← На главную

При переводе сотрудников между филиалами одной организации бухгалтеры часто сталкиваются с техническими трудностями. Если филиалы ведут учет в разных информационных базах (например, один филиал работает в современной конфигурации 1С:ЗУП 3.1, а принимающий филиал все еще использует старую версию 1С:ЗУП 2.5), данные о доходах сотрудника за предшествующие 12 месяцев в новой базе отсутствуют.

В результате при первой же командировке или отправке сотрудника в отпуск программа рассчитывает средний заработок равным нулю. Бухгалтеру приходится каждый раз вручную заполнять расчетную базу в калькуляторе среднего заработка. Разберем, как решить эту проблему раз и навсегда с помощью стандартных инструментов платформы 1С и избежать ежемесячной рутины.

Юридический аспект: почему важно сохранить средний заработок?

Перед тем как переходить к технической реализации в программе, проанализируем правовую сторону вопроса. Это критически важно, так как от статуса перевода зависит методология учета:

1. Перевод внутри одного юридического лица (между филиалами или обособленными подразделениями): Согласно статье 72.1 ТК РФ, такой перевод оформляется как изменение условий трудового договора, но сам трудовой договор не прекращается. Это значит, что все накопленные права сотрудника (право на отпуск, средний заработок для больничных и командировок, предельная база по страховым взносам и НДФЛ) должны быть сохранены. Оформление такого перевода через «увольнение и прием» в рамках одного юрлица является нарушением прав сотрудника.
2. Перевод между разными юридическими лицами (например, внутри холдинга): В данном случае оформляется увольнение в порядке перевода к другому работодателю (статья 77 ТК РФ). Трудовой договор прекращается, сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, а на новом месте работы расчет среднего заработка и стажа для отпуска начинается с нуля. Единственное, что переносится в этом случае, — это справка о доходах для расчета больничных листов.

Если в вашем случае имеет место первый вариант (перевод внутри одного юрлица), то сохранение среднего заработка является обязанностью работодателя. Рассмотрим, как реализовать это в программе 1С:ЗУП 2.5.

Особенности архитектуры хранения данных для среднего заработка в ЗУП 2.5

Прежде чем вносить изменения, важно понять разницу в архитектуре систем. В конфигурации 1С:ЗУП 3.1 для расчета среднего заработка используются специализированные регистры накопления (такие как ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий). В старой версии 1С:ЗУП 2.5 таких регистров нет.

Программа 1С:ЗУП 2.5 собирает базу для среднего заработка «на лету» непосредственно из регистров расчета. Это означает, что для автоматического подхватывания сумм нам необходимо внести исторические записи о доходах и отработанном времени сотрудника в основные регистры расчета системы за последние 12 месяцев.

Для решения этой задачи используется специализированный технический документ — ПереносДанных.

Пошаговая инструкция по заполнению исторических данных в ЗУП 2.5

Рассмотрим подробный алгоритм действий, который позволит один раз внести данные за прошлые периоды, чтобы система в дальнейшем автоматически рассчитывала все командировки и отпуска.

Шаг 1. Создание документа «Перенос данных»

Перейдите в меню «Инструменты» или откройте общий список документов и найдите документ ПереносДанных. Создайте новый документ. В качестве периода документа укажите дату начала работы сотрудника в вашем филиале.

Шаг 2. Настройка состава регистров

В шапке документа нажмите кнопку «Настройка состава регистров». Нам понадобятся вкладки, отвечающие за начисления. Включите отображение и запись в следующие регистры расчета:

• ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций — здесь будут храниться оклады, тарифные ставки и другие начисления, зависящие от времени.
• Дополнительные начисления работников организаций — этот регистр используется для хранения премий, разовых выплат и подарков.

Шаг 3. Заполнение регистров расчета

Перейдите на вкладку нужного регистра расчета и добавьте строки за каждый из предшествующих 12 месяцев. Чтобы расчет среднего заработка работал корректно, критически важно правильно заполнить следующие реквизиты в каждой строке:

1. Сотрудник и Физлицо: Укажите переведенного сотрудника.
2. Период регистрации: Укажите месяц, к которому относится доход (например, «01.05.2023» для доходов за май).
3. Период действия (начало и конец): Строго ограничьте рамками календарного месяца (например, с 01.05.2023 по 31.05.2023).
4. Вид расчета: Выберите предопределенный вид расчета (например, «Оклад по дням»). Важно, чтобы у этого вида расчета в настройках было правильно указано вхождение в расчетную базу среднего заработка.
5. Результат: Укажите сумму начисленного дохода за этот месяц в филиале-источнике.
6. Отработано дней / Отработано часов: Укажите фактически отработанное время сотрудником на старом месте работы за этот месяц.
7. Отработано дней по пятидневке: Это ключевой показатель для корректного распределения премий в среднем заработке. Обязательно заполняйте это поле, иначе ЗУП 2.5 будет считать, что время отработано не полностью.

После заполнения табличных частей проведите документ. Теперь при создании документов НачислениеПоСреднемуЗаработку (для отпусков и командировок) программа сама обратится к этим регистрам и автоматически рассчитает средний заработок.

Как автоматизировать перенос данных из ЗУП 3.1 в ЗУП 2.5?

Если переводы сотрудников происходят регулярно, ручное заполнение документа ПереносДанных за 12 месяцев станет тяжелой нагрузкой для расчетчика. Проанализируем способы автоматизации этого процесса.

Поскольку отправляющий филиал работает в 1С:ЗУП 3.1, мы можем выгрузить необходимые данные и загрузить их в ЗУП 2.5 с помощью универсальных механизмов.

Вариант А. Использование обработки «Загрузка данных из табличного документа»

Это самый простой и быстрый способ, не требующий программирования и изменения конфигурации:

1. В базе ЗУП 3.1 сформируйте отчет по начислениям сотрудника за последние 12 месяцев с детализацией по месяцам, видам начислений и отработанному времени. Выгрузите этот отчет в формат Excel.
2. Приведите таблицу Excel к виду, соответствующему колонкам регистра расчета ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций в ЗУП 2.5.
3. В базе ЗУП 2.5 откройте стандартную обработку ЗагрузкаДанныхИзТабличногоДокумента.epf.
4. Выберите режим загрузки в регистр расчета, настройте соответствие колонок файла Excel и полей регистра, после чего выполните загрузку напрямую в созданный документ ПереносДанных.

Вариант Б. Написание правил обмена через «Конвертацию данных 2.1»

Если обмены происходят постоянно, имеет смысл привлечь программиста 1С для настройки правил конвертации. Проанализируем логику работы такого правила:

• Источником данных выступают регистры накопления ЗУП 3.1 ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий.
• Приемником данных в ЗУП 2.5 выступает документ ПереносДанных с записями в регистры расчета ОсновныеНачисленияРаботниковОрганизаций.
• Правила транслируют измерения времени и суммы из структуры ЗУП 3.1 в структуру ЗУП 2.5, заполняя все ключевые реквизиты (включая показатели пятидневки).

Что еще нужно учесть при переводе?

Помимо расчета среднего заработка, при переносе сотрудника внутри одного юридического лица перед бухгалтером встает еще ряд задач, которые также можно решить через документ ПереносДанных:

1. Предельная база по страховым взносам: Чтобы у нового филиала не начался избыточный расчет взносов «с нуля», необходимо перенести накопленные с начала года доходы для целей учета по страховым взносам. Данные вносятся в регистр накопления УчетДоходовДляИсчисленияСтраховыхВзносов.
2. Вычеты и доходы по НДФЛ: Для корректного предоставления стандартных налоговых вычетов на детей (ограничение в 350 000 рублей) необходимо зафиксировать доходы сотрудника с начала года. В ЗУП 2.5 это можно сделать в справочнике «Сотрудники» или через ввод данных о доходах с предыдущего места работы, либо перенести данные в регистр накопления НДФЛСведенияОДоходах.
3. Остатки отпусков: Чтобы сотрудник не потерял право на накопленные дни отпуска, перенесите его кадровую историю и фактические остатки отпусков с помощью регистров ФактическиеОтпускаОрганизаций.

Таким образом, использование документа ПереносДанных позволяет полностью воссоздать картину работы сотрудника в вашей организации, независимо от того, в какой базе он числился ранее. Это исключает необходимость ручного вмешательства в расчетные документы и гарантирует прохождение любых аудиторских и налоговых проверок.