Рассмотрим распространенную ситуацию в конфигурации «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1»: кадровик или бухгалтер оформляет индивидуальный табель на сотрудника (например, при увольнении в середине месяца) или проводит документ Увольнение, а при последующем заполнении сводного документа Табель за весь месяц этот же сотрудник снова попадает в список строк.
Выясним причину такого поведения программы. Алгоритм автоматического заполнения сводного документа Табель анализирует кадровую историю и состояние сотрудников на первую дату текущего месяца (на начало периода). Если сотрудник уволился, к примеру, 15-го числа, то на 1-е число этого месяца он еще числился работающим. По этой причине штатный механизм автозаполнения включает его в итоговый табель за месяц, даже если по нему уже зарегистрирован индивидуальный документ учета времени.
Проанализируем официальную позицию фирмы «1С». Данное поведение зафиксировано разработчиками как зарегистрированная ошибка под кодом 50004525 (коды обращений: SW1049243, SW1120505, SW1125204).
Описание ошибки: документ Табель автоматически заполняется сотрудниками, на которых уже вводился отдельный табель (в частности, которые ранее в этом месяце были уволены).
При попытке провести повторный сводный документ Табель система выдает ошибку о том, что по данному сотруднику за указанный период табель уже зарегистрирован.
Посмотрим на концепцию учета рабочего времени, заложенную разработчиками в 1С:ЗУП 3.1. В программе реализован метод учета по отклонениям. Это означает, что норма времени определяется графиком работы сотрудника (или документом Индивидуальный график), а фактические отклонения фиксируются специализированными кадровыми и расчетными документами:
Больничный листОтпуск / Отпуск без сохранения оплатыКомандировкаПрогул, неявкаРабота в выходные и праздникиСверхурочная работаРазработчики 1С рекомендуют не создавать документ «Табель» без крайней необходимости. В подавляющем большинстве организаций расчет заработной платы и формирование печатной формы Т-13 (или Т-12) выполняются автоматически на основе введенных документов-отклонений и графиков работы. Сводный документ Табель предназначен главным образом для специфических случаев — например, при сложных сменных графиках или необходимости вручную зафиксировать особые виды времени.
Разберем дополнительные ситуативные причины, из-за которых в отчетах или табеле могут удваиваться записи:
Сотрудники создается две записи на одно физическое лицо. В документе Табель такой сотрудник будет отражаться двумя отдельными строками — по каждой занимаемой ставке.Увольнение записан, но не проведен (или в регистре сведений Состояния сотрудников запись не обновилась), программа считает сотрудника действующим и продолжает включать его в табели.Данные для подбора сотрудников. Это может приводить к сдвоению часов в отчетах. Решением является перезаполнение регистра (команда «Перезаполнить регистр» в меню «Ещё»).Работа в выходные и праздники, а затем данные о работе вручную дублируются в документе Табель, часы и начисления могут удваиваться. Специальные документы уже учитываются системой автоматически.Рассмотрев все причины, выделим варианты действий:
Табель в базе.Табель, то при заполнении сводного документа за месяц строки по уволенным сотрудникам (или сотрудникам с индивидуальными табелями) необходимо **удалять вручную** перед проведением.Увольнение) были своевременно проведены.