Каждый расчетчик или бухгалтер, работающий в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1), рано или поздно сталкивается с неприятной ситуацией. При создании очередного документа Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) и нажатии на кнопку «Заполнить» в табличную часть документа по некоторым сотрудникам «вываливается» куча строк за прошлые периоды. Это могут быть как положительные, так и отрицательные суммы за прошлые месяцы или даже годы, которые в итоге могут давать нулевой баланс или, что еще хуже, искажать реальную сумму к выплате за текущий месяц.
В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, как провести ее глубокую диагностику и какими методами можно раз и навсегда навести порядок во взаиморасчетах с сотрудниками в 1С:ЗУП 3.1 без ущерба для уже сданной регламентированной отчетности.
Для начала выясним причину такого поведения программы. В старых версиях программ (например, в 1С:ЗУП 2.5) или в 1С:Бухгалтерии 3.0 учет взаиморасчетов велся в основном по так называемому сальдовому методу. Программе было достаточно знать общую сумму долга за предприятием или за сотрудником на конец месяца.
В 1С:ЗУП 3.1 реализован принципиально иной, гораздо более жесткий механизм. Здесь учет взаиморасчетов с сотрудниками ведется одновременно в трех регистрах накопления:
ЗарплатаКВыплате — основной регистр, данные которого напрямую используются для заполнения ведомостей.ВзаиморасчетыССотрудниками — регистр, отражающий общие взаиморасчеты (начисления и выплаты) в управленческом и бухгалтерском учете.БухгалтерскиеВзаиморасчетыССотрудниками — регистр, отвечающий за отражение расчетов в разрезе статей финансирования и счетов учета.Движения по этим регистрам совершаются в разрезе сложной аналитики, ключевыми измерениями которой являются:
НачислениеЗарплатыИВзносов, Отпуск, БольничныйЛист и т.д.)Пересортица возникает тогда, когда по одной и той же аналитике (например, по конкретному документу-основанию или месяцу взаиморасчетов) фиксируется переплата, а по другой аналитике — недоплата. С точки зрения конечного сальдо сотрудник ничего не должен предприятию, и предприятие ничего не должно ему (итоговый баланс равен нулю). Однако для программы 1С:ЗУП 3.1 эти записи остаются «незакрытыми» («висящими»).
При заполнении новой ведомости алгоритм программы видит эти незакрытые остатки в разрезе аналитики за прошлые периоды и пытается их «схлопнуть» (скомпенсировать плюсы минусами), выводя их в текущую ведомость. Если пользователь просто вручную удаляет эти строки из ведомости, он совершает ошибку: остатки в регистрах остаются незакрытыми, и при заполнении следующей ведомости в будущем месяце они появятся снова.
Основные причины возникновения пересортицы:
Перенос данных. Если перенос выполнен некорректно или данные в исходной базе были не в порядке, возникает массовая пересортица по документам-основаниям.---
Прежде чем приступать к исправлению, нам необходимо точно выяснить, из-за каких именно аналитических разрезов программа пытается перераспределить суммы. Рассмотрим два наиболее эффективных инструмента диагностики.
Это самый быстрый способ понять локальную проблему по конкретному сотруднику:
Месяц выплаты, Документ-основание, Статья расходов, Сумма. Наличие строк с одинаковыми суммами, но с разными знаками (например, +15 000 руб. по документу Начисление зарплаты за март и -15 000 руб. без указания документа-основания за тот же март) прямо указывает на то, по какому разрезу разошлись данные.Если проблема носит массовый характер, анализировать каждого сотрудника вручную в ведомости неудобно. В этом случае воспользуемся специальным отчетом:
Сотрудник, Месяц взаиморасчетов, Статья расходов, Документ-основание.Начальный остаток, Приход, Расход, Конечный остаток.Конечный остаток присутствуют одновременно положительные и отрицательные суммы у одного сотрудника, и являются нашей главной целью для исправления.---
Рассмотрим по шагам практические методы исправления этой проблемы, начиная от самых простых и безопасных бухгалтерских приемов и заканчивая инструментами для опытных пользователей и программистов.
Это самый популярный, безопасный и рекомендуемый методистами 1С способ решения проблемы. Он позволяет закрыть взаиморасчеты прошлых периодов «здесь и сейчас», не затрагивая закрытые прошлые периоды, не искажая учет по НДФЛ и не требуя перепроведения старых документов.
Разберем этот алгоритм по шагам:
НДФЛ к удержанию в этой ведомости. Так как мы делаем технический документ для схлопывания взаиморасчетов по зарплате, колонка НДФЛ должна быть абсолютно пустой! Если программа автоматически рассчитала там какие-то суммы налога, удалите их вручную или очистите через расшифровку НДФЛ. Если этого не сделать, у вас поедет учет по НДФЛ в отчете 6-НДФЛ.Зарплата к выплате по старым документам-основаниям успешно закроются.Иногда появление прошлых периодов связано с тем, что программа зафиксировала необходимость перерасчета зарплаты из-за случайных действий пользователей в прошлых периодах (например, кто-то перепровел старый кадровый перевод или график работы). В этом случае система пытается скорректировать выплату.
Выясним, как устранить эту причину:
Del на клавиатуре).Перерасчет зарплаты, и программа перестанет пытаться скорректировать начисления и выплаты прошлых месяцев в текущих документах.Если база данных была только что перенесена из 1С:ЗУП 2.5 или 1С:Бухгалтерии 3.0, и проблема пересортицы носит массовый характер (проявляется почти по всем сотрудникам организации), ручное создание нулевых ведомостей может занять слишком много времени. В этой ситуации правильнее скорректировать первоначальные данные переноса.
Рассмотрим, как это сделать с помощью специального системного документа:
ЗП_ВЗ или аналогичные, отвечающие за перенос взаиморасчетов).Зарплата к выплате и Взаиморасчеты с сотрудниками. ---
Чтобы избежать повторного появления этой проблемы, рекомендуем соблюдать несколько простых, но крайне важных правил работы в программе 1С:ЗУП 3.1:
Доначисления, перерасчеты в документе Начисление зарплаты и взносов. Если там появляются неожиданные записи, выясните причину их появления до того, как проводить выплату.