При формировании отчетности в программе 1С:Бухгалтерия предприятия нередко возникает ситуация: обороты за период сходятся копейка в копейку, свернутое сальдо (разница между дебетом и кредитом) совпадает, но развернутые начальные остатки по дебету и кредиту в общей оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) существенно превышают показатели в ОСВ по счету. Выясним причину такого поведения системы и разберем по шагам, как привести отчеты к единому виду.
Для понимания сути проблемы рассмотрим, как база данных 1С оперирует остатками. В регистре бухгалтерии Хозрасчетный развернутое сальдо по активно-пассивному счету физически не хранится как готовое итоговое число. При обращении к виртуальной таблице РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный.ОстаткиИОбороты поля СуммаНачальныйОстатокДт и СуммаНачальныйОстатокКт вычисляются системой динамически («на лету») в зависимости от заданного уровня группировки.
Система рассчитывает сальдо по следующему алгоритму: на самом нижнем выбранном уровне детализации берутся остатки, после чего положительные суммы относятся в дебет, а отрицательные — в кредит. Чем более детальный уровень аналитики задан в отчете, тем меньше взаимных зачетов (схлопываний) происходит внутри строк и тем больше получается итоговая сумма развернутого сальдо.
Проанализируем ситуацию на конкретном примере. Предположим, по контрагенту ООО «Партнер» числится два остатка:
76.05 в размере 100 000 рублей.76.06 в размере 100 000 рублей.Если мы формируем ОСВ по счету 76 с группировкой только по субконто Контрагенты, система берет общие итоги по контрагенту по всему счету в целом. Взаимные 100 000 рублей дебета и кредита сворачиваются, и отчет показывает итоговое сальдо 0 рублей.
В то же время в общей ОСВ на закладке «Развернутое сальдо» для счета 76 обычно по умолчанию активен флаг «По субсчетам». В этом случае система вычисляет остатки раздельно по каждому субсчету: субсчет 76.05 формирует дебет 100 000 рублей, а субсчет 76.06 — кредит 100 000 рублей. В итоге общая ОСВ покажет развернутое сальдо по 100 000 рублей в дебете и в кредите, что сделает итоговую сумму отчета значительно больше.
Прежде чем менять настройки или искать ошибки в регистрах, убедимся, что свернутое сальдо действительно сходится. Проверим простую формулу для обоих отчетов на начало периода:
Свернутое сальдо = Начальный остаток Дт - Начальный остаток Кт
Если полученная математическая разница в общей ОСВ точно равна разнице в ОСВ по счету 76, значит, регистры учета не повреждены, итоги рассчитаны верно, а расхождение вызвано исключительно разной глубиной детализации группировок.
Чтобы показатели в обоих отчетах стали одинаковыми, необходимо привести правила разворота сальдо к единому набору полей. Разберем два варианта настройки.
Вариант А: детализация ОСВ по счету до уровня общей ОСВ
Договоры и Документы расчетов с контрагентом в список группировок.Вариант Б: приведение общей ОСВ к уровню группировки ОСВ по счету
76 и снимем флаг в колонке «По субсчетам».Контрагенты, сняв детализацию по подчиненным аналитикам (договорам, документам).Разберем еще один нюанс счета 76: он является составным, и состав субконто на его субсчетах различается. Например:
76.05, 76.06, 76.09 первым субконто выступает справочник Контрагенты.76.10, 76.41, 76.49 аналитика может вестись по справочникам Работники организаций или Физические лица.Если в ОСВ по счету задать группировку по субконто Контрагенты, все обороты и остатки субсчетов, где такое субконто отсутствует, попадут в пустую строку с обозначением <...>. Это может дополнительно искажать визуальное восприятие развернутых остатков, поэтому анализ расчетов с контрагентами всегда рекомендуется выполнять с обязательным включением группировки по субсчетам.
Если развернутое сальдо завышено из-за того, что по одному контрагенту накопились встречные «хвосты» по разным субсчетам или договорам, выполним корректировку данных:
Контрагенты с отбором по счету 76, включив детализацию по субсчетам и договорам. Отчет наглядно выделит позиции с одновременным наличием дебетового и кредитового остатка.Зачет задолженности или Перенос задолженности.