← На главную

При подготовке налоговой отчетности бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда в Справке 2-НДФЛ (или в отчете 6-НДФЛ) сумма исчисленного налога не совпадает с суммой удержанного НДФЛ. Разберем подробнее причины возникновения таких разниц, выясним, в каких случаях это считается нормой, а в каких — ошибкой, и рассмотрим способы диагностики и исправления учета в конфигурации 1С:Бухгалтерия 3.0.

Основные причины разницы между исчисленным и удержанным НДФЛ

Проанализируем ключевые ситуационные механизмы, при которых возникают расхождения:

1. Зарплата начислена, но еще не выплачена. Начисление зарплаты и исчисление НДФЛ происходят последним днем месяца (например, документом Начисление зарплаты). Однако удержание НДФЛ происходит непосредственно при выплате дохода (документами Ведомость в банк или Ведомость в кассу). Если зарплата за месяц начислена, но ведомость на выплату еще не проведена или выплата перенесена на следующий налоговый период, исчисленный налог будет превышать удержанный.
2. Выплата аванса и последующий отсутствующий период (больничный, отпуск без сохранения оплаты). Разберем конкретный случай: сотруднику выплатили аванс за первую половину месяца (при выплате аванса НДФЛ не удерживался). Во второй половине месяца сотрудник заболел или ушел в отпуск за свой счет. При окончательном расчете за месяц документом Начисление зарплаты рассчитывается НДФЛ со всей суммы за месяц. Но так как аванс уже перекрыл всю начисленную сумму, к выплате по ведомости получается ноль. Следовательно, документом выплаты налог удержан быть не может, и исчисленный НДФЛ остается неудержанным.
3. Предоставление имущественных и социальных налоговых вычетов. Если сотрудник предоставил заявление на имущественный вычет (например, вычет на покупку квартиры) в середине года, исчисленный налог за предыдущие месяцы перерассчитывается. В результате образуется излишне удержанный НДФЛ (удержанный налог становится больше исчисленного) до момента зачета или возврата.
4. Доходы в натуральной форме и материальная выгода. При проведении натуральных доходов (подарки, суточные сверх нормы) или материальной выгоды исчисляется НДФЛ, но денежная выплата сотруднику не производится. Удержание налога происходит только при ближайшей выплате денежного дохода через ведомость. Если денежных выплат до конца года не производилось, налог останется неудержанным.
5. Перерасчеты за прошлые периоды и сторнирование. Если в текущем месяце вводится больничный за прошлый период или делается сторнирование ранее начисленного дохода, программа рассчитывает отрицательный исчисленный НДФЛ. Удержанный НДФЛ со знаком «минус» в ведомости не формируется автоматической строкой, из-за чего возникает перекос (удержано больше, чем исчислено).
6. Ручные корректировки в ведомостях на выплату. Если бухгалтер вручную меняет суммы НДФЛ в расшифровке документа Ведомость в банк или Ведомость в кассу, сбивается автоматический механизм распределения удержанного налога, что ведет к расхождениям с документами начисления.

Диагностика и поиск ошибок через регистры и отчеты 1С

Для того чтобы оперативно найти причину расхождения, выполним диагностику с помощью специализированных отчетов и регистров программы:

1. Проверка регистра накопления Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ. Этот регистр является главным источником данных по налогу. Перейдем в регистр и сделаем отбор по интересующему сотруднику. Записи, где не заполнен вариант удержания, формируют исчисленный НДФЛ (документы Начисление зарплаты). Записи со значением Удержано формируют удержанный НДФЛ (документы Ведомость в банк / Ведомость в кассу).
2. Отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику. Находится в разделе налоговых отчетов по зарплате. Позволяет детально по каждому физическому лицу помесячно увидеть цепочку документов: начисление дохода, исчисление налога, ведомость и статус удержания.
3. Отчет Анализ НДФЛ по документам-основаниям. Помогает быстро выявить конкретный документ начисления, по которому НДФЛ был исчислен, но не удержан ведомостью.

Способы исправления расхождений

Рассмотрим последовательность действий для устранения ошибок в учете НДФЛ:

1. Восстановление хронологической последовательности. Если расхождение возникло из-за перепроведения документов «задом наперед», отменим проведение цепочки документов (начисления и ведомости), после чего проведем их строго в хронологическом порядке. В документе Начисление зарплаты используем команду перерасчета НДФЛ, а в ведомости — перезаполним состав удержаний.
2. Оформление возврата налога. В ситуации, когда по результатам перерасчетов или предоставления вычетов образовался излишне удержанный НДФЛ, а денежные выплаты сотруднику в ближайшее время не планируются, оформим документ Возврат НДФЛ на основании письменного заявления сотрудника.
3. Использование документа Операция учета НДФЛ. Если период закрыт и распроведение документов невозможно, внесем ручные корректировки записей регистра. В документе Операция учета НДФЛ скорректируем закладки Исчислено по 13% (15%) и Удержано по всем ставкам для выравнивания сумм в отчетности.