← На главную

В процессе расчета заработной платы и подготовки регламентированной отчетности по налогу на доходы физических лиц бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда сумма исчисленного налога не совпадает с удержанной или налог разбивается на разные периоды. Разберем по шагам, почему возникает эта проблема в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом, как устроены регистры налогового учета и какими способами можно восстановить корректное равенство сумм.

Механизм учета НДФЛ и влияние параметров учета

Для понимания причин расхождения проанализируем, как программа фиксирует исчисление и удержание налога:

1. Исчисление налога производится документом Начисление зарплаты работникам организаций на планируемую дату получения дохода (как правило, последний день расчетного месяца). В этот момент формируется движение «Приход» в регистре накопления НДФЛ расчеты с бюджетом.
2. Удержание налога зависит от настроек учетной политики в параметрах учета (меню Сервис -> Параметры учета):
   • Если включен флаг «При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный», удержание фиксируется тем же документом начисления. В таком случае исчисленный налог всегда строго равен удержанному.
   • Если данный флаг снят, удержание фиксируется в момент фактической выплаты денежных средств документами Зарплата к выплате организаций (при включенном упрощенном учете) либо кассовыми и банковскими документами (Платежное поручение исходящее, Расходный кассовый ордер). В регистрах формируется движение «Расход».

Если параметры учета были изменены уже после того, как по организации проводились расчетные документы, алгоритмы программы начинают давать сбой. В таких случаях требуется последовательное перепроведение документов с начала налогового периода.

Основные причины расхождений исчисленного и удержанного налога

Выясним, какие факторы приводят к тому, что сумма удержанного НДФЛ отличается от исчисленного:

1. Наличие задолженности или переплаты за прошлые периоды. Программа распределяет выплачиваемую сумму пропорционально начислениям. Если в регистрах Взаиморасчеты с сотрудниками организаций или Зарплата за месяц организаций числится остаток долга, выплата в первую очередь гасит старую задолженность, а текущий доход считается выплаченным не в полном объеме. Соответственно, и налог удерживается лишь частично.
2. Ведение учета в разрезе месяцев начисления. Настройка «Взаиморасчеты по зарплате ведутся в разрезе месяцев ее начисления» жестко связывает каждую выплату с конкретным расчетным месяцем. Если в документе на выплату месяц указан неверно или долг распределился между месяцами, удержание налога дробится по разным налоговым периодам.
3. Ручная правка сумм в ведомостях на выплату. Если бухгалтер изменяет сумму «На руки» вручную в строке документа Зарплата к выплате организаций, но не нажимает кнопку «Рассчитать налог», программа не пересчитывает сумму удержания НДФЛ, что приводит к разрыву между реальной выплатой и налогом.
4. Частичная выплата аванса и зарплаты. При раздельной выплате аванса и окончательного расчета налог должен удерживаться корректно по каждому документу выплаты. Если цепочка проведения нарушена, остаток налога может не удержаться вовсе.

Диагностика проблемы через регистры

Бухгалтерские проводки по счетам 70 и 68.01 не отражают налоговую картину для отчетности по НДФЛ. Проанализируем регистры, в которых формируются движения:

1. Откроем регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом (меню Операции -> Регистры накопления). Отфильтруем записи по проблемному сотруднику.
2. Проверим соответствие записей:
   • Каждая строка с видом движения Приход должна соответствовать документу Начисление зарплаты работникам организаций с указанием ставки, месяца налогового периода и суммы исчисленного налога.
   • Каждая строка с видом движения Расход должна соответствовать документу выплаты с указанием даты фактической выплаты и удержанной суммы.
3. Проверим регистр накопления НДФЛ к зачету. Если в нем есть остатки, программа может уменьшать сумму текущего удержания на сумму ранее излишне удержанного налога.
4. Сформируем отчет Анализ начисленных налогов и взносов (вариант НДФЛ) с детализацией по документам-регистраторам, чтобы наглядно увидеть, в каком именно документе возник перекос.

Порядок исправления ошибки

Рассмотрим по шагам, как выровнять учетный регистр и восстановить равенство исчисленного и удержанного налога:

1. Проверка хронологии документов:
   • Отменим проведение всех документов выплаты и начисления, начиная с месяца, в котором обнаружена ошибка.
   • Убедимся, что документ Начисление зарплаты работникам организаций рассчитан корректно (можно воспользоваться функцией «Рассчитать с комментарием» для детальной проверки базы и вычетов). Проведем начисление.
2. Перезаполнение ведомости на выплату:
   • Создадим или перезаполним документ Зарплата к выплате организаций.
   • Обязательно нажмем кнопку «Рассчитать налог» в командной панели документа выплаты, чтобы сумма НДФЛ пересчиталась по актуальным остаткам.
   • Проведем документ выплаты и проверим, закрылся ли расход в регистре НДФЛ расчеты с бюджетом.
3. Ручная корректировка движений (при невозможности перепроведения):

   Если период закрыт для редактирования, воспользуемся специализированным документом Корректировка учета по НДФЛ, страховым взносам и ЕНВД. На закладке НДФЛ: удержано добавим строку с недостающей суммой налога, указав нужную дату удержания и платежные реквизиты, что позволит скорректировать регистр без изменения первичных расчетных документов.