← На главную

Переход с устаревшей редакции 2.5 на современную конфигурацию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» (ЗУП 3.1) — это важный шаг, который часто сопровождается техническими сложностями. Одна из самых распространенных проблем, с которой сталкиваются бухгалтеры сразу после переноса данных, — появление отрицательного НДФЛ у сотрудников, имеющих право на стандартные налоговые вычеты (например, на детей). При этом в документе начисления НДФЛ начинает странно «двоиться»: программа формирует одну строку с положительной суммой налога, а вторую — с отрицательной (равной сумме вычета).

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое поведение программы, как правильно диагностировать проблему и какими способами можно ее решить, чтобы успешно сдать регламентированную отчетность.

Выясним причину: разница в учете НДФЛ между ЗУП 2.5 и ЗУП 3.1

Основная причина кроется в кардинальном изменении логики учета НДФЛ в новых версиях платформы 1С.

В старой редакции ЗУП 2.5 учет НДФЛ и применение налоговых вычетов велись преимущественно по месяцу начисления (периоду регистрации дохода). То есть налог за май всегда относился к маю, независимо от того, когда фактически выплачивались деньги.

В ЗУП 3.1 логика полностью привязана к дате фактического получения дохода (согласно ст. 223 НК РФ). Для большинства межрасчетных выплат (больничные листы, отпуска, материальная помощь) и для окончательного расчета зарплаты этой датой является день их реальной выплаты сотруднику.

Когда мы выполняем «полный перенос» данных, программа переносит документы за прошлые периоды. Если в перенесенных документах даты выплаты не соответствовали реальным или накладывались друг на друга, ЗУП 3.1 начинает автоматически «пересчитывать» НДФЛ и вычеты за прошлые месяцы. Программа видит, что в одном и том же календарном месяце вычет был применен дважды, либо, наоборот, не применился вовремя, и пытается исправить это в текущем документе НачислениеЗарплатыИВзносов.

Почему в начислении появляются строки с «плюсом» и «минусом»?

Разберем подробнее, почему программа раздваивает строки НДФЛ:

1. Пересортица по датам получения дохода. Если планируемая дата выплаты в документе начисления (например, в отпуске) не совпала с фактической датой в документе ведомости, программа считает, что доход был получен в другой день. В результате при очередном расчете зарплаты ЗУП 3.1 сторнирует ранее примененный вычет на одну дату (минус) и применяет его заново на правильную дату (плюс).
2. Распределение вычетов по категориям доходов. В ЗУП 3.1 учет ведется в разрезе категорий доходов (например, «Оплата труда», «Прочие доходы» и т.д.). Если сотруднику в одном месяце начисляется и оклад, и больничный, программа может распределить сумму стандартного вычета между этими кодами доходов пропорционально. В расшифровке налога по одной категории возникнет положительный НДФЛ, а по другой — сторно с минусом.

Пошаговая диагностика проблемы в программе

Давайте вместе разберем алгоритм поиска ошибки, чтобы точно определить, из-за какого документа «поехал» учет вычетов.

Шаг 1. Анализируем расшифровку строки НДФЛ.

Перейдем на вкладку «НДФЛ» в документе НачислениеЗарплатыИВзносов, найдем сотрудника с отрицательным налогом и сделаем двойной клик левой кнопкой мыши на сумме налога. В открывшемся окне детальной расшифровки обратим внимание на следующие колонки:

• Дата получения дохода — определяет, к какому налоговому периоду ЗУП относит операцию;
• Месяц налогового периода — показывает месяц, за который применяется вычет;
• Код дохода и Вычеты.

Если в расшифровке мы видим строки за прошлые месяцы (например, сторнирование вычета за предыдущий квартал), значит, программа пытается скорректировать прошлые периоды.

Шаг 2. Проверяем вкладку «Доначисления, перерасчеты».

Перейдем на специальную вкладку Доначисления, перерасчеты в форме документа начисления зарплаты. Если там присутствуют строки по нашему сотруднику, это означает, что в базе есть зарегистрированные исправления кадровых данных или прошлых начислений, требующие автоматического перерасчета.

Шаг 3. Используем специализированные отчеты по НДФЛ.

Проверять такие расхождения по расчетному листку неэффективно. Нам потребуется более детальный инструмент. Перейдем в раздел Налоги и взносы -> Отчеты по налогам и взносам и сформируем отчет «Подробный анализ НДФЛ по сотруднику» за текущий год. Этот отчет наглядно покажет все доходы, исчисленный налог, примененные вычеты в разрезе каждого документа-регистратора. Также полезно проанализировать «Регистр налогового учета по НДФЛ», чтобы увидеть, как программа распределила суммы по месяцам налогового периода.

Методы решения проблемы

Рассмотрим подробнее три основных способа устранения этой проблемы в зависимости от причины ее возникновения.

Способ 1. Синхронизация планируемых дат выплаты доходов

Это самый простой и частый способ решения проблемы, когда перекос вызван текущими документами. Главное правило ЗУП 3.1 — дата выплаты в начислениях должна строго совпадать с датой в ведомостях.

Проанализируем ситуацию: если мы начислили межрасчетный документ (например, БольничныйЛист или Отпуск) с планируемой датой выплаты 10-го числа, а фактически выплатили его по ведомости 15-го числа, программа зафиксирует расхождение дат. При следующем расчете зарплаты ЗУП 3.1 попытается пересчитать НДФЛ с этой выплаты.

Для исправления ситуации выполним следующие действия:

1. Откроем документы межрасчетных начислений за проблемный период.
2. Проверим поле Планируемая дата выплаты (оно находится в самом низу формы документа) и сопоставим его с реальной датой проведения документа ВедомостьВБанк или ВедомостьВКассу.
3. Установим в поле планируемой даты реальную дату выплаты из ведомости, проведем документы заново и пересчитаем текущий документ начисления зарплаты.

Способ 2. Корректировка регистров через документ «Перенос данных»

Если проблема тянется из архивных периодов, которые были перенесены из ЗУП 2.5, простое перепроведение текущих документов не поможет. В этом случае нам придется скорректировать регистры вручную.

Для этого выполним следующие шаги:

1. Перейдем в раздел Администрирование -> Перенос данных.
2. Создадим новый корректирующий документ или найдем существующий перенесенный документ с техническими остатками.
3. Нам необходимо внести исправления в два основных регистра накопления:
   • Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ) — чтобы зафиксировать правильные суммы вычетов, которые фактически были предоставлены сотрудникам в старой базе;
   • Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ — для выравнивания сумм исчисленного налога и устранения зависших «хвостов».
4. После ручной корректировки регистров пересчитаем НДФЛ в текущем документе начисления зарплаты — лишние строки с плюсом и минусом должны исчезнуть.

Способ 3. Оформление документа «Возврат НДФЛ»

Бывают случаи, когда отрицательный НДФЛ в документе начисления возникает абсолютно обоснованно. Например, доход сотрудника за месяц оказался меньше, чем сумма его стандартных вычетов на детей (такое часто случается, если сотрудник часть месяца находился в отпуске без сохранения заработной платы). В этом случае сумма вычета превышает базу, и налог рассчитывается с минусом.

Однако по правилам налогового законодательства мы не можем просто выплатить сотруднику «отрицательное удержание» по обычной ведомости или отразить его со знаком минус в отчетности по форме 6-НДФЛ. Чтобы вернуть эти деньги сотруднику, выполним следующие шаги:

1. Получим от сотрудника письменное заявление на возврат излишне удержанного налога.
2. Перейдем в раздел Налоги и взносы и создадим документ Возврат НДФЛ.
3. В документе укажем проблемного сотрудника, программа автоматически заполнит сумму налога к возврату.
4. Проведем документ и выплатим эту сумму сотруднику по отдельной ведомости на выплату зарплаты.

Проанализировав эти ситуации, мы видим, что программа 1С:ЗУП 3.1 очень чувствительна к последовательности проведения документов и корректности дат. Своевременный контроль дат выплат и умение пользоваться расшифровками НДФЛ помогут вам оперативно решать подобные проблемы и избегать ошибок при сдаче квартальной отчетности.