← На главную

Переход со старых версий программного обеспечения на новые конфигурации часто преподносит неприятные сюрпризы практикующим бухгалтерам и кадровикам. Одной из наиболее распространенных проблем при миграции с 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную версию 1С:ЗУП 3.1 является ситуация, когда сотрудница, вернувшаяся из отпуска по уходу за ребенком, успешно отображается в табеле учета рабочего времени, но при этом программа упорно отказывается автоматически добавлять ее в документ начисления заработной платы.

Ситуация выглядит парадоксально: в табеле стоят законные «Я» (явка), кадровые документы («Возврат из отпуска по уходу», «Кадровый перевод») проведены, а при автоматическом заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник просто игнорируется системой. В этой статье мы подробно разберем, почему возникает эта ошибка, проанализируем внутренние механизмы работы регистров 1С и рассмотрим несколько эффективных способов решения данной проблемы.

Выясним причину: почему табель заполняется, а начисление нет?

Для того чтобы понять природу этой ошибки, нам необходимо заглянуть «под капот» программного продукта 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1. Дело в том, что учет рабочего времени и расчет плановых начислений в системе реализованы через абсолютно разные, не зависящие друг от друга регистры сведений.

Проанализируем ситуацию по шагам:

1. Учет рабочего времени и состояний. Когда мы проводим документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком», система делает запись в регистр сведений Данные состояний сотрудников. Программа фиксирует, что с даты возврата сотрудник прекратил находиться в состоянии «Отпуск по уходу за ребенком» и перешел в состояние «Работа». Именно на основании этого регистра документ «Табель» видит сотрудника как работающего и автоматически проставляет ему рабочие дни.
2. Учет плановых начислений. За то, будет ли сотруднику вообще рассчитываться заработная плата, отвечает специализированный вспомогательный регистр сведений — Применение плановых начислений. Если в этом регистре для конкретного физического лица не взведен флаг применения начислений, то алгоритмы расчета заработной платы будут полностью игнорировать данного человека. Он не попадет ни в «Начисление зарплаты и взносов», ни в расчет аванса («Начисление за первую половину месяца»).

Почему же регистр Применение плановых начислений оказывается незаполненным? При переходе с версии ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1 (особенно при так называемом «рекомендованном» переносе данных, который переносит только остатки и кадровый срез) история плановых начислений по сотрудникам, находящимся в длительных отпусках по уходу за ребенком, очень часто не переносится вовсе. Программа считает, что раз сотрудник не работает, то и активных плановых начислений на дату переноса у него нет.

Когда мы оформляем документ «Возврат из отпуска по уходу», его табличная часть «Начисления» по умолчанию оказывается абсолютно пустой. Программе просто неоткуда подтянуть плановые показатели, которые действовали до ухода сотрудника в декрет несколько лет назад. Если кадровик проводит этот документ с пустой табличной частью (даже если установлен флаг «Изменить начисления», но в таблице нет ни одной строки), в регистре Применение плановых начислений признак применения начислений для этого сотрудника принудительно отключается.

Даже если вы следующим днем делаете документ «Кадровый перевод», где указываете новую должность и назначаете оклад, система может продолжить игнорировать сотрудника при расчете зарплаты. Посмотрим на карточку сотрудника в справочнике: перейдем на вкладку «Начисления и удержания». Если вы увидите, что назначенные начисления отображаются блекло-серым (неактивным) цветом, это главный визуальный признак того, что плановые начисления заблокированы в регистре применения.

Рассмотрим подробнее три основных способа исправления этой ошибки в зависимости от того, закрыт ли текущий расчетный период.

Способ 1. Исправление первичного документа возврата (рекомендуемый для открытого периода)

Если период расчета заработной платы еще не закрыт для редактирования и вы можете вносить изменения в кадровые документы текущего или прошлого месяца, разберем по шагам наиболее правильный и естественный для логики 1С метод решения проблемы:

1. Перейдите в раздел Кадры и откройте журнал документов «Отпуска по уходу за ребенком».
2. Найдите и откройте соответствующий документ «Возврат из отпуска по уходу», оформленный по нашей сотруднице.
3. В открывшемся документе обратите внимание на флаг «Изменить начисления». Обязательно установите его, если он был снят.
4. Нажмите на кнопку «Перечитать данные по оплате труда». Если в базе сохранились хоть какие-то исторические сведения, программа попытается заполнить табличную часть автоматически. Если табличная часть осталась пустой, добавьте строку вручную кнопкой «Добавить». Укажите плановое начисление сотрудника (например, Оплата по окладу или Оплата по окладу (по часам)) и введите актуальную тарифную ставку (оклад).
5. Проведите документ «Возврат из отпуска по уходу». Программа зафиксирует в регистре Применение плановых начислений, что начисления теперь активны и должны применяться.
6. Если после возврата на работу оформлялись последующие документы, например, «Отпуск без сохранения оплаты» или «Кадровый перевод», их необходимо последовательно открыть и заново перепровести. Это важно для того, чтобы цепочка кадровых событий выстроилась в правильной хронологической последовательности и актуальный размер оклада из «Кадрового перевода» перезаписал временный оклад из документа возврата.

После выполнения этих действий зайдите в карточку сотрудника и убедитесь, что на вкладке «Начисления и удержания» шрифты стали черными и активными. Теперь при заполнении документа «Начисление зарплаты и взносов» сотрудник появится в списке автоматически.

Способ 2. Оформление Кадрового перевода в день возврата

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудница возвращается из декретного отпуска и в этот же самый первый рабочий день переводится на новую должность с изменением оклада. Чтобы не плодить лишние записи и не запутать систему, мы можем использовать механизм совмещенного кадрового оформления:

1. Документ «Возврат из отпуска по уходу» оформляем датой возврата, но флаг «Изменить начисления» в нем не ставим, оставляя табличную часть пустой. При этом фиксируется только факт возврата к работе.
2. Создаем документ «Кадровый перевод». Дата перевода должна строго совпадать с датой возврата на работу (первый день после окончания отпуска по уходу). Время проведения документа «Кадровый перевод» должно быть позже, чем время проведения документа «Возврат из отпуска по уходу».
3. В «Кадровом переводе» обязательно устанавливаем флаг «Изменить начисления». В табличной части начислений вручную добавляем актуальный оклад, районный коэффициент и иные надбавки.
4. Проводим документ «Кадровый перевод». Система увидит, что в этот же день произошло назначение новых плановых начислений, и автоматически активирует признак применения в регистре Применение плановых начислений.

Помните, что ключевым фактором здесь является совпадение дат. Если кадровый перевод будет оформлен даже на один день позже даты возврата, то в день возврата начисления останутся заблокированными, и программа может выдать ошибку при расчете заработной платы за этот промежуточный день.

Способ 3. Техническая корректировка регистров через «Перенос данных» (для закрытого периода)

Посмотрим на пример, когда ошибка была обнаружена спустя несколько месяцев. Период возврата из декрета уже давно закрыт, сдан отчет ЕФС-1, отчетность по взносам сдана, и любое редактирование кадровых документов прошлого периода категорически запрещено. Как быть в такой ситуации?

Для решения этой проблемы мы можем воспользоваться универсальным техническим инструментом администратора — документом «Перенос данных». Этот документ позволяет напрямую вносить корректировки в любые регистры системы без изменения самих первичных документов.

Проанализируем ситуацию и выполним корректировку по шагам:

1. Перейдите в раздел Администрирование и выберите пункт «Перенос данных».
2. Создайте новый документ «Перенос данных». Месяц регистрации укажите тот, в котором вы планируете начислить зарплату сотруднику (текущий открытый месяц).
3. Нажмите кнопку «Настройка состава регистров» на панели управления документа.
4. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Регистры сведений», найдите в списке регистр Применение плановых начислений, установите напротив него галочку и нажмите «ОК». В документе появится новая одноименная вкладка.
5. Перейдите на вкладку «Применение плановых начислений» и добавьте новую строку.
6. Заполните поля строки следующим образом:
   • Сотрудник: выберите вашу сотрудницу из справочника.
   • Период: укажите дату возврата сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком (дата начала ее работы).
   • Применять начисления: установите значение в положение «Да» (Истина).
   • Документ-основание: укажите исходный документ «Возврат из отпуска по уходу за ребенком».
7. Проведите документ «Перенос данных».

Благодаря этой технической операции мы принудительно «объяснили» системе, что плановые начисления по сотруднику должны применяться начиная с даты его фактического выхода на работу. При этом все кадровые документы прошлого периода остались абсолютно нетронутыми. Перейдите в документ «Начисление зарплаты и взносов» за текущий месяц, нажмите кнопку «Заполнить» — теперь сотрудница успешно попадет в расчетный листок, и ее зарплата будет рассчитана в строгом соответствии с действующим окладом.