← На главную

При ведении учета в 1С:Управление торговлей 11.4, особенно при переходе на новые учетные политики, такие как учет по сериям с контролем сроков годности, часто возникает вопрос: возможно ли изменить вид уже существующей номенклатуры, по которой были движения, и как это сделать правильно, чтобы избежать проблем в будущем? Мы рассмотрим эту ситуацию подробно, проанализируем риски и предложим оптимальные решения.

Возможность изменения вида номенклатуры с движениями

Изменение вида номенклатуры для позиций, по которым уже есть движения (то есть оформлены различные документы, такие как поступления, реализации, перемещения), является технически возможной операцией. Однако, мы должны сразу предупредить, что это крайне нежелательно и сопряжено с рядом серьезных рисков. Вид номенклатуры в 1С является ключевым элементом, который определяет множество учетных политик, настроек и правил поведения системы для данной группы товаров. Изменение этого параметра "на лету" может привести к расхождениям и некорректным данным.

Мы выясним основные проблемы, с которыми вы можете столкнуться:

1. Риски целостности данных: При изменении вида номенклатуры система не перепроводит автоматически старые документы. Это означает, что все документы, сформированные до изменения вида, будут содержать информацию и выполнять движения согласно старому виду номенклатуры. Новые же документы будут работать уже по новым правилам. Такая ситуация может привести к следующим последствиям:
   • Некорректные данные в отчетах, так как система будет использовать разные правила для одних и тех же позиций в зависимости от даты документа.
   • Нарушение последовательности документов и логики учета, особенно если система ожидает определенные реквизиты или поведение, связанное с новым видом номенклатуры.
   • Проблемы при последующем обновлении конфигурации или анализе данных, когда логика обработки информации может быть нарушена.
2. Сложности с перепроведением: Часто в таких случаях возникает желание перепровести старые документы. Однако это может быть крайне опасно, так как старые документы не содержали данных о сериях, и при попытке их перепроведения система может запросить серии, которых физически не было на момент создания документа. Это приведет к ошибкам и необходимости ручного вмешательства. Возможны проблемы с контролем остатков и формированием себестоимости.
3. Проблемы при операциях "списание-оприходование": Некоторые пользователи рассматривают вариант полного списания товара, изменения вида номенклатуры, а затем его оприходования. Этот подход, хотя и позволяет обновить настройки, имеет свои "подводные камни". С точки зрения управленческого учета это может быть допустимо, но с точки зрения финансового или налогового учета такое "формальное" списание и новое оприходование товара, по сути, является пересортом. Это может вызвать вопросы у контролирующих органов, если вы вдруг спишете большую партию товара, а потом оприходуете ее же с другими свойствами. Мы должны быть готовы к тому, что при подобных операциях могут возникнуть неприятности.
4. Пример из практики: Представим ситуацию, когда по ошибке вид номенклатуры для работ был установлен как "Товар". Если по этой номенклатуре уже накопились движения, то для их исправления и перевода в правильный вид "Работа" потребуется значительное время и усилия. Например, один из коллег потратил 5 часов на исправление подобной ошибки после 8 часов настройки модели учета. Это демонстрирует, насколько трудоемким и рискованным может быть изменение фундаментальных справочников.

Мы видим, что изменение вида номенклатуры при наличии движений является крайне нежелательной практикой. Мы настоятельно не рекомендуем делать это без полного понимания всех последствий и тщательной подготовки.

Рекомендуемые подходы к изменению учета по сериям

Учитывая все риски, мы предлагаем рассмотреть более безопасные и контролируемые методы для перехода на учет по сериям для уже существующей номенклатуры.

Мы разберем два основных подхода:

1. Создание новой номенклатуры (Наиболее безопасный и рекомендуемый способ)

Этот подход является наиболее предпочтительным, поскольку он позволяет сохранить исторические данные и начать учет по новым правилам "с чистого листа", не затрагивая прошлые движения.

1. Создайте новую позицию номенклатуры: Мы рекомендуем создать новую карточку номенклатуры в справочнике Номенклатура. Для этой новой позиции мы сразу же укажем нужный вид номенклатуры, который предусматривает учет по сериям, и настроим все необходимые параметры для работы со сроками годности. Например, назовите ее "Аккумулятор XYZ (Серийный)" в отличие от старой "Аккумулятор XYZ".
2. Спишите остатки по старой номенклатуре: Используйте документ Списание товаров (или аналогичный, в зависимости от особенностей вашего учета) для полного списания всех остатков по "старой" позиции номенклатуры со всех складов. Убедитесь, что после списания остатки по старой номенклатуре обнулены.
3. Оприходуйте товар как новую номенклатуру: Используйте документ Оприходование товаров (или Поступление товаров и услуг с соответствующим видом операции) для оприходования того же количества товара, но уже на "новую" позицию номенклатуры. При оприходовании мы обязательно указываем необходимые серии и их сроки годности.

Преимущества этого подхода:

• Сохранение истории: Все старые документы остаются нетронутыми, сохраняя свою первоначальную логику и данные.
• Чистый учет: С момента перехода учет по новой номенклатуре будет вестись строго по правилам учета серий.
• Минимум рисков: Отсутствие необходимости перепроводить старые документы значительно снижает риски нарушения целостности базы.

2. Полное списание и оприходование с изменением текущей номенклатуры

Этот подход подразумевает изменение вида у существующего элемента справочника Номенклатура. Мы должны быть крайне осторожны при его применении.

1. Полное списание остатков: Мы должны полностью списать все остатки изменяемой номенклатуры со всех складов. Это критически важно, поскольку наличие остатков может препятствовать изменению некоторых настроек или привести к некорректным данным после изменения.
2. Изменение вида номенклатуры: После обнуления остатков мы можем изменить вид номенклатуры для существующей карточки в справочнике Номенклатура, указав вид, который предполагает учет по сериям и срокам годности.
3. Оприходование товара с новыми настройками: После изменения вида, мы оприходуем товар обратно, используя документ Оприходование товаров, обязательно указывая серии и сроки годности.

Критические моменты при использовании этого подхода:

• "Одним моментом": Все операции (списание, изменение вида, оприходование) должны быть выполнены максимально быстро, желательно в нерабочее время или в конце дня, чтобы минимизировать временной разрыв и избежать возникновения новых движений по номенклатуре в процессе изменения.
• Закрытие учетных регистров: Мы должны убедиться, что все учетные регистры закрыты на момент операции.
• Риски "пересорта": Как мы уже обсуждали, эта операция формально выглядит как списание товара и новое оприходование, что может трактоваться как "пересорт" и вызвать вопросы у контролирующих органов. Мы должны быть готовы объяснить природу этой операции.

Общие рекомендации перед выполнением любых изменений:

1. Резервное копирование: Перед любыми манипуляциями с видом номенклатуры в рабочей базе обязательно сделайте полную резервную копию базы данных. Это ваша страховка на случай непредвиденных проблем.
2. Тестирование: Все планируемые изменения мы должны сначала тщательно протестировать на тестовой копии базы, максимально приближенной к рабочей. Это позволит выявить потенциальные проблемы и отработать последовательность действий.
3. Консультация со специалистом 1С: При возникновении сложностей или нестандартных ситуаций всегда рекомендуется обратиться к квалифицированному специалисту 1С. Изменения в учетной политике могут иметь серьезные последствия для финансового и управленческого учета, особенно в больших и сложных системах.

Детальная настройка учета по сериям (срокам годности) в 1С:УТ 11.4

После того как мы определились с методом перехода, давайте разберем, как именно настраивается учет по сериям по срокам годности в 1С:УТ 11.4. Этот процесс является комплексным и затрагивает несколько объектов программы.

1. Включение функциональной опции "Серии номенклатуры"

Прежде всего, мы должны убедиться, что в программе включена общая функциональная опция для использования серий.

1. Перейдите в раздел НСИ и администрирование.
2. Выберите Настройка НСИ и разделов.
3. Откройте Номенклатура.
4. Мы должны найти и установить флажок рядом с опцией «Серии номенклатуры».

2. Настройка вида номенклатуры (Основной элемент управления)

Вид номенклатуры является основным объектом, который определяет, будет ли вестись учет по сериям для данной группы товаров. Именно здесь мы задаем ключевые параметры учета серий.

1. Откройте вид номенклатуры: Мы открываем карточку того вида номенклатуры, который будем использовать для товаров, требующих учета по сериям (например, "Товар (пр. ТМЦ)").
2. Установите флаг "Учет по сериям": В разделе настроек, связанных с учетом, мы должны найти и установить флажок «Учет по сериям». Это активирует возможность работы с сериями для всех товаров, использующих данный вид номенклатуры.
3. Выберите "Политику учета серий": После включения учета по сериям, мы должны выбрать подходящую политику учета серий. От этого выбора зависит детализация учета и контроль остатков:
   • «Управление остатками серий»: Это наиболее подробный режим, при котором система ведет точный учет остатков каждой конкретной серии на складе. Мы будем обязаны указывать серии при каждом движении товара (поступление, отгрузка, перемещение). Этот режим идеально подходит для учета по срокам годности, так как позволяет отслеживать каждую партию товара.
   • «Управление по FIFO»: Этот режим упрощает учет, основываясь на принципе "первым пришел – первым ушел". Серии регистрируются при поступлении, но при отгрузке система автоматически выбирает серии с истекающим сроком годности или самые старые, без прямого указания серии в документе отгрузки. Это может быть менее требовательно к пользователю, но дает меньше контроля над конкретной серией. Для контроля сроков годности обычно рекомендуется «Управление остатками серий».
4. Выберите тип характеристики серии ("Срок годности"): В настройках политики учета серий мы должны также указать, какой тип характеристики серии будет использоваться. Для нашего случая мы выбираем «Срок годности». Это позволит нам вводить и контролировать даты годности для каждой серии. Дополнительно можно настроить контроль сроков годности, например, запрет отгрузки просроченного товара или предупреждение о товаре с истекающим сроком.

3. Настройка склада (Дополнительный контроль и гибкость)

Хотя основной настройкой для учета по сериям является вид номенклатуры, склад также играет роль в управлении этим процессом. Настройка склада позволяет нам добавить дополнительный уровень контроля.

1. Настройка склада для учета серий: Мы можем установить для склада настройку, разрешающую или запрещающую использование учета по сериям для товаров. Это позволяет нам гибко управлять, на каких складах потребуется обязательное указание серий (например, на складах готовой продукции, розничных точках или складах с высокой оборачиваемостью), а на каких нет (например, на внутренних производственных складах, где детали учета серий могут быть избыточными).
2. Сосуществование товаров с сериями и без на одном складе: Важно понимать, что на одном и том же складе мы можем вести учет товаров как с сериями, так и без них. Склад лишь определяет возможность учета по сериям для товаров, а детальная настройка, обязывающая или отключающая учет серий для конкретной номенклатуры, осуществляется на уровне вида номенклатуры. Таким образом, если на складе разрешен учет по сериям, а вид номенклатуры товара предусматривает его, то серии будут использоваться. Если вид номенклатуры не предполагает учет серий, то товар будет учитываться без них, даже если на складе такая возможность есть.

4. Работа с документами при поступлении и отгрузке

После всех настроек мы переходим к практической работе. Корректное оформление документов является ключевым для поддержания точного учета по сериям.

1. При поступлении товаров: При оформлении документов Приобретение товаров и услуг или Оприходование товаров мы должны будем обязательно указывать серии и их сроки годности для каждой партии поступающего товара. Система будет требовать ввода этих данных.
2. При отгрузке товаров: Аналогично, при оформлении документов Реализация товаров и услуг, Перемещение товаров или Списание товаров, мы будем указывать, какие конкретные серии товаров отгружаются/перемещаются/списываются. Если мы выбрали политику «Управление остатками серий», то это будет ручной выбор.
3. Контроль сроков годности: Если мы правильно настроили тип характеристики серии как «Срок годности» и соответствующие правила контроля, система будет автоматически контролировать сроки годности. Например, она не позволит отгрузить просроченный товар или выдаст предупреждение о приближающемся истечении срока годности, что поможет нам своевременно реагировать на такие ситуации.

Мы видим, что настройка учета по сериям — это многоэтапный процесс, требующий внимательного подхода на каждом шаге. Тщательное планирование и следование рекомендациям помогут вам успешно внедрить эту функциональность и эффективно управлять товарами по срокам годности.