Как перенести данные из 1С:ЗУП 2.5 ПРОФ в 1С:ЗУП 3.1 Базовая и обойти ограничение на одну организацию?

Переход со старых версий программных продуктов фирмы «1С» на новые редакции — процесс всегда ответственный, требующий детального понимания механизмов платформы. Особенно часто вопросы возникают при реорганизации структуры компании, когда одно из юридических лиц выделяется в самостоятельный бизнес и для него приобретается более доступная базовая версия программы. В этой статье мы подробно разберем, как осуществить перенос данных из конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 2.5 ПРОФ в 1С:Зарплата и управление персоналом 8, редакция 3.1 Базовая.

Есть ли Помощник начального заполнения в базовой версии ЗУП 3.1?

Выясним в первую очередь, предусмотрен ли разработчиками нужный инструмент в базовой конфигурации-приемнике. Да, встроенный инструмент ПомощникНачальногоЗаполнения (помощник начальной настройки) в базовой версии 1С:ЗУП 3.1 присутствует и полностью активен. Технологически базовая и ПРОФ версии ЗУП 3.1 практически идентичны по своей структуре метаданных. При первом запуске чистой информационной базы программа автоматически предложит вам выполнить перенос данных из прежней программы, в списке которых будет доступен выбор редакции 2.5.

Главное препятствие: ограничение базовой версии

Проанализируем технические и лицензионные ограничения, с которыми мы неизбежно столкнемся при прямом переносе. Главное отличие базовой версии от версии ПРОФ состоит в том, что в базовой версии можно вести учет только по одной организации. Если в вашей исходной базе 1С:ЗУП 2.5 ПРОФ велся многофирменный учет (содержалось несколько юридических лиц), то при попытке стандартного переноса данных встроенный помощник попытается загрузить все организации. В этот момент базовая программа заблокирует запись второго юридического лица, и процесс переноса завершится критической ошибкой.

Рассмотрим подробнее три проверенных практических способа обхода этого ограничения.

Способ 1. Предварительная очистка базы-источника (Рекомендуемый метод)

Этот метод является наиболее надежным и простым в реализации, так как не требует изменения программного кода конфигурации.

1. Создание резервной копии базы-источника. Ни в коем случае не проводите манипуляции в живой рабочей базе. Сделайте копию вашей информационной базы 1С:ЗУП 2.5 ПРОФ.
2. Удаление лишних данных. В созданной базе-копии необходимо оставить только одну организацию, данные которой вы планируете перенести. С помощью встроенных обработок (например, группового изменения реквизитов) или ручной пометки на удаление подготовьте к удалению все документы, справочники сотрудников, начисления и кадровые приказы по остальным («лишним») организациям.
3. Окончательное удаление объектов. Перейдите в меню «Операции» — «Удаление помеченных объектов» и полностью очистите базу-копию от данных посторонних юридических лиц. Убедитесь, что в справочнике Организации осталась строго одна запись.
4. Запуск переноса. Запустите чистую базу 1С:ЗУП 3.1 Базовая, откройте ПомощникНачальногоЗаполнения и укажите путь к подготовленной копии базы 2.5. Программа без ошибок перенесет данные по единственной оставшейся организации.

Способ 2. Конвертация («Даунгрейд») базы из версии ПРОФ в Базовую

Разберем еще один изящный способ, который позволяет перенести данные без предварительного удаления объектов в старой базе.

1. Перенос в пустую базу ПРОФ. Выполните стандартный перенос данных из многофирменной 1С:ЗУП 2.5 ПРОФ в пустую временную базу 1С:ЗУП 3.1 ПРОФ (для этого можно использовать временную лицензию или демо-версию).
2. Очистка в ЗУП 3.1 ПРОФ. В полученной базе новой редакции удалите все лишние организации и связанные с ними документы, оставив только одну нужную.
3. Снятие с поддержки. Откройте базу в режиме «Конфигуратор». Перейдите в меню «Конфигурация» — «Поддержка» — «Настройка поддержки» и включите возможность изменения (снимите базу с поддержки).
4. Смена конфигурации на базовую. Выберите пункт меню «Конфигурация» — «Загрузить конфигурацию из файла» и выберите файл поставки базовой версии 1cv8.cf аналогичного релиза. Обновите конфигурацию базы данных (клавиша F7). Ваша база успешно преобразуется в базовую версию с сохранением всех накопленных данных по одной организации.

Способ 3. Модификация правил обмена (Для программистов)

Если вы обладаете навыками программирования на платформе «1С:Предприятие», мы можем доработать стандартную обработку выгрузки, которая идет в комплекте с базовой ЗУП 3.1. Для этого необходимо выгрузить правила обмена и добавить в них жесткий отбор по конкретной организации.

Посмотрим на пример кода, который можно внедрить в процедуру выгрузки для установки фильтра по организации:

// Пример модификации запроса выгрузки с установкой фильтра по организации
ПараметрОтбораОрганизация = Справочники.Организации.НайтиПоРеквизиту("ИНН", "7701020304");
Если ЗначениеЗаполнено(ПараметрОтбораОрганизация) Тогда
    Запрос.УстановитьПараметр("ОрганизацияОтбор", ПараметрОтбораОрганизация);
    // В текстах запросов выгрузки вставляем условие:
    // ГДЕ ТаблицаИсточника.Организация = &ОрганизацияОтбор
КонецЕсли;

Этот метод позволяет выгрузить только нужный массив данных напрямую из рабочей базы 2.5 ПРОФ без необходимости создания промежуточных копий баз данных.

Какую схему переноса выбрать: Рекомендованную или Полную?

В процессе работы ПомощникНачальногоЗаполнения предложит вам выбрать один из двух вариантов переноса данных. Выясним разницу между ними.

1. Рекомендованный перенос (перенос остатков). При этом варианте в новую программу переносятся только актуальные кадровые данные сотрудников на дату начала учета (действующий штат), остатки отпусков, а также расчетные данные для среднего заработка за последние три года (для корректного расчета больничных и отпусков). Данные за прошлые периоды переносятся в свернутом виде. Мы настоятельно рекомендуем использовать этот вариант, так как база получается «чистой», а старые ошибки учета НДФЛ и взаиморасчетов из версии 2.5 не переезжают в новую программу.

2. Полный перенос (с историей). Этот вариант переносит кадровые документы и детальные расчеты за все прошлые периоды. Использование этого способа часто приводит к тому, что в новую базу ЗУП 3.1 переезжают накопленные за годы ведения учета ошибки (особенно по учету НДФЛ и страховых взносов). На ручную сверку и исправление таких ошибок после переноса может уйти огромное количество времени.

Чек-лист подготовки к переносу данных

Прежде чем инициировать процесс переноса, убедитесь, что вы выполнили следующие шаги:

1. Закрытие периода в ЗУП 2.5. Полностью рассчитайте зарплату, начислите взносы, отразите выплаты и уплату НДФЛ за последний месяц учета в старой базе.
2. Обновление конфигураций. Обе конфигурации (и ЗУП 2.5, и ЗУП 3.1 Базовая) должны быть обновлены до самых последних выпущенных релизов. В актуальных релизах разработчики регулярно исправляют ошибки алгоритмов переноса данных.
3. Тестирование базы-источника. Перед выгрузкой обязательно выполните тестирование и исправление информационной базы ЗУП 2.5 в Конфигураторе, чтобы исключить логические ошибки в таблицах базы данных.