При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в документе Отражение зарплаты в бухучете сумма отпускных одного сотрудника разбивается на две строки. Одна часть списывается за счет оценочных обязательств (счет 96), а другая — относится на счета текущих затрат (20, 26, 44). Рассмотрим подробнее, почему это происходит, и как можно минимизировать необходимость ручных правок.
Для начала разберем, как программа принимает решение о разделении суммы. В типовом функционале ЗУП 3.1 заложен жесткий контроль остатков. Если в учетной политике организации выбран метод ведения резервов, система начинает отслеживать накопленные суммы в разрезе каждого сотрудника (пофамильный учет). Проанализируем основные факторы, приводящие к дроблению строки:
Статьям финансирования. Если резерв был накоплен по одному источнику, а начисление отпуска идет по другому, программа не увидит доступного остатка.Важно понимать, что понятия «неограниченного резерва» в бухгалтерском учете не существует. Согласно ПБУ 8/2010, мы не можем списать в дебет счета 96 больше, чем там накоплено, иначе возникнет отрицательное сальдо, что недопустимо для пассивного счета.
Если в настройках организации выбран метод расчета МСФО, то сумма обязательства в конце каждого месяца пересчитывается полностью исходя из остатка дней отпуска и текущего среднего заработка. Посмотрим на алгоритм работы системы в этом случае:
Ежемесячно создается документ Начисление оценочных обязательств по отпускам. Он фиксирует актуальное «тело» резерва. Если в течение следующего месяца сотрудник уходит в отпуск, программа заглядывает в регистр Оценочные обязательства по сотрудникам и берет оттуда доступную сумму. Все, что превышает этот лимит, автоматически уходит на затраты.
Многие пользователи пытаются «обмануть» систему, вводя в документ Начисление оценочных обязательств по отпускам заоблачные суммы вручную. Однако при методе МСФО при следующем регламентном расчете программа все равно «схлопнет» эти суммы до реальных показателей, основываясь на остатках дней отпуска. Рассмотрим более эффективные способы решения задачи.
Одной из самых частых причин некорректного списания является нарушение хронологии. Разберем правильный порядок действий в конце месяца:
Начисление зарплаты и взносов. Это критично, так как именно этот документ окончательно формирует средний заработок и остатки дней.Начисление оценочных обязательств по отпускам. Именно в этот момент система должна зафиксировать изменения.Отражение зарплаты в бухучете.Если вы создаете Отражение зарплаты... до того, как рассчитаны обязательства за текущий месяц (при методе МСФО), система будет опираться на остатки прошлого месяца, которых заведомо может не хватить.
Если вы понимаете, что сотруднику крайне необходимо провести весь отпуск за счет резерва (например, по требованию руководства или для выравнивания учета с головной организацией), воспользуемся специализированным инструментом. В последних версиях ЗУП 3.1 предусмотрен механизм ручной правки остатков.
Рассмотрим пошагово, как увеличить резерв:
Корректировка оценочных обязательств.После проведения этого документа, при заполнении Отражения зарплаты в бухучете, система увидит увеличенный остаток и не будет дробить строку начисления.
Выясним, нет ли проблемы в «перекосе» аналитик. Бывает так, что по сотруднику общий остаток резерва составляет 50 000 рублей, а отпуск начисляется на 30 000 рублей, но строка все равно разбивается. Проверим регистр накопления Оценочные обязательства.
Если резерв был накоплен по Статье финансирования «Основной бюджет», а начисление отпуска в документе Отпуск ошибочно (или намеренно) указано по статье «Внебюджетные средства», программа не произведет зачет. Для решения этой задачи необходимо убедиться, что аналитика в кадровых документах и в документах начисления совпадает с аналитикой накопления резерва.
Проанализируем ситуацию с точки зрения методологии. Когда сотрудник берет отпуск авансом, организация фактически не имеет перед ним обязательства, которое должно было быть зарезервировано. Напротив, это сотрудник становится «должен» организации отработать эти дни.
Поэтому поведение ЗУП 3.1, при котором сумма авансового отпуска относится на текущие расходы (счет 20/26), является единственно верным с точки зрения бухгалтерского учета. Если вы принудительно заставите программу списать эти суммы со счета 96, вы получите красное (отрицательное) сальдо в бухгалтерском балансе. Рекомендуем обсудить этот момент с главным бухгалтером перед тем, как настраивать «неограниченное» списание.
Для того чтобы оперативно видеть, по каким сотрудникам резерва не хватает, мы можем воспользоваться отчетом Остатки и обороты резервов отпусков. Разберем, как его настроить для анализа:
Сотруднику и Статье финансирования.Сверяя данные этого отчета перед формированием проводок, вы заранее будете знать, по кому из сотрудников произойдет дробление сумм в Отражении зарплаты в бухучете, и сможете оперативно принять решение о корректировке.
Таким образом, хотя функции «отключить контроль остатков» в программе нет, правильная последовательность действий и использование документов корректировки позволяют добиться желаемого результата в учете и избежать трудоемких ручных правок в проводках.