При работе в 1С:Управление торговлей (УТ) 11 часто возникает вопрос: как действовать кладовщику, если товар от поставщика уже привезли, но финансовая накладная (документ Поступление товаров и услуг) еще не введена в систему? Особенно это актуально, когда активирована настройка "Оформление поступления доступно - после оформления накладной". Разберем эту ситуацию подробнее, чтобы прояснить логику работы ордерной схемы и оптимальные действия для всех участников процесса.
Прежде всего, давайте выясним, для чего вообще существует такая настройка в 1С:УТ11. Основная логика использования ордерной схемы документооборота заключается в разделении финансовых и складских операций. Это позволяет повысить точность учета, снизить риски ошибок и четко разделить ответственность между различными отделами.
Приобретение товаров и услуг, которые часто называют "накладной"). Эти документы регистрируют взаиморасчеты с поставщиками и отражают право собственности. Кладовщик же отвечает за фактическое движение товаров на складе, оформляя Приходные ордера на товары.Приходный ордер на товары только после того, как менеджер введет в систему документ Поступление товаров и услуг.Итак, что же делать кладовщику, если настройка "Оформление поступления доступно - после оформления накладной" активна, а финансовый документ от поставщика еще не заведен в систему? Разберем возможные сценарии:
Поступление товаров и услуг в системе. Только после этого кладовщик получит распоряжение на создание приходного ордера. Это может означать, что водитель поставщика может ждать, но это является частью бизнес-процесса, направленного на контроль.Приходного ордера на товары могут выступать не только документы поступления (накладные), но и Заказы поставщикам или даже Договоры с поставщиками (при определенных настройках). Это означает, что если в договоре с поставщиком настроена приемка "По текущему договору (в т.ч. без документов)", то товар может быть принят на склад, даже если поставщик еще не передал финансовые документы. Однако в контексте настройки "после оформления накладной" именно накладная является триггером.Торг-12 или УПД), предоставленными поставщиком. Он обязан пересчитать товар и убедиться в его соответствии сопроводительным документам.Торг-12 или УПД поставщика, подтверждая факт приемки товара. Это не является внутренним приходным ордером. Водителю поставщика возвращается подписанный экземпляр его накладной.Приходный ордер на товары — это внутренний документ компании, отражающий фактическое движение товара по складу. Он не выдается водителю поставщика.Склад и доставка → Приемка). Здесь отображаются все ожидаемые поступления. Когда документ Поступление товаров и услуг будет оформлен менеджером, он появится в этом рабочем месте как распоряжение, и кладовщик сможет на его основании создать Приходный ордер на товары.Приходного ордера на товары. Если фактическое количество не совпадает с накладной поставщика, мы можем оформить акт расхождений, который фиксируется в системе и помогает урегулировать вопросы с поставщиком. Этот акт может быть создан либо на основании Приходного ордера, либо как самостоятельный документ.Таким образом, логика заключается в том, что физическая приемка и подписание документов поставщика могут произойти до оформления внутреннего документа Поступление товаров и услуг в 1С. Однако складской ордер (Приходный ордер на товары) будет создан только после того, как финансовый документ появится в системе и станет распоряжением для кладовщика.
Мы выяснили, что Поступление товаров и услуг является ключевым документом для запуска процесса оформления приходного ордера в данном сценарии. Но что именно является триггером для его создания? Рассмотрим основные способы:
Заказа поставщику: Это один из наиболее распространенных и удобных методов. Менеджер создает Заказ поставщику, фиксируя в нем необходимые товары, количество и цены. Когда товар фактически поступает, документ Поступление товаров и услуг создается на основании этого заказа, и данные о контрагенте, товарах и ценах переносятся автоматически.Поступление товаров и услуг можно создать вручную и заполнить все необходимые поля, такие как номер и дата входящей накладной, поставщик, список товаров, количество и цена. Этот способ используется, когда нет предварительного заказа или других документов.УПД) учетные документы Поступление товаров и услуг могут формироваться автоматически. Это значительно ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.Отдел снабжения или менеджер, ответственный за закупки, должен оперативно вводить накладные в систему, основываясь на полученных от поставщика бумажных документах, их сканах или электронных версиях (по ЭДО).
Электронный документооборот существенно упрощает процесс поступления товаров и является современным решением для многих проблем, связанных с задержкой ввода финансовых документов:
УПД) прямо из 1С.Поступление товаров и услуг формируются автоматически. Это означает, что как только поставщик отправит электронную накладную, она может практически мгновенно появиться в нашей системе, выступая распоряжением для кладовщика.Таким образом, внедрение ЭДО позволяет минимизировать время ожидания финансового документа кладовщиком и значительно ускорить весь процесс оприходования.
Мы видим, что ордерная схема в 1С:УТ11 — это мощный инструмент для контроля и управления складскими запасами. Рассмотрим дополнительные нюансы:
Приходных ордеров на товары предусмотрены различные статусы (например, "К поступлению", "В работе", "Принят"). Эти статусы позволяют нам отслеживать текущие этапы приемки товаров и контролировать работу склада.В целом, настройка "Оформление поступления доступно - после оформления накладной" в 1С:УТ11 является неотъемлемой частью ордерной схемы. Она призвана обеспечить строгий контроль над движением товаров, разделить финансовый и складской учет, а также требует предварительного ввода финансового документа для инициирования фактической приемки. Понимание этой логики позволяет нам эффективно выстраивать бизнес-процессы и избегать задержек в работе склада, даже если накладная поставщика еще не занесена в систему на момент физического прибытия товара.