Ситуация с так называемыми «потеряшками» — сотрудниками, которые перестали выходить на работу, но не выходят на связь и не увольняются — является классической головной болью для кадровой службы и бухгалтерии. Основная проблема заключается в том, что в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) по умолчанию такие периоды могут включаться в стаж, дающий право на ежегодный отпуск. Это ведет к необоснованному росту остатков отпуска и, как следствие, к раздуванию оценочных обязательств (резервов) в бухгалтерском учете. Разберем детально, как решить эту задачу технически и методологически.
Прежде чем менять настройки в программе, нам необходимо опереться на закон. Согласно статье 121 Трудового кодекса РФ, в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются периоды отсутствия работника на работе без уважительных причин. Проблема с «потеряшками» в том, что пока причина отсутствия не выяснена, мы ставим в табеле код НН (отсутствие по невыясненным причинам). Как только мы признаем это время прогулом, мы получаем полное юридическое право исключить этот период из стажа.
Посмотрим, как устроена логика программы. В ЗУП 3.1 право на отпуск привязано к настройкам конкретного начисления, которое регистрирует отсутствие. Проанализируем настройки вашего начисления «Отсутствие по невыясненной причине».
Отсутствие по невыясненной причине.Если в этом поле выбрано «Включается в стаж для ежегодных отпусков», программа будет каждый месяц добавлять сотруднику 2.33 дня отпуска. Для «потеряшек» нам необходимо, чтобы стаж не шел. Рассмотрим правильную настройку: в этом поле следует выбрать значение Не включается в стаж для ежегодных отпусков. После сохранения этой настройки программа автоматически пересчитает остатки отпуска при формировании справки об остатках или при увольнении сотрудника.
Если вы не хотите менять общую настройку для всех случаев «НН» (например, если вы часто используете этот код для краткосрочных неявок, которые потом закрываются больничными), можно применить индивидуальный подход. Выясним, как «отключить» отпуск конкретному человеку.
Для этого воспользуемся документом Кадровый перевод:
Кадровый перевод на сотрудника-потеряшку.0.Важно: этот метод заставит программу перестать начислять новые дни отпуска с даты перевода. Однако помните, что это «ручной» метод, и при проверках трудовой инспекции вам нужно будет обосновать, почему у сотрудника изменено право на отпуск (например, актами о прогуле).
В сообщениях форума предлагалось оформлять Отпуск без сохранения оплаты задним числом, когда сотрудник объявляется. Проанализируем этот подход. Отпуск без сохранения заработной платы свыше 14 дней в году по закону также не включается в стаж. Однако бухгалтер в теме справедливо замечает, что отменять старые документы Неявка (НН) нельзя, так как это затрагивает прошлые периоды и отчетность.
Вместо отмены документов мы рекомендуем вводить документ Отпуск без сохранения оплаты «поверх» неявок. В 1С:ЗУП настроен механизм вытеснения. Если вы введете отпуск без оплаты на тот же период, где стояли неявки, программа приоритетно учтет отпуск. Но будьте осторожны: если вы делаете это за прошлые годы, возникнут корректировки в текущем периоде, что может повлиять на расчет резервов.
Проанализируем ситуацию с точки зрения бухгалтера. Резерв отпусков — это оценочное обязательство. Если сотрудник не работает годами, резерв на него копится ошибочно. Чтобы исправить ситуацию, не удаляя документы, следует использовать механизм инвентаризации резервов.
Разберем алгоритм действий:
Инвентаризация резервов отпусков (в разделе Зарплата — Резервы отпусков).Поскольку в обсуждении упоминалось, что кадры «не хотят знать» о потеряшках, мы можем предложить системному администратору или программисту 1С настроить автоматический контроль. Рассмотрим пример логики для простого отчета или доработки:
// Пример логики для поиска сотрудников без начислений более 3 месяцев
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
| МАКСИМУМ(ДанныеТабеля.Период) КАК ДатаПоследнейЯвки
|ИЗ
| Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
|ГДЕ
| Сотрудники.ВАрхиве = ЛОЖЬ
|СГРУППИРОВАТЬ ПО
| Сотрудники.Ссылка
|ИМЕЮЩИЕ
| РАЗНОСТЬДАТ(МАКСИМУМ(ДанныеТабеля.Период), &ТекущаяДата, МЕСЯЦ) >= 3";
Такой запрос поможет автоматически выявлять сотрудников, которые числятся, но не имеют отработанных часов в табеле долгое время. Результаты этого запроса можно выводить в виде ежемесячной рассылки руководителям подразделений.
Чтобы окончательно прекратить обязательства перед «потеряшкой», необходимо инициировать процедуру увольнения. Выясним последовательность действий:
Резюмируем: Для корректного учета в 1С:ЗУП первым делом проверьте настройки Вида начисления для кода НН и убедитесь, что там стоит флаг «Не включать в стаж». Это позволит системе автоматически перестать наращивать долги перед сотрудником по отпускам и корректно формировать резервы.