В практике работы бухгалтера нередко возникает ситуация, когда после окончательного расчета заработной платы и закрытия периода обнаруживаются неучтенные данные: разовые премии или дополнительные начисления. В результате исчисленный НДФЛ перестает соответствовать фактически начисленному доходу, а отчетность 6-НДФЛ формируется некорректно. Ситуация осложняется тем, что период закрыт для редактирования, и прямое изменение документов сентября невозможно. В данной статье мы подробно разберем, почему программа ведет себя именно так, и как исправить учет НДФЛ, используя инструменты 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3.
Для начала проанализируем, почему при перерасчете документа Начисление зарплаты и взносов сумма налога не меняется или программа «добирает» налог только в следующем месяце. Основная причина кроется в настройках вида начисления, а именно в сочетании Кода дохода и Категории дохода.
Рассмотрим стандартную настройку премии с кодом 2002. Если в настройках начисления на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» установлена категория «Прочие доходы от трудовой деятельности» и не стоит флаг «Соответствует оплате труда», то датой получения дохода для НДФЛ считается дата фактической выплаты, указанная в документе Премия. Если выплата премии назначена на октябрь (вместе с зарплатой за сентябрь), то программа технически не может отразить этот НДФЛ в сентябрьских отчетах — для нее это доход октября. Это приводит к разрыву между начисленной суммой в расчетном листке сентября и исчисленным налогом.
Чтобы программа автоматически считала НДФЛ с премии последним днем месяца начисления (как обычную зарплату), проанализируем настройки вида расчета:
2002, необходимо установить флаг «Соответствует оплате труда».Важный нюанс: согласно позиции ФНС, премии по результатам работы могут отражаться по коду 2002. Если флаг «Соответствует оплате труда» установлен, датой дохода будет последний день месяца. Если премия разовая (например, к празднику), ее безопаснее оставлять без этого флага, но тогда нужно быть готовым к тому, что НДФЛ «сядет» в отчетность по дате выплаты. Как отмечают эксперты, использование кода 2000 для производственных премий также встречается в практике, но может вызвать вопросы у проверяющих, так как для премий выделены специальные коды.
Если открывать период категорически запрещено, а исправить отчетность за 9 месяцев (или другой период) необходимо «здесь и сейчас», воспользуемся наиболее гибким инструментом — документом Операция учета НДФЛ. Этот документ не делает бухгалтерских проводок, но напрямую корректирует регистры налогового учета, на которых строится 6-НДФЛ.
Разберем по шагам, как заполнить этот документ:
После проведения этого документа отчет 6-НДФЛ (Раздел 1) «увидит» исчисленный налог в сентябре, и контрольные соотношения будут соблюдены.
Проанализируем ситуацию, когда нам нужно внести изменения в документ Премия, который уже закрыт. В программе ЗУП 3.1 реализован механизм исправления прошлых периодов:
Премия за сентябрь.Этот метод хорош тем, что сохраняется история изменений. Однако помните: если вы хотите, чтобы налог попал в сентябрь, дата выплаты в документе-исправлении все равно должна относиться к сентябрю, либо настройка премии должна соответствовать оплате труда.
Многие пользователи пытаются использовать документ Перерасчет НДФЛ, но жалуются, что кнопка «Заполнить» не видит сотрудника. Рассмотрим причину: программа автоматически заполняет этот документ только тогда, когда в системе зарегистрирована необходимость перерасчета (например, изменились персональные данные или задним числом введен документ, влияющий на налоги). Если же «ошибка» заключается в расхождении между начислением и НДФЛ из-за даты выплаты, программа может не считать это ошибкой алгоритма.
Лайфхак: в документе Перерасчет НДФЛ можно воспользоваться кнопкой «Подбор». Если принудительно добавить сотрудника в таблицу, программа заново рассчитает его налог нарастающим итогом с начала года и «вытянет» всю недоимку в текущий месяц. Это позволит выровнять налог в целом за год, но может не решить проблему распределения по месяцам внутри квартального отчета 6-НДФЛ.
Рассмотрим ситуацию, когда бухгалтер решает оставить все как есть, позволяя программе «добрать» НДФЛ в октябре. Проанализируем риски:
Выясним окончательный алгоритм действий: если бухгалтер не хочет открывать сентябрь, самым чистым методом будет использование документа Операция учета НДФЛ датой 30.09. Это позволит вручную «подтянуть» налог в нужный месяц в регистрах налогового учета, не затрагивая при этом закрытую главную книгу и бухгалтерские проводки сентября.