В процессе работы с программным продуктом 1С:Управление торговлей 11 (УТ 11) у многих пользователей возникает необходимость добавить характеристики к номенклатуре. Это позволяет детализировать учет товаров, например, по размерам, цветам, вкусам или другим параметрам, не создавая при этом множество отдельных позиций номенклатуры. Однако, если номенклатура уже активно используется в учете, возникает важный вопрос: следует ли изменять существующий вид номенклатуры, или безопаснее создать новый?
В этой статье мы подробно рассмотрим этот вопрос, проанализируем возможные риски и предложим оптимальные решения для различных сценариев, а также затронем сопутствующие вопросы, такие как учет уцененного товара и настройка печати наименований.
Изменение существующего вида номенклатуры или создание нового
Первоначальный вопрос, который беспокоит многих пользователей, звучит так: "Чтобы добавить галочку 'Характеристики' для действующего вида номенклатуры, необходимо в настройках вида разрешить редактирование реквизитов. Если я изменю вид номенклатуры таким образом, могут ли быть неприятные последствия, или лучше создать отдельный вид?".
Наш опыт и рекомендации специалистов однозначно говорят о том, что изменение существующего вида номенклатуры, по которому уже были движения, сопряжено с определенными рисками и потенциальными проблемами. Рассмотрим их подробнее.
Возможные последствия при изменении существующего вида номенклатуры:
Влияние на счета учета: Если для нового вида номенклатуры или в результате изменения текущего вида будут настроены другие счета учета, это может повлиять на корректное отображение бухгалтерских записей в документах прошлых и будущих периодов.
Работа обменов с другими конфигурациями: При наличии настроенных обменов с другими программами 1С (например, 1С:Бухгалтерией), изменение вида номенклатуры может нарушить логику передачи данных, поскольку система будет ожидать определенные параметры, связанные со старым видом.
Искажение отчетов: Отчеты, которые используют вид номенклатуры в качестве аналитики или фильтра, после изменения вида будут отображать уже новый вид для всех данных, включая прошлые периоды. Это происходит потому, что изменения в справочниках 1С применяются ретроспективно. Таким образом, исторические данные могут быть интерпретированы некорректно.
Потенциальные ошибки системы: В некоторых случаях система 1С может предупреждать или даже блокировать изменения, которые могут привести к непредсказуемым последствиям или неправильной работе учетного механизма.
С учетом этих рисков, большинство экспертов рекомендуют прибегать к более безопасному и предсказуемому способу.
Рекомендации по добавлению характеристик:
Мы настоятельно советуем создать новый вид номенклатуры и, при необходимости, новые позиции номенклатуры для товаров, которые будут учитываться с характеристиками. Этот подход минимизирует риски и позволяет сохранить чистоту учета. Разберем шаги:
Включение использования характеристик: Прежде всего, убедитесь, что в программе включена опция использования характеристик. Для этого перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Номенклатура» → блок «Разрезы учета» и установите флажок «Характеристики номенклатуры».
Создание нового вида номенклатуры: Создайте новый вид номенклатуры. Например, если у вас был вид «Обувь», создайте «Обувь (с характеристиками)». В настройках этого нового вида номенклатуры на вкладке «Основные» обязательно установите флажок «Использовать характеристики». Также на этой вкладке выберите вариант использования характеристик: «Общие для вида номенклатуры», «Индивидуальные для номенклатуры» или «Общие с другими видами номенклатуры».
Создание новых позиций номенклатуры: Для тех товаров, которые уже были в учете, но теперь будут иметь характеристики, создайте новые позиции номенклатуры, привязав их к новому виду номенклатуры. Например, если у вас была позиция «Ботинки забродные», создайте новую «Ботинки забродные (с характеристиками)» и укажите для нее новый вид номенклатуры.
Перемещение остатков: Если по старой номенклатуре уже числятся остатки, их необходимо переместить на новую номенклатуру, учитываемую с характеристиками. Мы можем использовать для этого следующие документы:
«Перемещение товаров»: Если на складе есть физические остатки, вы можете оформить перемещение со старой номенклатуры на новую, указав нужные характеристики.
«Пересортица запасов»: Этот документ подходит, если мы хотим не просто переместить, а как бы «превратить» старый товар в новый с характеристиками. В нем в колонке «Номенклатура (списание)» указываем товар без характеристик, а в колонке «Номенклатура (оприходование)» — тот же товар, но уже с выбранными характеристиками (например, конкретный размер). Это поможет корректно отразить изменение аналитики учета.
«Комплектация номенклатуры»: В некоторых случаях, если характеристики фактически являются составляющими частями, можно использовать этот документ для перекомплектации.
Такой подход, хотя и требует некоторых начальных усилий, обеспечивает чистоту данных и предотвращает большинство возможных проблем с учетом и отчетностью.
Учет товара без выбора характеристики при использовании характеристик
Часто возникает вопрос: «Можно ли при использовании характеристик, добавить этот же товар без выбора характеристики?».
Когда для вида номенклатуры включено использование характеристик, система 1С:УТ 11 ожидает, что каждая учетная единица этого товара будет иметь конкретную характеристику. Это означает, что учет остатков ведется именно в разрезе характеристик. Например, если у нас есть «Ботинки забродные» с характеристиками «42 размер» и «43 размер», то и поступление, и продажа должны быть оформлены с указанием конкретного размера.
Почему учет без выбора характеристики нежелателен:
Полный бардак в остатках: Если мы приходуем 10 штук «Ботинок забродных» с характеристикой «43 размер» и 6 штук «42 размер», а потом пытаемся продать 5 штук «Ботинок забродных» без указания характеристики, то система не сможет определить, из какой партии (какого размера) эти ботинки были взяты. В итоге, мы потеряем контроль над фактическими остатками по каждому размеру.
Проблемы с ценообразованием: Если цена зависит от характеристики (например, разные размеры стоят по-разному), то продажа без указания характеристики сделает невозможным автоматическое применение правильной цены. Хотя можно установить общую цену для номенклатуры, но при формировании документов установки цен, система все равно будет предлагать устанавливать цены для всех доступных характеристик.
Некорректная аналитика: Все отчеты по остаткам и движениям товаров будут некорректными, если часть товаров учитывается по характеристикам, а часть — без них.
Таким образом, если для вида номенклатуры включено использование характеристик, мы обязательно должны указывать характеристику при любых движениях товара. Если нам не важен конкретный параметр для определенной операции, мы всегда можем создать "нейтральную" характеристику, например, "Стандартная" или "Без особенностей", чтобы система могла правильно отслеживать остатки.
Особенности учета уцененного товара с использованием характеристик
Один из сценариев, который часто возникает, это необходимость учета уцененного товара. Пользователи могут пытаться решить это путем создания характеристики, например, «Уцененный», и хотят, чтобы товар без этой характеристики выводился без каких-либо скобок в печатных формах. Разберем, как это лучше реализовать.
Использование характеристики для уцененного товара:
Использование характеристики, такой как «Уцененный» или «Брак», является корректным и распространенным способом учета таких товаров. Это позволяет нам:
Отделить качественный товар от некачественного: На складе и в отчетах мы четко видим, сколько у нас качественных товаров, а сколько — уцененных.
Установить отдельные цены: Для товара с характеристикой «Уцененный» мы можем назначить отдельные цены продажи, что очень удобно для ценовой политики.
Для реализации этого подхода:
Создайте дополнительное свойство характеристики, например, «Качество».
Для этого свойства создайте значения: «Стандартное», «Уценка», «Брак» и т.д.
При заведении характеристик для номенклатуры вы сможете выбрать соответствующее значение для каждой партии товара.
Перевод качественного товара в уцененный:
Чтобы перевести качественный товар в уцененный (или брак), мы рекомендуем использовать документ «Пересортица запасов». Этот документ позволяет нам изменять аналитику учета товара без физического перемещения между складами.
Порядок действий:
Откройте документ «Пересортица запасов».
В табличной части «Товары (списание)» укажите номенклатурную позицию и ее характеристику, соответствующую качественному товару (например, «Ботинки забродные», «43 размер»). Укажите списываемое количество.
В табличной части «Товары (оприходование)» укажите ту же номенклатурную позицию, но уже с характеристикой «Уцененный» (например, «Ботинки забродные», «43 размер, Уценка»). Укажите приходуемое количество.
Проведите документ.
Таким образом, мы корректно отразим изменение качества товара в учете, сохранив порядок и возможность контроля остатков.
Альтернативное решение (без характеристик для уценки):
Если нет необходимости в жестком разделении остатков по характеристикам, а уценка применяется разово или для небольших объемов, мы можем не создавать характеристику для уцененного товара, а просто устанавливать цену непосредственно в продажном документе. При проведении продажи менеджер вручную изменяет цену на уцененную. Однако, этот метод менее надежен, так как зависит от внимательности сотрудника и может приводить к ошибкам.
Настройка печати наименования номенклатуры с характеристиками (убрать скобки)
Одна из проблем, с которой сталкиваются пользователи при использовании характеристик, это автоматическое добавление круглых скобок с наименованием характеристики к наименованию товара в печатных формах (например, "Ботинки забродные (43 размер)"). Если мы создаем характеристику "Без характеристик" или просто хотим вывести наименование без скобок для обычного товара, это становится проблемой.
Стандартное поведение и его изменение:
В 1С:УТ 11 по умолчанию характеристика выводится в круглых скобках. Однако, система предоставляет возможности для настройки шаблонов наименований. Мы можем управлять этим выводом в настройках вида номенклатуры:
Перейдите в справочник «Виды номенклатуры».
Выберите нужный вид номенклатуры и откройте его для редактирования.
Перейдите на вкладку «Шаблоны наименований».
Здесь мы можем задать формулу для «Наименования для печати».
В формуле мы можем использовать различные параметры, такие как [Наименование] (это значение из поля «Наименование» самой номенклатуры) и [Характеристика] (это наименование характеристики).
Например, стандартная формула может выглядеть как-то вроде:
[Наименование] ([Характеристика])
Чтобы убрать скобки или изменить формат вывода, мы можем отредактировать эту формулу. Например, если мы хотим, чтобы характеристика выводилась через запятую без скобок, мы можем попробовать использовать формулу:
[Наименование], [Характеристика]
Или, если мы хотим, чтобы для характеристики "Без характеристик" вообще ничего не выводилось, нам потребуется более сложная формула с условием. Например, что-то вроде (это псевдокод для иллюстрации логики, точный синтаксис зависит от возможностей конструктора формул):
Если ([Характеристика] <> "Без характеристик") Тогда
[Наименование] + " (" + [Характеристика] + ")"
Иначе
[Наименование]
КонецЕсли;
Однако, функционал конструктора формул может быть ограничен, и не всегда позволяет реализовать сложные условные выражения напрямую. В таких случаях, если стандартные средства настройки шаблонов наименований не дают нужного результата, может потребоваться доработка конфигурации. Это может быть реализовано через внешние печатные формы, где мы можем написать свой алгоритм формирования наименования, или через изменение кода конфигурации (что менее предпочтительно, так как затрудняет обновления).
Для простых задач по изменению формата вывода, таких как удаление скобок, сначала мы анализируем возможности стандартного шаблонизатора в виде номенклатуры.
Общие рекомендации и важные моменты при работе с характеристиками
Для эффективного использования характеристик в 1С:УТ 11 мы должны учитывать несколько важных моментов.
Виды использования характеристик:
При создании нового вида номенклатуры мы сталкиваемся с выбором одного из трех основных вариантов использования характеристик, что значительно влияет на дальнейшую работу:
Общие для вида номенклатуры: Этот вариант подходит, когда все товары, принадлежащие к данному виду номенклатуры, имеют одинаковый набор характеристик. Например, для вида «Обувь» мы можем определить характеристики «Размер» (с значениями от 36 до 45) и «Цвет» (с значениями «Черный», «Белый», «Красный»). Любой товар этого вида будет использовать этот единый набор.
Общие с другими видами номенклатуры: Мы выбираем этот вариант, когда один и тот же набор характеристик должен быть применен к нескольким разным видам номенклатуры. Это позволяет избежать дублирования настроек и стандартизировать учет. Например, набор характеристик «Размер» и «Цвет» может быть общим не только для «Обуви», но и для «Одежды».
Индивидуальные для номенклатуры: Этот вариант является наиболее гибким. Он используется, когда каждая конкретная позиция номенклатуры имеет свой уникальный набор характеристик. Например, для кабельной продукции, где каждый артикул кабеля может иметь свой специфический набор параметров (количество жил, сечение, материал изоляции), не пересекающийся с другими видами кабеля.
Мы должны внимательно проанализировать нашу бизнес-логику и выбрать наиболее подходящий вариант, поскольку его изменение в дальнейшем может быть трудоемким.
Ограничения использования характеристик:
Важно помнить, что характеристики расширяют аналитику номенклатуры, но не заменяют ее полностью. Мы должны знать о следующих ограничениях:
Общие параметры номенклатуры: Такие параметры, как артикул, вес, размеры упаковки, линейки упаковок, основная картинка, задаются в целом для номенклатурной позиции, а не для каждой характеристики отдельно. Если эти параметры существенно отличаются для разных вариантов товара (например, размер 36 весит 500г, а размер 45 весит 800г), то использование характеристик может быть неоптимальным. В таких случаях мы можем рассмотреть создание отдельных позиций номенклатуры.
Ограничения для некоторых видов учета: Хотя характеристики отлично подходят для оперативного и управленческого учета, для некоторых специфических задач или видов учета (например, для строгого учета по серийным номерам, когда каждый экземпляр уникален) могут потребоваться другие механизмы или комбинация характеристик с сериями.
Таким образом, мы видим, что подход к добавлению характеристик требует внимательного планирования. Создание нового вида номенклатуры и новых позиций с последующим перемещением остатков является наиболее безопасным и рекомендуемым способом. Это позволяет избежать проблем с уже существующими данными, сохранить корректность учета и отчетности, а также эффективно управлять новыми учетными разрезами в нашей системе 1С:УТ 11.