Перевод налогового учета (НУ) основных средств (ОС) из громоздких таблиц Excel в специализированную программу — это важный шаг на пути к автоматизации бизнеса. Однако на практике этот процесс часто сопровождается трудностями. Бухгалтеры нередко сталкиваются с ситуацией, когда в первом же отчетном периоде после переноса остатков расчеты амортизации и временных разниц (ВР) в 1С:Бухгалтерии 8.3 КОРП начинают расходиться с привычными данными из Excel.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно действовать в такой ситуации, проанализируем скрытые причины расхождения расчетов, выработаем оптимальную стратегию исправления ошибок и рассмотрим инструменты, которые предоставляет нам платформа 1С для выравнивания учета.
Когда в первом квартале обнаруживаются расхождения между ручным расчетом в Excel и автоматическим в 1С, перед бухгалтером встает дилемма: довериться программе «вслепую» или детально перепроверять каждую карточку ОС? Рассмотрим обе тактики.
Тактика 1. Принять расчеты 1С за истину «одним махом». На первый взгляд, это самый простой путь. Мы предполагаем, что если входящие остатки занесены верно, то формулы 1С априори правильнее формул в Excel. Однако этот подход таит в себе огромные риски. Если при вводе остатков были допущены системные ошибки в заполнении нефинансовых параметров (например, параметров амортизации в регистрах сведений), программа продолжит рассчитывать амортизацию неверно из месяца в месяц вплоть до окончания срока полезного использования (СПИ) объекта.
Тактика 2. Кропотливый ручной разбор каждого объекта. Этот метод надежен, но требует колоссальных временных затрат, особенно если на балансе предприятия числятся сотни или тысячи объектов ОС.
Оптимальная стратегия: Как показывает практика практикующих специалистов, оптимальным решением является анализ частных случаев с последующей экстраполяцией. Ошибки при переносе данных редко бывают уникальными для каждого объекта. Как правило, существует одна или две системные причины, которые вызывают расхождения по всей группе схожих ОС. Достаточно детально разобраться с парой «проблемных» объектов, чтобы понять общую закономерность, исправить ее и автоматически выровнять учет по остальным позициям.
Давайте проанализируем, почему математика Excel может не совпадать с алгоритмами 1С, даже если на первый взгляд остатки на счетах 01 и 02 перенесены без копеечных погрешностей.
Если ваша организация применяет ПБУ 18/02 (особенно балансовым методом), то при вводе начальных остатков по счетам учета ОС программа требует жесткого соблюдения базового равенства:
БУ = НУ + ПР + ВР
В Excel бухгалтеры часто ведут учет временных разниц упрощенно или справочно, допуская пересортицу по знакам «плюс» и «минус». При первой же регламентной операции «Закрытие месяца» в 1С программа пересчитает отложенные налоговые активы (ОНА, счет 09) и обязательства (ОНО, счет 77). Если остатки по ВР на счетах учета ОС не соответствуют остаткам на счетах 09 и 77, программа сделает некорректные корректирующие проводки, исказив финансовый результат текущего периода.
Рассмотрим подробный алгоритм действий для выявления и устранения ошибок в расчетах.
Для поиска причин расхождений не стоит ограничиваться стандартной оборотно-сальдовой ведомостью. Нам понадобятся специализированные инструменты:
Иногда проводки по счетам 01 и 02 сформированы верно, но регистры сведений заполнены некорректно. Для проверки технического состояния данных можно использовать простой запрос к базе данных или посмотреть движения документа ввода остатков.
Рассмотрим пример программного анализа параметров амортизации в налоговом учете, который может использовать специалист для быстрой диагностики базы данных:
Запрос = Новый Запрос;
Запрос.Текст =
"ВЫБРАТЬ
| ПараметрыАмортизации.ОсновноеСредство КАК ОсновноеСредство,
| ПараметрыАмортизации.СрокПолезногоИспользования КАК СПИ,
| ПараметрыАмортизации.СтоимостьДляВычисленияАмортизации КАК Стоимость,
| ПараметрыАмортизации.СрокПолезногоИспользованияДляВычисленияАмортизации КАК СПИДляВычисления
|ИЗ
| РегистрСведений.ПараметрыАмортизацииОСНалоговыйУчет.СрезПоследних КАК ПараметрыАмортизации";
РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
Проанализировав выгрузку этого регистра, вы сразу увидите, у каких объектов параметры заполнены некорректно.
Если ошибка обнаружена на этапе ввода остатков и этот период еще не закрыт для редактирования, наиболее правильным решением будет исправление непосредственно документа «Ввод начальных остатков». Это позволит избежать лишних корректирующих документов.
Если же период уже закрыт и отчетность сдана, вносить изменения «задним числом» нельзя. В этом случае необходимо использовать штатные документы конфигурации для изменения параметров начисления амортизации в текущем периоде. Забудьте про ручные операции (документ Операция, введенная вручную) — они не делают записей в нужные регистры сведений, и программа продолжит считать амортизацию по старым алгоритмам.
Используйте следующие специализированные документы из раздела «ОС и НМА» — «Параметры амортизации ОС»:
ИзменениеПараметровНачисленияАмортизацииОС — применяется, если нужно скорректировать СПИ, стоимость для вычисления амортизации или способ ее начисления.ИзменениеСостоянияОС — используется для приостановки или возобновления начисления амортизации (например, при консервации).ИзменениеСпециальногоКоэффициентаОС — применяется при необходимости изменения понижающих или повышающих коэффициентов.ИзменениеСпособовОтраженияРасходовПоАмортизацииОС — если изменились счета затрат или аналитика (номенклатурные группы, статьи затрат) для отнесения сумм износа.В процессе сверки расчетов у бухгалтеров часто возникает вопрос: можно ли использовать понижающий коэффициент к норме амортизации в НУ по своему усмотрению для сближения расчетов с Excel?
В соответствии со статьей 259.3 Налогового кодекса РФ, налогоплательщики действительно имеют право применять понижающие коэффициенты. Однако здесь есть жесткое законодательное ограничение: принять решение о применении понижающих коэффициентов или отказаться от них можно только с начала нового налогового периода (календарного года). Изменять данные коэффициенты в середине года (например, в марте при обнаружении расхождений) неправомерно.
Подводя итог, отметим, что переход на автоматический налоговый учет ОС в 1С:Бухгалтерии 8.3 КОРП — процесс кропотливый, но вполне решаемый. Главное — не пытаться подогнать формулы программы под исторически сложившиеся погрешности Excel, а найти системную ошибку ввода остатков и один раз грамотно настроить параметры амортизации.