При работе с ордерным складом в 1С:ERP 2.5, особенно когда возникает необходимость скорректировать уже оформленное поступление (например, из-за обнаружения брака), пользователи часто сталкиваются с вопросом: как корректно оформить расходный ордер на те товары, которые необходимо списать или вернуть поставщику после корректировки? Стандартные механизмы, позволяющие оформить возврат поставщику, обычно работают без проблем, формируя необходимые распоряжения для расходных ордеров. Однако, когда речь заходит именно о корректировке поступления, инициированной бухгалтерией, возникают сложности с вводом расходного ордера.
Давайте разберем эту ситуацию по шагам и выясним, как правильно действовать в 1С:ERP 2.5, чтобы обеспечить корректный учет на ордерном складе.
Представим типовую ситуацию: на склад поступает партия из 10 единиц товара. По каким-либо причинам (например, из-за спешки или невозможности мгновенной проверки) весь товар принимается на склад приходным ордером. Спустя некоторое время выясняется, что 5 из этих 10 единиц — брак. Поставщик соглашается забрать бракованный товар и предоставляет корректирующую реализацию. Бухгалтерия настаивает на оформлении именно корректировки поступления, а не возврата поставщику, поскольку это отражает специфику их взаимоотношений с поставщиком (например, уже были получены скорректированные оригиналы документов).
В этой ситуации, после оформления документа Корректировка приобретения, мы сталкиваемся с тем, что система не предлагает прямого способа оформить Расходный ордер на товары, чтобы физически списать 5 бракованных единиц со склада. Если бы мы использовали документ Возврат товаров поставщику, то распоряжение на отгрузку появилось бы автоматически, и кладовщик смог бы без проблем оформить расходный ордер. Однако для корректировки этот механизм по умолчанию не работает. Для автоматизации этого процесса можно применить обработку для создания ордеров на отражение излишков и недостач на основании корректировки приобретения.
На ордерном складе финансовые документы (например, Приобретение товаров и услуг) и фактическое движение товаров на складе разделены. Менеджер оформляет накладные, а кладовщик регистрирует фактический приход и отгрузку товаров с помощью складских документов — Приходный ордер на товары и Расходный ордер на товары. Это позволяет точно отслеживать каждый этап обработки товаров и усиливает контроль над складскими операциями. Ордерная схема может быть настроена индивидуально для каждого склада, в том числе для поступления, отгрузки и отражения излишков, недостач и порчи товаров.
Ключ к решению этой проблемы кроется в понимании, что не все складские операции по списанию товаров на ордерном складе используют стандартный Расходный ордер на товары, основанный на распоряжениях отгрузки. В 1С:ERP 2.5 предусмотрены специализированные механизмы для работы с расхождениями, браком, излишками и недостачами.
В случае, когда товар уже был принят на склад ордером, и только потом обнаружились расхождения или брак, необходимо использовать документ Акт о расхождениях после поступления. Этот документ предназначен для фиксации, согласования и отработки расхождений, выявленных при приемке товаров, которые не были зафиксированы при первичном поступлении.
Функциональная опция: Прежде всего, убедитесь, что в вашей системе включена функциональная опция Акты о расхождениях после приемки. Найти ее можно в разделе НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Закупки – Документы закупок.
Создание Акта о расхождениях: На основании исходного документа Приобретение товаров и услуг или непосредственно из списка документов закупок мы создаем Акт о расхождениях после поступления. В этом документе мы указываем фактическое количество принятого товара (например, 10 штук) и количество, по которому есть претензии или которое нужно скорректировать (5 бракованных штук).
Варианты отработки расхождений: В Акте о расхождениях после поступления нам становятся доступны различные варианты отработки расхождений. Для нашей ситуации, когда нам нужно уменьшить количество поступления и вернуть товар, а бухгалтерия требует именно корректировку, мы можем выбрать варианты, которые приведут к формированию Корректировки приобретения. Например, если речь идет об излишках, которые нужно вернуть, можно выбрать Оформить и вернуть. Если же речь идет о браке, который поставщик забирает, но при этом необходимо скорректировать исходное поступление, нам нужно будет выбрать такой вариант, который запустит цепочку формирования специализированных складских документов.
Документ Корректировка приобретения: После выбора соответствующего варианта отработки в Акте о расхождениях после поступления, будет создан документ Корректировка приобретения. Этот документ вносит изменения в исходный документ поставки. В Корректировке приобретения мы указываем скорректированное количество и Вариант отражения, который будет зависеть от применения ордерной схемы документооборота на складе при отражении излишков, недостач, пересортицы и порчи товаров.
Регистр Товары к оформлению излишков и недостач: Вот здесь начинается ключевой момент. Корректировка приобретения, в зависимости от выбранного варианта отражения и настроек ордерной схемы для учета излишков, недостач, пересортицы и порчи, формирует движения в специальном регистре — Товары к оформлению излишков и недостач. Этот регистр является распоряжением для создания специализированных складских ордеров, которые отличаются от обычных приходных/расходных ордеров.
Специализированные складские ордера: Вместо попытки создать стандартный Расходный ордер на товары, который не имеет распоряжения в нашем случае, мы должны использовать специализированные документы для отражения изменения качества или списания. Для работы с регистром Товары к оформлению излишков и недостач предназначены следующие документы, доступные через меню Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров:
Эти ордера создаются на основании данных из регистра Товары к оформлению излишков и недостач и позволяют физически списать товар со склада без необходимости создания обычного распоряжения на отгрузку. Например, если 5 единиц признаны браком и их нужно вывести со склада, мы можем использовать Ордер на списание недостач или Ордер на порчу товаров, в зависимости от того, как этот брак учитывается (как порча, как недостача, или как товар, подлежащий возврату без оформления отдельного возврата поставщику).
Таким образом, когда бухгалтерия требует именно Корректировку поступления, мы не ищем распоряжение для обычного Расходного ордера на товары. Вместо этого мы инициируем процесс через Акт о расхождениях после поступления, который формирует Корректировку приобретения. Эта корректировка, в свою очередь, порождает движения в регистре Товары к оформлению излишков и недостач, на основании которых кладовщик может создать специализированные складские ордера для фактического списания или перемещения бракованного товара.
Рассмотрим подробнее шаги, которые необходимо выполнить, чтобы правильно отработать ситуацию с браком после первичного оприходования на ордерном складе, удовлетворяя требования бухгалтерии по использованию Корректировки поступления.
Мы начинаем с того, что у нас есть документ Приобретение товаров и услуг, отражающий поступление 10 единиц товара. На его основании был создан и проведен Приходный ордер на товары на те же 10 единиц, и товар был фактически размещен на складе.
Через некоторое время мы обнаруживаем, что 5 из этих 10 единиц являются бракованными. Поставщик согласен забрать брак и высылает корректировочный документ, который изменяет исходное поступление.
Нам необходимо зафиксировать выявленные расхождения. Для этого мы переходим в раздел Закупки и находим документ Приобретение товаров и услуг, по которому было первичное поступление. На его основании мы создаем документ Акт о расхождениях после поступления.
В этом акте мы указываем:
Внизу документа Акт о расхождениях после поступления есть возможность выбрать Вариант отработки расхождений. Здесь важно выбрать опцию, которая соответствует нашим целям. Например, если бракованный товар должен быть возвращен, и это уменьшает сумму исходного поступления, мы выбираем вариант, который инициирует Корректировку приобретения.
Важно: Если на ордерном складе используется схема "Отражать излишки, недостачи, порчу", то после выбора варианта отработки в акте и его проведения, система подготовит данные для создания специализированных ордеров.
После проведения Акта о расхождениях после поступления, на его основании мы создаем документ Корректировка приобретения. Этот документ изменяет финансовые показатели исходного поступления. В нем мы увидим, что количество товара уменьшилось на 5 бракованных единиц.
В документе Корректировка приобретения обращаем внимание на закладку Товары и, если необходимо, на вкладку Дополнительно, где может быть указан Вариант отражения. Этот вариант напрямую влияет на то, какие движения будут сформированы в складских регистрах.
При проведении Корректировки приобретения, если склад ордерный и настроен на отражение излишков, недостач и порчи, документ сформирует движения по регистру накопления Товары к оформлению излишков и недостач. Это критически важный шаг, так как именно этот регистр становится "распоряжением" для дальнейших складских операций.
Теперь, когда Корректировка приобретения проведена и сформировала движения в регистре Товары к оформлению излишков и недостач, кладовщик или ответственный за склад может приступить к оформлению фактического списания бракованного товара. Для этого мы переходим в раздел Склад и доставка – Излишки, недостачи и порчи товаров.
В этом рабочем месте мы увидим возможность создать различные виды ордеров, которые основаны на данных из регистра Товары к оформлению излишков и недостач:
В нашем случае, поскольку мы сбрасываем 5 единиц брака, мы можем создать, например, Ордер на отражение порчи товаров или Ордер на отражение недостачи товаров (в зависимости от того, как внутри компании принято классифицировать бракованный товар до его физического выбытия). Кладовщик выбирает соответствующий ордер, и система автоматически подтягивает данные о товаре и количестве, подлежащем списанию, на основании движений из Корректировки приобретения.
После создания и проведения такого специализированного ордера, 5 бракованных единиц будут фактически списаны с ордерного склада, и их количество на складе уменьшится. При этом, финансово корректировка уже отражена документом Корректировка приобретения.
Чтобы лучше понять разницу, давайте кратко рассмотрим, почему Возврат товаров поставщику работает "проще" в плане оформления расходного ордера:
Когда мы создаем документ Возврат товаров поставщику, этот документ сам по себе является распоряжением на отгрузку. Он формирует записи в регистре Товары к отгрузке со склада, которые напрямую используются для создания стандартного Расходного ордера на товары. Таким образом, цепочка действий максимально прозрачна: Возврат товаров поставщику -> Распоряжение на отгрузку -> Расходный ордер на товары.
В случае же с Корректировкой приобретения, как мы выяснили, ее основная задача – изменить финансовые и учетные данные поступления. Физическое движение товара на ордерном складе при этом требует дополнительного шага через Акт о расхождениях после поступления и формирование записей в регистре Товары к оформлению излишков и недостач, что, в свою очередь, дает основание для создания специализированных складских ордеров.
Для успешного оформления расходного ордера при корректировке поступления на ордерном складе в 1С:ERP 2.5, особенно в случаях с браком, мы рекомендуем следующий алгоритм действий:
Помните, что ордерная схема в 1С:ERP 2.5 предоставляет гибкие инструменты для управления складскими процессами, но требует детального понимания взаимосвязей между финансовыми и складскими документами, а также специализированными регистрами. Для своевременного выявления расхождений между складскими и финансовыми остатками можно использовать отчет для сравнения товаров на складах и товаров организаций.