены подходящие варианты из справочника Номенклатура получателя.
Если точного совпадения нет, прямо из этого окна можно создать новую карточку номенклатуры. Система сама заполнит наименование, ставку НДС и единицу измерения по данным входящего файла.
После нажатия кнопки "Сохранить и закрыть" связь запишется в базу данных. В следующий раз при получении этих материалов от данной организации-отправителя программа сопоставит их автоматически, а статус документа сразу изменится на "Готов к созданию поступления".
Полезный лайфхак: Для полной автоматизации процесса можно подключить бесплатный сервис 1С:Номенклатура. Если обе базы подключены к этому каталогу, сопоставление будет происходить мгновенно на основе единых штрихкодов товаров, полностью исключая ручной труд оператора при первом обмене.
Делаем выводы
Для решения задачи по обмену материалами между двумя базами 1С:Бухгалтерия 3.0 на одном сервере:
Контур.Диадок — рабочее, но финансово затратное решение. Вам придется ежегодно оплачивать лицензию на интеграционный модуль Диадока для 1С за каждую базу.
1С-ЭДО — наиболее рациональный выбор. Вы получаете бесшовную интеграцию, автоматическое сопоставление номенклатуры "из коробки" и возможность отправлять документы бесплатно в рамках вашего текущего договора ИТС.