← На главную

Анализ архитектуры: где формируется первичная документация

При наличии двух баз в инфраструктуре — управленческой (1С:Комплексная автоматизация 2) и регламентированной (1С:Бухгалтерия предприятия 3.0) — возникает архитектурный вопрос: в какой из конфигураций целесообразнее настраивать модуль электронного документооборота (ЭДО).

Рассмотрим основной принцип распределения функций между системами. Менеджеры и сотрудники отдела продаж работают непосредственно в управленческой базе (1С:Комплексная автоматизация), выставляя счета, акты и товарные накладные. Выполнение операций ЭДО в другой системе создало бы значительные неудобства: сотрудникам пришлось бы оформлять документы в одной программе, а отправлять и подписывать их через ЭДО — в другой.

Проанализируем основные аргументы в пользу внедрения ЭДО в управленческой базе:

1. Источник данных: Первичный документ создается оператором или менеджером в управленческой базе, поэтому логично отправлять его контрагенту сразу из точки создания.
2. Удобство пользователей: Сотрудники работают в едином интерфейсе без необходимости переключаться в бухгалтерскую базу.
3. Контроль статусов отправки: Менеджер сразу видит, подписан ли документ контрагентом, не запрашивая информацию у бухгалтерской службы.

Передача статусов ЭДО и документов при синхронизации

Разберем детально, что происходит при передаче данных между 1С:Комплексная автоматизация и 1С:Бухгалтерия предприятия. Важно понимать разницу между проведением документа в учете и миграцией его электронных статусов.

По умолчанию стандартный механизм синхронизации данных (через формат EnterpriseData) передает сами учетные документы (товарная накладная, счет-фактура, акт), на основании которых в бухгалтерской базе формируются соответствующие проводки для налогового и бухгалтерского учета. Однако статус электронного документооборота и файлы электронных цифровых подписей (.p7s) при базовой настройке синхронизации автоматически не переносятся.

Посмотрим на особенности взаимодействия в зависимости от выбранного провайдера ЭДО:

1. Встроенный сервис 1С-ЭДО: Начиная с формата обмена EnterpriseData версии 1.7, реализована возможность передачи состояний электронных документов между конфигурациями 1С. Тем не менее, передаются только значения состояний, но не сами файлы электронных подписей и исходные XML-контейнеры.
2. Сторонние операторы (СБИС, Контур.Диадок): При использовании внешних обработок или расширений сторонних провайдеров интеграционный модуль работает только с той базой, в которой он запущен. Для отображения статусов в обеих системах потребуется специализированная доработка через API провайдера или веб-сервисы.

Взаимодействие с налоговыми органами (ФНС) и представление документов

Выясним, как передавать документы по запросам ФНС, если ЭДО внедрен в управленческой базе, а сдача отчетности (включая НДС) производится из 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0.

Для налогового учета и формирования декларации по НДС не имеет значения, каким образом документ поступил в компанию — на бумажном носителе или в электронном виде. В бухгалтерской базе создается стандартный учетный документ с входящим номером и датой, который в дальнейшем попадает в книгу покупок или книгу продаж.

При получении требования от ФНС о предоставлении документов в электронном виде юридическую силу имеют исключительно XML-файлы первичных документов и файлы электронных подписей к ним. В такой ситуации выгрузку архива документов для ИФНС можно выполнять несколькими способами:

1. Выгружать контейнеры документов с электронными подписями непосредственно из управленческой базы 1С:Комплексная автоматизация.
2. Скачивать необходимый пакет документов напрямую из личного кабинета (веб-интерфейса) оператора ЭДО (СБИС или Контур.Диадок) и прикреплять их к ответу на требование.

Альтернативные архитектурные решения

Рассмотрим дополнительные варианты организации ЭДО при наличии сложных или сильно доработанных баз данных:

1. Выделенная конфигурация «1С:Клиент ЭДО»: Создание отдельной централизованной базы для обмена электронными документами. Обе конфигурации (управленческая и бухгалтерская) связываются с базой ЭДО, где хранятся машиночитаемые доверенности (МЧД), ключи и подписи. Это избавляет от необходимости дорабатывать устаревшую или сильно переписанную управленческую базу.
2. Использование внешних модулей операторов: Если управленческая база долгое время не обновлялась и содержит изменения, вместо интеграции подсистемы БСП в код конфигурации можно использовать внешние обработки, которые функционируют изолированно и не затрагивают основной код системы.