В крупных организациях процесс увольнения сотрудника часто разделен на два этапа: кадровый и финансовый. Кадровик должен вовремя зафиксировать факт прекращения трудовых отношений, подготовить приказ и личную карточку, а расчетчик — начислить компенсацию отпуска, зарплату за отработанное время и налоги. В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 реализован специальный механизм, позволяющий двум специалистам работать с одним документом Увольнение, не мешая друг другу и соблюдая границы полномочий.
Рассмотрим подробнее, как настроить систему и организовать рабочий процесс таким образом, чтобы кадровик мог проводить документ без расчета денежных сумм, а расчетчик завершал оформление документа своей частью данных.
Прежде всего, нам необходимо убедиться, что в настройках программы включена соответствующая функциональность. Разберем по шагам, где находится нужная опция. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты. В открывшемся окне нам нужно найти флаг Выполнять расчет и проведение документов отдельными специалистами.
Проанализируем, что дает эта установка. При включении данного флага программа меняет логику проведения документов Увольнение, Отпуск, Больничный лист и других межрасчетных документов. Система начинает отслеживать два статуса проведения: "кадровый" и "расчетный". Без этой настройки кадровик может столкнуться с ошибкой, что документ не заполнен (не рассчитан), и программа не даст его провести.
Для корректной работы разделения полномочий важно правильно назначить права пользователям. Выясним причину, по которой кадровик иногда видит лишние данные или не может провести документ. Это связано с составом ролей в его профиле. В 1С:ЗУП 3.1 существуют типовые профили:
Проанализируем ситуацию: если пользователю назначены права только кадровика, то при открытии документа Увольнение он увидит только первую вкладку Условия увольнения. Вкладки Начисления, Пособия, Удержания и НДФЛ будут либо скрыты, либо недоступны для редактирования. Это позволяет кадровику сосредоточиться на своей работе, не отвлекаясь на расчеты.
Рассмотрим процесс работы со стороны отдела кадров. Кадровик создает новый документ Увольнение, выбирает сотрудника и заполняет основные реквизиты:
Условия увольнения.На данном этапе суммы в документе будут нулевыми. Если настройка разделения прав выполнена верно, кадровик нажимает кнопку Провести. Документ проводится, при этом в системе фиксируется, что сотрудник уволен (снимается с штатной единицы, прекращаются плановые начисления), но бухгалтерские проводки по начислению сумм еще не создаются. В документе появится надпись "Документ не рассчитан" или "Расчет не утвержден".
Теперь разберем, как расчетчик подхватывает работу. Бухгалтер по расчету заработной платы может найти такие документы несколькими способами. Проанализируем наиболее удобные:
Расчетчик открывает документ, созданный кадровиком. Он видит все кадровые данные, но его задача — выполнить расчет финансовой части. Для этого он проверяет средний заработок, нажимает кнопку Обновить начисления (если это необходимо) и проверяет вкладки с суммами.
Самый важный элемент в этой схеме — флаг Расчет утвердил. Посмотрим на его роль. Этот флаг доступен только пользователям с правами на расчет зарплаты. Пока расчетчик не установит эту галочку и не проведет документ повторно, финансовая часть документа считается предварительной и не попадает в итоговые отчеты и ведомости на выплату. Установка флага РасчетУтвердил — это "сигнал" системе, что документ проверен и готов к выплате.
Выясним причину возможных сложностей при расчете в самом документе увольнения. В Увольнении есть реквизит Начислять зарплату. Если мы установим этот флаг, то прямо в этом документе будет рассчитана зарплата за фактически отработанное время в месяце увольнения.
Если кадровик при создании документа снимет этот флаг, то документ будет содержать только расчет компенсации отпуска. Это полезно, если политика компании предполагает начисление основной зарплаты отдельным общим документом Начисление зарплаты и взносов в конце месяца. Однако методологически в ЗУП 3.1 рекомендуется рассчитывать всё в одном месте — в документе Увольнение, чтобы на дату выплаты (последний день работы) у сотрудника были корректно исчислены НДФЛ и страховые взносы.
Рассмотрим, как разделение труда влияет на печатные формы. Кадровик может распечатать Приказ об увольнении (Т-8) сразу после проведения своей части документа, так как в приказе фигурируют только кадровые данные. А вот Записка-расчет (Т-61) будет содержать корректные суммы только после того, как расчетчик заполнит свою часть и утвердит расчет. Это логичное и правильное разделение, которое исключает выдачу сотруднику документов с неверными финансовыми данными.
Таким образом, использование механизма РасчетУтвердил и соответствующих профилей доступа позволяет организовать прозрачный и безопасный процесс взаимодействия между отделами, исключая ошибки и дублирование функций.