Почему сотрудник в отпуске по уходу за ребенком не попадает в РСВ при проведенном табеле и как это исправить?

Разберем распространенную методологическую и техническую коллизию в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5. Ситуация выглядит следующим образом: сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет. При формировании документа Табель учета рабочего времени сотрудник автоматически подбирается с кодом ОЖ. Однако после проведения табеля и последующего расчета зарплаты декретник перестает попадать в расчет по страховым взносам (РСВ) в Раздел 3. Если же удалить сотрудника из табеля и перезаполнить документ Начисление зарплаты работникам организаций, сотрудник вновь появляется в регламентированной отчетности. Выясним причину такого поведения системы и рассмотрим пути решения возникшей проблемы.

Причина проблемы на уровне архитектуры программы

Проанализируем цепочку движений в регистрах, которая приводит к потере застрахованного лица в отчете РСВ:

1. При проведении документа Табель учета рабочего времени для буквенного кода ОЖ система автоматически создает движения в регистре расчета Основные начисления работников организаций с предопределенным видом расчета Дни неоплачиваемые согласно табелю.
2. В типовом плане видов расчета Основные начисления начисление Дни неоплачиваемые согласно табелю включено в список вытесняющих начислений для вида расчета Отпуск по уходу за ребенком без оплаты.
3. В результате при последующем расчете заработной платы строка с отпуском по уходу за ребенком вытесняется записями табеля. При этом сам вид расчета Дни неоплачиваемые согласно табелю не содержит настроек страхового стажа ПФР и не определяет сотрудника как застрахованное лицо в расчетном месяце.
4. При автоматическом заполнении Раздела 3 расчета по страховым взносам программа анализирует зарегистрированные начисления и стаж. Не обнаружив декретных строк, система признает физическое лицо не имеющим оснований для включения в отчет с нулевым доходом, из-за чего сотрудник пропадает из РСВ.

Решение 1. Корректировка таблицы вытеснения в плане видов расчета

Самый прямой способ подружить документ табеля с начислением декретных без снятия конфигурации с поддержки — изменить правила вытеснения видов расчета в пользовательском режиме 1С:Предприятие. Выполним настройку по шагам:

1. Откроем пункт меню Расчет зарплаты по организациям → Настройка расчета зарплаты → Основные начисления.
2. Найдем в списке предопределенный вид расчета Отпуск по уходу за ребенком без оплаты и откроем его форму.
3. Перейдем на закладку Прочее. В табличной части Вытесняющие начисления найдем строку Дни неоплачиваемые согласно табелю и удалим её из списка.
4. Проверим обратное вытеснение: откроем элемент Дни неоплачиваемые согласно табелю, перейдем на закладку Прочее и убедимся, что там отсутствует циклическая зависимость (отпуск по уходу за ребенком не должен вытеснять дни по табелю, и наоборот). Сохраним изменения нажатием кнопки ОК.
5. После изменения настроек откроем документ Начисление зарплаты работникам организаций за проблемный месяц, перезаполним его по сотруднику и проведем. Строка декретного отпуска зафиксируется, после чего перезаполним форму РСВ.

Решение 2. Методологическое разделение отчета и документа «Табель»

Рассмотрим методологию учета рабочего времени, заложенную разработчиками в 1С:ЗУП. В типовой архитектуре документ Табель учета рабочего времени предназначен в первую очередь для регистрации фактических отклонений от графика, если они не были введены первичными расчетно-кадровыми документами.

Для сотрудников, находящихся в длительных отпусках (включая отпуск по уходу за ребенком до 1.5 и до 3 лет), кадровое и расчетное состояние уже зафиксировано документом Отпуск по уходу за ребенком. Постоянный ввод документа табеля на таких сотрудников избыточен:

1. Для целей проверки кадровой службой и получения печатной формы Т-13 используется одноименный отчет Табель учета рабочего времени (Т-13). Он собирает данные методом наложения: берет плановый график и накладывает кадровые документы-отклонения. Код ОЖ появится в печатной форме отчета автоматически без ввода документа табеля.
2. Если кадровикам все же требуется проводить документ Табель учета рабочего времени для начисления зарплаты по отклонениям других сотрудников, декретников следует исключить из списочного заполнения документа. Для этого при формировании табеля используем кнопку Подбор либо удаляем строки с кодом ОЖ перед проведением.

Решение 3. Проверка плановых начислений пособия

Проверим еще один важный аспект: чтобы Раздел 3 расчета по страховым взносам заполнялся корректно даже при нулевых выплатах, в регистре расчета должны присутствовать строки, фиксирующие действие приказа о декрете. Разберем, как это работает:

1. При проведении документа Отпуск по уходу за ребенком сотруднику назначаются плановые начисления: Отпуск по уходу за ребенком без оплаты и Пособие по уходу за ребенком до 3-х лет.
2. Даже если сумма компенсации составляет 0 рублей, наличие самого факта начисления в документе Начисление зарплаты работникам организаций сообщает механизму заполнения регламентированной отчетности, что трудовые отношения продолжаются и физическое лицо является застрахованным.
3. Если табель не вытесняет эти плановые начисления, алгоритм сбора РСВ автоматически выводит сотрудника в списке застрахованных лиц с кодом категории застрахованного лица и нулевыми суммами выплат.

Решение 4. Доработка проведения табеля в конфигураторе

Если в организации регламентом строго закреплено ведение сплошного документального табеля по всем физическим лицам, а снятие вытеснения в плане видов расчета не подходит по внутренним стандартам учета, задачу можно решить небольшой технической корректировкой.

Посмотрим на логику проведения документа: в модуле документа ТабельУчетаРабочегоВремени в процедуре ОбработкаПроведения достаточно исключить генерацию записей регистра расчета ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций для строк с кодом времени ОЖ. В таком случае документ сохранит свое отображение и печатную форму Т-13, но перестанет перекрывать расчетные декретные движения в учетных регистрах.