В крупных и средних организациях процесс приема нового сотрудника часто разделен на два этапа: сначала кадровик вносит персональные данные, выбирает должность и подразделение, а затем расчетчик (бухгалтер по зарплате) назначает оклады, надбавки и проверяет начисления. В новых релизах 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (начиная с ветки 3.1.7 и выше) пользователи столкнулись с тем, что привычный механизм «жирного шрифта» при записи документа стал работать иначе, а программа начала требовать обязательного заполнения начислений уже на этапе кадрового оформления.
В этой статье мы разберем по шагам, как настроить программу так, чтобы кадровик мог выполнять свою работу, не касаясь денежных вопросов, а расчетчик видел, какие документы требуют его внимания.
Проанализируем самый правильный и методически верный способ, предусмотренный разработчиками фирмы «1С». В программе существует специальная опция, которая официально разделяет документ на две стадии: «Заполнено кадровиком» и «Проверено расчетчиком».
Выполним следующие действия для активации механизма:
Рассмотрим, что изменится в нашей работе после включения этой настройки:
Прием на работу, он заполняет все доступные ему поля. При нажатии кнопки Провести документ проводится только по кадровым регистрам (занимается ставка в штатном расписании, фиксируется дата приема).Если по каким-то причинам вы не хотите использовать механизм проверки, разберем вариант, который часто применялся в старых релизах. Если кадровик нажимает не кнопку Провести и закрыть, а кнопку Записать (иконка дискеты в верхней панели), документ сохраняется в базе без проведения.
В списке документов такие «записанные», но не проведенные объекты всегда отображаются жирным шрифтом. Однако здесь есть важный нюанс, который мы должны учитывать: непроведенный документ не является юридическим фактом приема на работу. Вы не сможете распечатать приказ по форме Т-1 (он будет без номера), сотрудник не появится в кадровых отчетах, и штатная единица не будет считаться занятой. Этот способ подходит только в том случае, если расчетчик дозаполняет документ практически мгновенно после кадровика.
Выясним причину, по которой кадровикам вообще приходится заходить на вкладку «Оплата труда». Чаще всего это происходит из-за того, что в программе не настроено автоматическое подтягивание начислений. Если в организации ведется штатное расписание с сохранением истории, мы можем значительно упростить процесс.
Как это работает:
При выборе позиции штатного расписания в документе Прием на работу программа автоматически заполняет вкладку Оплата труда теми начислениями и суммами, которые закреплены за этой должностью в штатке. В этом случае кадровик может провести документ, даже не обладая правами на редактирование зарплаты — данные просто «подтянутся» сами.
Если штатное расписание заполнено корректно, кадровику достаточно убедиться, что установлена галочка Приказом установлены ежемесячные начисления. Если начисления подставились из штатного расписания автоматически, документ успешно проведется без лишних вопросов со стороны системы.
Посмотрим на ситуацию, описанную пользователями: почему программа блокирует проведение без этой галочки? Флажок Приказом установлены ежемесячные начисления сигнализирует системе о том, что именно данный документ является источником данных для расчета зарплаты. Если его снять, вкладка с начислениями становится пустой.
Проблема в том, что в новых версиях 1С:ЗУП 3.1 логика контроля данных стала строже. Если программа видит, что сотрудник принимается на работу, но при этом ни одним документом ему не назначена оплата, она считает это ошибкой заполнения. Чтобы обойти это ограничение, кадровику рекомендуется:
Изменение плановых начислений), кадровик проводит прием без галочки, но в этом случае нужно быть готовым к тому, что до момента ввода второго документа сотрудник «ничего не получает» в системе.Часто корень проблемы кроется в правах доступа. Разберем ситуацию: у кадровика есть права на «Кадровика», но нет прав на «Расчетчика». В этом случае он физически не видит цифры зарплаты (вместо них могут быть звездочки или пустые поля). Если при этом включен строгий контроль соответствия штатному расписанию, проведение документа блокируется.
Для решения этой коллизии мы рекомендуем:
ПлановыеНачисления, даже если он не имеет права их менять.Таким образом, мы видим, что наиболее эффективным и современным решением является включение опции Проверять документы расчетчиком. Это позволяет сохранить прозрачность процесса: кадровик делает свою часть и проводит документ (он появляется в отчетах), а расчетчик видит «сигнал» в виде жирного шрифта, заходит, дозаполняет финансовую часть и финализирует документ своей отметкой проверено.