Как настроить расчет оклада по дням при переходе на неполную рабочую неделю в середине месяца в 1С:ЗУП 3.1?

При переводе сотрудников на режим неполного рабочего времени (например, на четырехдневную рабочую неделю) пользователи программы 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 часто сталкиваются со стандартным поведением системы, которое не всегда устраивает бухгалтеров и руководство. Проблема обостряется, если кадровый перевод оформляется не с первого числа, а в середине месяца.

В этой статье мы подробно разберем, почему программа рассчитывает показатели именно так, как упростить предложенные на форумах формулы, настроить корректный расчет и ФОТ в кадровых документах, а также какие важные юридические нюансы необходимо учесть при изменении алгоритмов расчета.

В чем суть проблемы: логика программы vs требования пользователя

Рассмотрим конкретную практическую ситуацию. Сотрудник компании имеет оклад 100 000 рублей. До 15 апреля он работал по стандартному графику пятидневки (норма за месяц — 22 рабочих дня, фактически отработано 11 дней). С 16 апреля сотрудника переводят на график неполной рабочей недели (4 дня в неделю, пн–чт по 8 часов, норма по этому графику — 18 дней, фактически отработано 9 дней).

При создании документа Кадровый перевод и назначении нового графика программа автоматически рассчитывает плановый ФОТ сотрудника. По умолчанию этот расчет производится пропорционально рабочим часам в неделю (32 часа вместо 40 часов):

100 000 * (32 часа / 40 часов) = 80 000 рублей

Соответственно, при расчете заработной платы за вторую половину месяца программа начисляет сотруднику сумму исходя из этого ФОТ:

80 000 / 18 дней нормы * 9 дней факта = 40 000 рублей

Общая зарплата за апрель составит: 50 000 рублей (за первую половину) + 40 000 рублей (за вторую половину) = 90 000 рублей.

Однако работодатель и сотрудник хотят, чтобы расчет велся строго по дням, поскольку статья 93 ТК РФ не запрещает подневный расчет. В этом случае оплата за вторую половину апреля должна рассчитываться по следующей пропорции:

100 000 / 22 (норма дней по пятидневке) * 18 (норма дней по четырехдневке) = 81 818,18 рублей (это желаемый ФОТ сотрудника на новом графике).

Заработная плата за вторую половину месяца (9 фактически отработанных дней из 18 по графику) в таком случае должна составить:

81 818,18 / 18 * 9 = 40 909,09 рублей

В типовом функционале программы 1С:ЗУП 3.1 реализовать такое поведение без изменения формул начислений невозможно, так как показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени жестко зашит в программном коде и рассчитывается исключительно через соотношение длительности рабочих недель в часах.

Ниже мы разберем несколько вариантов решения этой задачи.

Вариант 1. Использование ручных показателей и документа «Данные для расчета зарплаты»

Этот способ был разработан пользователями как временное решение. Его суть заключается в принудительном переопределении долей через пользовательские показатели.

Для реализации этого метода выполним следующие шаги:

1. Создадим два новых числовых показателя расчета зарплаты: КоличествоРабочихДнейВМесяцеНорма и КоличествоРабочихДнейВМесяцеПоГрафику. Настроим их так, чтобы они вводились ежемесячно для организации или конкретных сотрудников.
2. В начале расчетного периода (в нашем примере — апреля) введем документ Данные для расчета зарплаты, где укажем значения показателей: норма по пятидневке — 22 дня, норма по графику неполного времени — 18 дней.
3. Создадим новое начисление (копированием предопределенного «Оплата по окладу») и заменим в нем формулу на следующую:

Оклад * КоличествоРабочихДнейВМесяцеПоГрафику / КоличествоРабочихДнейВМесяцеНорма * ВремяВДнях / НормаДней

При использовании этого начисления программа выдаст абсолютно верные суммы к выплате, однако у этого способа есть огромный минус — высокая трудоемкость. Расчетчику придется ежемесячно вручную контролировать и заполнять показатели по каждому сотруднику, перешедшему на неполное время.

Вариант 2. Настройка автоматического начисления (Рекомендуемое решение)

Проанализируем формулу, предложенную в ходе обсуждения на форуме:

(НормаДней / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени * Оклад) / НормаДней * ВремяВДнях

Если мы применим правила математики и упростим это выражение, то увидим, что показатель НормаДней в числителе и знаменателе взаимно сокращается. В результате мы получаем изящную, простую и полностью автоматическую формулу:

Оклад * ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени

Давайте разберем по шагам, как настроить систему для работы по этой формуле.

Шаг 1. Настройка графика работы сотрудника

Для того чтобы в расчетах правильно определялся показатель НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени, необходимо корректно настроить график неполного рабочего времени сотрудника:

1. Перейдем в справочник Графики работы сотрудников и откроем настройки созданного четырехдневного графика.
2. Установим флаг Неполное рабочее время.
3. Выберем вид неполного времени — Неполная рабочая неделя.
4. Обязательно установим флаг Считать норму по другому графику и выберем в качестве этого графика стандартную «Пятидневку 40 часов» (или тот график полной нормы, от которого рассчитывается доля времени).

Шаг 2. Создание нового начисления

Теперь создадим начисление, которое заменит стандартный оклад:

1. Перейдем в меню Настройка — Начисления и создадим новое начисление (или скопируем существующий «Оплата по окладу»).
2. На вкладке Основное укажем, что начисление выполняется Ежемесячно.
3. В поле «Результат рассчитывается» перейдем по ссылке «Редактировать формулу» и вставим нашу упрощенную формулу:

Оклад * ВремяВДнях / НормаДнейПоГрафикуПолногоРабочегоВремени

4. На вкладке Учет времени проверим, чтобы вид времени соответствовал значению Рабочее время (или «Явка»), а само начисление подменяло собой стандартный оклад.

Шаг 3. Оформление кадрового перевода

При оформлении документа Кадровый перевод с 16.04.2020 укажем новый график работы (четырехдневка) и назначим сотруднику вновь созданное начисление вместо старого оклада.

При такой настройке плановый ФОТ сотрудника в кадровых документах будет рассчитываться динамически, исходя из дней в месяце перевода. В нашем примере плановый ФОТ автоматически примет желаемое значение:

100 000 * 18 дней / 22 дня = 81 818,18 рублей

Расчет за обе половины месяца в документе Начисление зарплаты и взносов пройдет полностью автоматически, без необходимости ручного ввода каких-либо дополнительных показателей.

Важный методический и юридический нюанс расчета «по дням»

Прежде чем внедрять описанное выше решение, каждому бухгалтеру и руководителю необходимо осознать разницу в подходах к оплате неполного времени:

• Стандартный подход программы (по часам): Показатель ДоляНеполногоРабочегоВремени фиксирован для любого месяца (например, 32 ч. / 40 ч. = 0,8). Это означает, что сотрудник, отработав полностью все дни по своему графику четырехдневки в любом месяце года, всегда гарантированно получит ровно 80% от своего оклада (в нашем случае — 80 000 руб.). Это обеспечивает стабильность заработка сотрудника.
• Подневный подход (предложенное решение): Если вы перейдете на расчет через норму дней полного графика, заработная плата сотрудника за полностью отработанный месяц начнет колебаться от месяца к месяцу в зависимости от календаря.

Рассмотрим наглядный пример:

В апреле 2020 года по пятидневке было 22 рабочих дня, а у нашего сотрудника по графику — 18 дней. Отработав месяц целиком, он получит:

100 000 * 18 / 22 = 81 818,18 рублей (81,8% оклада)

А теперь посмотрим на другой гипотетический месяц, где по пятидневке будет 21 рабочий день, а у нашего сотрудника по четырехдневке выпадет всего 16 рабочих дней. Отработав этот месяц полностью, сотрудник получит:

100 000 * 16 / 21 = 76 190,48 рублей (76,1% оклада)

При таком подходе сотрудник за полностью отработанные месяцы без пропусков будет получать разные суммы. Подобные колебания заработной платы при неизменной норме графика могут вызвать серьезные вопросы у трудовой инспекции (ГИТ) и самих работников. Поэтому, если вы принимаете решение рассчитывать оплату «по дням», данный порядок начислений в обязательном порядке должен быть зафиксирован в трудовом договоре (или дополнительном соглашении) и локальных нормативных актах (ЛНА) организации.