← На главную

В работе бухгалтера и расчетчика зарплаты в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) периодически возникают ситуации, когда требуется изменить настройки начислений «задним числом» или в середине налогового периода. Одним из ярких примеров является изменение категории дохода для кодов премий (например, код 2002), когда требуется разделить ежемесячные премии (которые должны относиться к оплате труда по последнему дню месяца) и единовременные/годовые премии (относящиеся к прочим доходам по дате фактической выплаты).

Основная опасность таких изменений в середине года заключается в автоматическом пересчете налога и перераспределении стандартных налоговых вычетов на детей. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта проблема, какие риски она несет для отчетности 6-НДФЛ, и проанализируем лучшие практические способы решения этой задачи, предложенные экспертами и опытными пользователями.

В чем суть проблемы и почему «ломаются» детские вычеты?

Когда мы меняем настройки кода дохода для премии (например, устанавливаем или снимаем флажок Соответствует оплате труда), программа 1С:ЗУП меняет алгоритм определения даты фактического получения дохода:

• Для доходов с категорией Оплата труда дата получения дохода фиксируется последним днем месяца начисления, независимо от того, когда эти деньги были фактически выплачены сотруднику.
• Для доходов с категорией Прочие доходы от трудовой деятельности дата получения дохода строго привязывается к дате фактической выплаты (указанной в платежной ведомости).

Стандартные («детские») налоговые вычеты предоставляются за каждый месяц налогового периода, но их применение жестко ограничено лимитом дохода (в пределах календарного года). Как только доход сотрудника нарастающим итогом превышает установленный лимит, право на вычет прекращается.

Если изменить настройки премии в середине года и пересчитать прошлые периоды, даты получения доходов сместятся. Это приведет к тому, что в одном месяце совокупный доход сотрудника уменьшится, а в другом — увеличится. В результате программа автоматически перераспределит детские вычеты между месяцами. При этом в прошлых периодах налог может быть излишне удержан или, наоборот, доначислен. При сдаче регламентированной отчетности 6-НДФЛ это гарантированно приведет к нестыковкам между исчисленным, удержанным и перечисленным налогом, а также к потенциальным пеням и штрафам от ФНС.

Рассмотрим подробнее три варианта решения этой проблемы: от самого безопасного до корректирующего.

Вариант 1. Создание нового начисления (Рекомендуемый и самый безопасный способ)

Самый простой и надежный способ избежать хаоса в закрытых периодах — не трогать старые начисления, по которым уже была выплачена зарплата и сдана отчетность. Вместо изменения существующих настроек мы создадим дубликат начисления.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в меню Настройки — Начисления.
2. Найдем действующую премию, которую мы хотим изменить, и создадим ее копию (или создадим новое начисление с нуля). Дадим новому начислению понятное название, например, «Ежемесячная премия (соответствует оплате труда)».
3. На вкладке Налоги, взносы, бухучет укажем код дохода 2002.
4. Для ежемесячных премий установим флажок Соответствует оплате труда и выберем категорию дохода Оплата труда.
5. Для годовых и разовых премий оставим категорию Прочие доходы от трудовой деятельности (без флага соответствия оплате труда).
6. Сохраним начисление.
7. Начиная с текущего рабочего месяца (по которому еще не сдана отчетность), назначим сотрудникам новое начисление взамен старого. Предыдущее начисление можно просто прекратить в плановом порядке (например, документом Изменение плановых начислений) или просто перестать выбирать в документах Премия.

Преимущество метода: Прошлое полугодие или квартал остаются абсолютно нетронутыми. Никакие вычеты «задним числом» не пересчитаются, а новые правила вступят в силу плавно и безболезненно.

Вариант 2. Использование документа «Перерасчет НДФЛ»

Если ваши бухгалтеры все же приняли решение изменить настройки непосредственно в используемом начислении и применить изменения к прошлым периодам, то стандартный пересчет документов начисления зарплаты за прошлые месяцы делать крайне опасно. Для исправления учета без ручного вмешательства в закрытые документы ведомостей в программе существует специализированный инструмент.

Рассмотрим порядок действий:

1. В карточке существующего начисления внесем необходимые изменения (установим флажок Соответствует оплате труда и изменим категорию дохода).
2. Перейдем в раздел Налоги и взносы — Перерасчеты НДФЛ.
3. Создадим новый документ Перерасчет НДФЛ. В качестве налогового периода укажем текущий год, а месяц регистрации — текущий открытый месяц.
4. Нажмем кнопку Заполнить. Программа самостоятельно проанализирует изменения в датах получения доходов, пересчитает налог с учетом перераспределения детских вычетов и зафиксирует корректировки текущим периодом.

Этот способ позволяет отразить все корректировки налога текущим периодом (периодом обнаружения ошибки), не ломая уже сданные блоки в прошлых отчетах 6-НДФЛ.

Вариант 3. Перерасчет прошлых документов «Премия» и обновление налога в ведомостях

Этот вариант подходит только в том случае, если вы корректируете данные внутри текущего отчетного квартала, по которому отчетность в налоговую инспекцию еще не отправлялась.

Проанализируем этот сценарий:

Просто изменить настройки в начислении и пересчитать документ Премия недостаточно. Дело в том, что в программе 1С:ЗУП 3.1 окончательная дата получения дохода и удержанный НДФЛ фиксируются в регистрах сведений именно документами выплаты — Ведомость в банк, Ведомость в кассу или Ведомость на счета.

Если вы изменили настройки начисления «задним числом», вам придется выполнить следующую цепочку действий:

1. Открыть и пересчитать все документы Премия за корректируемый период.
2. Открыть каждую Ведомость..., которой выплачивались эти премии.
3. Внутри ведомости нажать кнопку Обновить налог. Это критически важно, так как именно в этот момент программа перезапишет дату фактического получения дохода в регистре Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.
4. Провести ведомости заново.

Важное предупреждение: Пользуйтесь этим методом с огромной осторожностью. Если вы случайно обновите налог в ведомостях за уже закрытый и сданный квартал, у вас поползут контрольные соотношения в сданных отчетах 6-НДФЛ, что потребует подачи уточненных деклараций.

Важное дополнение: как учет премий изменился в современных релизах 1С:ЗУП 3.1

Описанная выше дилемма с выбором категории дохода для изменения даты получения дохода на конец месяца (последний день месяца) утратила свою актуальность начиная с 1 января 2023 года.

В связи с вступлением в силу масштабных изменений в Налоговом кодексе РФ (закон № 263-ФЗ):

• Пункт 2 статьи 223 НК РФ был полностью упразднен.
• Для всех видов доходов (включая оклады, любые виды премий, отпускные и больничные) датой фактического получения дохода теперь признается исключительно день их фактической выплаты сотруднику.

Поэтому в современных релизах программы флажок Соответствует оплате труда больше не сдвигает дату дохода для ежемесячных премий на конец месяца. Программа автоматически определяет дату получения дохода по реквизиту Дата выплаты в ведомости.

Тем не менее, правильная настройка категории начисления по-прежнему важна для расчета НДФЛ у нерезидентов, имеющих льготный статус (например, граждан стран ЕАЭС или высококвалифицированных специалистов), так как от этого зависит применение ставки 13% (15%) вместо 30% к доходам от трудовой деятельности.