В практике кадрового учета часто возникает ситуация, когда сотруднику необходимо отлучиться по личным делам на несколько часов (например, на 3 часа), и руководство согласно предоставить это время «в счет очередного отпуска». Однако при попытке отразить это в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 пользователи сталкиваются с техническими и законодательными сложностями. Рассмотрим подробно, почему стандартного документа «Отпуск в часах» не существует и какими способами можно решить эту задачу, соблюдая требования законодательства и логику программы.
Прежде чем переходить к настройкам программы, проанализируем правовую базу. Согласно Статье 115 ТК РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью 28 календарных дней. В Трудовом кодексе и сопутствующих нормативных актах Роструда четко закреплено, что минимальной единицей измерения отпуска является календарный день.
Предоставление отпуска в часах законодательством не предусмотрено. Даже если работодатель и сотрудник достигли согласия, оформление приказа на «3 часа отпуска» может быть расценено трудовой инспекцией как нарушение. Основная проблема здесь кроется в расчете остатков: программа ведет учет в целых днях, и списание «дробной» части дня приведет к неминуемым ошибкам в будущем при расчете среднего заработка и формировании графиков отпусков.
Проанализируем, как реализован учет в системе. Все данные об остатках отпусков хранятся в специализированном регистре накопления ОтпускаСотрудников. Данный регистр оперирует исключительно количественным показателем в днях. Типовой документ Отпуск не имеет реквизитов для указания времени начала и окончания отсутствия внутри дня.
Если мы попытаемся «обмануть» систему и вручную скорректировать остатки через Ввод остатков отпусков, это создаст разрыв между фактически оплаченным временем и данными учета. В итоге при увольнении или полноценном отпуске программа не сможет корректно рассчитать компенсацию, так как база среднего заработка будет искажена.
Рассмотрим наиболее правильный и безопасный с точки зрения закона метод. Вместо сомнительного «отпуска в часах» мы оформим внутрисменное отсутствие без сохранения оплаты. Это позволит зафиксировать, что сотрудник отсутствовал 3 часа, и эти часы не будут оплачены, что фактически равносильно их «вычитанию» из рабочего времени.
Шаг 1. Включение настроек программы
Для начала убедимся, что в программе включена возможность регистрации внутрисменных отсутствий. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты — Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Отпуска (или Прочие отсутствия) необходимо установить флажок Отпуска без сохранения оплаты и, что критически важно, В том числе внутрисменные.
Шаг 2. Создание документа
Теперь мы можем создать документ Отпуск без сохранения оплаты. Разберем по шагам его заполнение:
Отсутствие на несколько часов в течение дня.Преимущество этого метода в том, что у сотрудника сохраняются дни ежегодного отпуска в полном объеме. Если работодатель хочет компенсировать потерю в деньгах за эти 3 часа, можно воспользоваться документом Разовое начисление или выплатить премию.
Если цель сотрудника — именно «отгул» без потери в деньгах, проанализируем ситуацию на предмет наличия переработок. В 1С:ЗУП 3.1 предусмотрен документ Отгул, который идеально подходит для учета отсутствия в часах.
Выясним причину, по которой возникла необходимость «списывать» время из отпуска. Часто это происходит потому, что у сотрудника нет накопленных дней отдыха за работу в выходные. Если же сотрудник ранее работал сверхурочно или в выходной день и выбрал компенсацию в виде дополнительного времени отдыха, мы можем использовать документ Отгул:
Отсутствие на несколько часов в течение дня в документе Отгул.Некоторые организации идут на риск и оформляют один полный день отпуска, при этом сотрудник фактически присутствует на работе оставшиеся часы (например, 5 часов при 8-часовом дне). Разберем риски этой ситуации:
Риск 1: Производственный травматизм. Проанализируем ситуацию: по документам сотрудник находится в отпуске весь день. Если в те 5 часов, что он фактически работал, произойдет несчастный случай, работодатель понесет серьезную ответственность, так как застрахованное лицо официально отдыхало и не должно было находиться на объекте.
Риск 2: Оплата труда. Если оформить отпуск на весь день, программа начислит отпускные за 1 день. Но как быть с фактически отработанными 5 часами? Если их оплатить как явку, возникнет наложение периодов (отпуск и явка в один день), что недопустимо в 1С:ЗУП и приведет к ошибкам в отчетах СЗВ-СТАЖ (ЕФС-1).
Если вы все же решили выбрать этот путь, схема будет выглядеть так:
// В программе создается документ "Отпуск" на 1 календарный день.
// Реальная отработка оставшихся часов никак не фиксируется в табеле (ставится ОД).
// Оплата оставшихся часов производится "в серую" или через разовые поощрения.
Важно: Мы крайне не рекомендуем использовать данный метод из-за высоких юридических рисков.
Посмотрим на пример расчета. Допустим, средний заработок сотрудника — 2000 руб. в день.
Если мы спишем 3 часа (0.375 дня), то как программа должна рассчитать сумму?
В 1С:ЗУП расчет среднего заработка для отпуска всегда идет по формуле: СреднийЗаработок * КоличествоДнейОтпуска.
Программа просто не поймет множитель 0.375, так как алгоритм жестко настроен на целые числа или календарные периоды. Любая доработка этого механизма в коде конфигурации (кастомизация) приведет к тому, что вы не сможете корректно обновлять программу, а отчетность в фонды будет постоянно «разваливаться».
Проанализировав все способы оформления «отгула на 3 часа в счет отпуска», мы приходим к следующим выводам:
Отпуск без сохранения оплаты. Это сохраняет прозрачность учета и не портит остатки отпусков.Отгул.Рассмотрим подробнее каждый из вариантов на практике в вашей информационной базе и выберем тот, который максимально соответствует учетной политике вашей компании. Помните, что чистота кадрового учета — залог отсутствия штрафов и корректного расчета налогов.