← На главную

При работе в конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом ред. 3.1 пользователи часто сталкиваются со следующей ситуацией: при создании документа выплат (например, Ведомость в банк или Ведомость в кассу) кнопка «Заполнить» выводит в табличную часть строки, где в колонке Документ-основание указано значение вида «в том числе за октябрь...» или «в том числе за прошлые периоды». При разворачивании расшифровки суммы видно несколько строк со знаком «плюс» и «минус» за прошлые месяцы.

Рассмотрим подробно, по какой логике работает программа, почему возникает эта проблема и какими способами можно привести учет в порядок.

Причины появления пересортицы по документам-основаниям

Разберем механику работы программы. Начиная с версии 3.0/3.1, в 1С:ЗУП коренным образом изменился подход к учету взаиморасчетов и исчислению НДФЛ. Если в старых конфигурациях учет велся преимущественно котловым методом по месяцам выплат, то в актуальной редакции программа строго отслеживает возникновение задолженности в разрезе документов-оснований и конкретных аналитик.

Автоматическое заполнение ведомостей опирается на накопления в регистре Зарплата к выплате. Учет в нем ведется по следующим обязательным разрезам:

1. Сотрудник;
2. Месяц взаиморасчетов;
3. Документ-основание (конкретный документ Начисление зарплаты и взносов, Отпуск, Больничный лист и т. д.);
4. Подразделение и Статья расходов;
5. Вид дохода исполнительного производства.

Если в одном из прошлых периодов был перепроведен или отредактирован документ начисления задним числом, либо если в ведомости на выплату пользователь скорректировал сумму вручную, в регистре возникает пересортица. Например, по одному документу-основанию образуется остаток с плюсом, а по другому — с минусом. Общая сумма задолженности перед сотрудником может быть верной, но при формировании новой ведомости программа стремится закрыть старые «хвосты» и выводит свернутую строку «в том числе за...».

Способ 1. Выравнивание расчетов с помощью технической ведомости

Проанализируем самый распространенный и безопасный метод закрытия возникшей пересортицы без изменения проведенных документов прошлых периодов.

1. Создадим новый документ Ведомость в банк (или Ведомость в кассу) текущей датой.
2. С помощью кнопки Подобрать добавим в документ конкретного сотрудника, у которого возникает расхождение.
3. Нажмем на ссылку в колонке К выплате или открывшуюся расшифровку суммы. В появившемся окне мы увидим положительные и отрицательные строки по прошлым документам-основаниям.
4. Проверим итоговую сумму к выплате в документе — она должна быть равна 0. Если итоговый остаток нулевой, значит, вся проблема заключается исключительно в пересортице аналитики.
5. Проведем документ. Эта ведомость сыграет роль технической заглушки: она полностью обнулит накопившиеся плюсы и минусы в регистре Зарплата к выплате.
6. Перезаполним ведомость за текущий месяц — лишние строки за прошлые периоды больше не появятся.

Способ 2. Корректировка через документ «Перенос данных»

Если прошлые периоды заблокированы датой запрета изменения или техническая ведомость по каким-то причинам не подходит, разберем способ корректировки через специальный инструмент ввода начальных остатков и правок регистров.

1. Перейдем в раздел Администрирование — Перенос данных и создадим новый документ.
2. В настройках состава регистров выберем регистр накопления Зарплата к выплате.
3. Добавим записи со знаком «расход» по тем документам-основаниям, где числился плюсовой остаток, и со знаком «приход» (или с противоположным знаком в движении), чтобы закрыть отрицательные остатки в ноль.
4. Убедимся, что все разрезы аналитики (подразделение, статья расходов, документ-основание) совпадают с точностью до символа.

Способ 3. Последовательное перепроведение и перезаполнение документов

В случаях, когда период еще открыт и правки допустимы, исправить ситуацию можно путем восстановления хронологической цепочки документов.

1. Распроведем ведомости на выплату, начиная с месяца, в котором впервые возникла строка «в том числе за...».
2. Проверим документы начислений за этот период. Если в них вносились изменения, перепроведем их строго по датам событий.
3. Откроем ведомость на выплату за этот месяц и нажмем кнопку Заполнить (важно не просто перепроводдить документ, а именно заново перезаполнить его табличную часть).
4. Последовательно повторим процедуру перезаполнения и проведения ведомостей для всех последующих месяцев.

Как предотвратить появление строки «в том числе за...» в будущем

Посмотрим на основные рекомендации, которые позволяют избежать пересортицы в регистре выплат при дальнейшей работе:

1. Не редактируйте суммы в ведомостях вручную. Если сумма к выплате сотруднику отличается от начисленной, правильнее внести исправление в документ начисления или оформить перерасчет, чем править цифры напрямую в ведомости. Ручные правки разрушают связь с документами-основаниями.
2. Настройте отдельный документ для перерасчетов. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и установим флаг «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом». В этом случае автоматические сторно-строки за прошлые периоды не будут попадать в текущий документ Начисление зарплаты и взносов, а будут выноситься в специальный документ Доначисления, перерасчеты.
3. Устанавливайте дату запрета изменения данных. Регулярно закрывайте прошлые расчетные периоды в разделе Администрирование — Настройки пользователей и прав — Дата запрета изменения. Это защитит документы начислений прошлых месяцев от случайного перепроведения кадровиками или расчетчиками.