← На главную

При оформлении сотрудников на неполную ставку (например, на полставки — 0.5) у бухгалтеров и кадровиков часто возникает вопрос: какой размер оклада указывать в документах приема на работу или кадрового перевода? Нужно ли указывать полную ставку из штатного расписания или сразу прописать половину суммы? Как программа рассчитывает итоговую заработную плату, если оклад установлен в днях или в часах?

В этой статье мы подробно разберем механизм работы с неполным рабочим временем в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (и 1С:ЗКГУ 3.1), проанализируем формулы расчета и научимся правильно настраивать графики работы, чтобы избежать досадных ошибок и двойного занижения зарплаты.

Какую сумму оклада указывать в кадровых документах?

Давайте сразу определим главное правило работы в 1С:ЗУП 3.1: в кадровых документах (Прием на работу, Кадровый перевод) всегда указывается ПОЛНЫЙ оклад, соответствующий 1.0 ставке по штатному расписанию.

Указывать половину оклада в поле начислений вручную категорически нельзя. Программа самостоятельно скорректирует итоговое начисление на основании указанного количества ставок и графика работы сотрудника. Если вы введете «половинчатый» оклад вручную, а программа применит к нему еще и коэффициент ставки (или сокращенное время), произойдет двойное уменьшение, и сотрудник получит лишь четверть от положенной ему суммы.

Для корректного отражения полставки мы должны выполнить три последовательных шага в программе.

Шаг 1. Включение возможности работы на неполную ставку

Прежде всего выясним, включена ли соответствующая настройка в нашей информационной базе. Без нее программа просто не позволит выбрать дробное количество ставок в документах.

Перейдем по шагам:

1. Откроем раздел меню Настройки.
2. Перейдем в пункт Кадровый учет.
3. Найдем и установим флаг Используется работа по неполной ставке.

После активации этой опции в документах приема и перевода появится возможность указывать количество ставок в виде десятичной дроби (например, 0.5) или простой дроби (1/2).

Шаг 2. Создание и правильная настройка графика неполного рабочего времени

Это самый важный этап настройки, от которого зависит точность всех последующих расчетов. Рассмотрим подробнее, как должен быть настроен график работы сотрудника на полставки (например, «Пятидневка 20 часов»).

1. Перейдем в раздел Настройки — Графики работы сотрудников и создадим новый график.
2. Нажмем на ссылку Изменить свойства графика.
3. В открывшемся окне установим флаг Неполное рабочее время.
4. Выберем вид неполного времени: Неполный рабочий день или Неполная рабочая неделя (в зависимости от условий трудового договора).
5. КРИТИЧЕСКИ ВАЖНО: Установим флаг Считать норму по другому графику и в выпадающем списке выберем график полной нормы (например, обычную «Пятидневку 40 часов»).
6. В расписании работы укажем половину стандартного времени (например, по 4 часа с понедельника по пятницу вместо 8 часов).

Проанализируем ситуацию: зачем нужна галочка «Считать норму по другому графику»? Если мы её не установим, программа примет за норму времени собственные 20 часов сотрудника в неделю. В итоге при расчете по часовой тарифной ставке программа разделит фактически отработанные 20 часов на норму в 20 часов, получит коэффициент 1.0 и начислит сотруднику полный оклад, как за целую ставку! Привязка к полному графику гарантирует, что нормой будут считаться полные 40 часов, и расчет будет верным.

Шаг 3. Анализ формул расчета: по дням или по часам?

То, как программа будет рассчитывать зарплату, напрямую зависит от выбранного вида начисления. Давайте проверим формулы, которые использует 1С:ЗУП 3.1 для расчета оклада. Для этого перейдем в раздел Настройки — Начисления и найдем нужные виды расчетов.

Рассмотрим две основные формулы:

1. Оплата по окладу (по дням)

Если для сотрудника используется стандартный оклад по дням, формула расчета выглядит следующим образом:

Оклад * ДоляНеполногоРабочегоВремени * ВремяВДнях / НормаДней

В этой формуле присутствует показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени. Он определяется автоматически на основании кадровых данных (количества ставок в документе).

Пример расчета: Сотруднику назначен оклад 40 000 рублей, он принят на 0.5 ставки. За месяц он отработал все свои дни по графику (например, 21 день из 21 дня нормы). Расчет будет выглядеть так:

40 000 * 0.5 * 21 / 21 = 20 000 рублей.

2. Оплата по окладу (по часам)

Если сотруднику назначен оклад по часам, формула принципиально меняется:

Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов

Обратите внимание: в формуле расчета по часам отсутствует показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени! Почему так сделано?

Выясним причину. Если бы здесь присутствовала доля времени, то оклад сначала уменьшился бы вдвое из-за показателя ставки, а затем еще раз уменьшился бы вдвое, так как отработанные часы (80 часов) делились бы на полную норму (160 часов).

Благодаря тому, что в свойствах графика мы указали «Считать норму по другому графику», показатель НормаЧасов берется из полного графика (160 часов), а показатель ВремяВЧасах берется из фактически отработанного времени по графику сотрудника (80 часов).

Пример расчета: При тех же вводных (оклад 40 000 рублей, 0.5 ставки, отработано 80 часов из 160 часов нормы):

40 000 * 80 / 160 = 20 000 рублей.

Как видим, результат получается абсолютно одинаковым и корректным в обоих случаях, но только при условии правильной настройки графиков и использования верных формул.

Как проверить, какая формула используется у конкретного сотрудника?

Вы всегда можете оперативно проверить, какая именно формула назначена сотруднику, не заходя в общие настройки программы. Разберем, как это сделать:

1. Откройте кадровый документ сотрудника (Прием на работу или Кадровый перевод).
2. Перейдите на вкладку Оплата труда.
3. В списке начислений найдите назначенное начисление (например, «Оплата по окладу» или «Оплата по окладу (по часам)»).
4. Нажмите на название начисления дважды или используйте клавишу «F2», чтобы открыть его свойства («провалиться» в карточку начисления).
5. В открывшейся карточке на вкладке Основное вы увидите точную математическую формулу, по которой программа будет производить расчет.

Влияние настроек на расчет стоимости часа (сверхурочные и праздничные)

Правильная привязка неполного графика к полному графику нормы критически важна не только для ежемесячного оклада, но и для расчета стоимости часа. Стоимость часа используется для оплаты сверхурочных часов, работы в выходные и праздничные дни.

Если график неполного времени настроен неверно (без указания графика нормы), программа рассчитает стоимость часа сотрудника исходя из его урезанной нормы времени. В результате час работы сотрудника на полставки может стать в 2 раза дороже, чем час работы сотрудника на полной ставке с аналогичным окладом. Это приведет к грубым ошибкам в учете и переплатам при расчете компенсаций. Использование механизма «Считать норму по другому графику» полностью решает эту проблему, обеспечивая единую справедливую стоимость часа для всех сотрудников.