В практике бухгалтерского учета часто встречается ситуация, когда поставки осуществляются различными филиалами (обособленными подразделениями) одного контрагента, каждый из которых имеет свой уникальный КПП. При этом оплата, согласно условиям договора, производится в адрес головной организации. В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 это часто приводит к возникновению «раздутого» сальдо: долг висит на одном контрагенте (филиале), а оплата — на другом (головной организации). Традиционный способ решения через документ Корректировка долга является трудозатратным и неудобным при больших объемах документооборота.
Разберем подробно, как настроить систему таким образом, чтобы взаиморасчеты закрывались автоматически, а реквизиты КПП в книге покупок и счетах-фактурах отображались корректно.
Это наиболее правильный и современный способ автоматизации учета в 1С:Бухгалтерия 3.0. Проанализируем, как связать филиалы с головной организацией в информационной базе.
Для начала создадим или откроем карточку контрагента, который является филиалом. Выполним следующие действия:
Контрагенты создадим новую запись для обособленного подразделения.КПП.Проанализируем ситуацию: теперь программа «знает», что это разные карточки, но юридическое лицо у них одно (один ИНН). Это позволяет нам использовать единый договор для всех подразделений.
Одной из ключевых причин необходимости ручного взаимозачета является использование разных договоров в документах поступления и оплаты. Выясним, как этого избежать.
При оформлении документа Поступление (акт, накладная, УПД) от филиала, мы указываем в поле Контрагент именно обособленное подразделение. Однако в поле Договор программа позволит нам выбрать договор, «владельцем» которого является головная организация (при условии, что установлена связь, описанная в первом методе).
Рассмотрим преимущества такого подхода:
60.01 и 60.02) ведутся в разрезе договора. Поскольку договор общий, оплата головной организации автоматически «увидит» задолженность перед филиалом.Корректировка долга больше не требуется.Если филиалов очень много и вы не хотите заводить на каждый из них отдельную карточку контрагента, рассмотрим альтернативный вариант через использование реквизитов отгрузки.
В документе поступления перейдем на вкладку Дополнительно. Здесь расположены поля Грузоотправитель и Грузополучатель.
Посмотрим на результат: в печатных формах и в электронных документах (УПД) в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» будет указан филиал, а в расчетах будет фигурировать только основная организация. Важно помнить, что согласно Постановлению №1137, в счете-фактуре в строке 2б должны быть указаны ИНН головы и КПП филиала. При использовании этого метода необходимо проверить заполнение КПП в счете-фактуре.
Проанализируем требования законодательства (п. 5 ст. 169 НК РФ). КПП не является строго обязательным реквизитом, ошибка в котором ведет к отказу в вычете НДС, если можно идентифицировать продавца по ИНН. Тем не менее, для корректного сопоставления данных в налоговой инспекции (контрольные соотношения), КПП должен соответствовать данным поставщика.
В документе Счет-фактура полученный в 1С есть возможность ручной корректировки КПП. Если вы не используете первый метод (связку «голова-филиал»), вы можете просто выбрать нужный КПП из истории или справочника прямо в форме счета-фактуры. Однако этот метод является «полуавтоматическим» и требует внимания бухгалтера при каждом вводе документа.
Для достижения максимальной автоматизации рекомендуем придерживаться следующего алгоритма действий:
1С:Бухгалтерия 3.0 для таких случаев.Оборотно-сальдовая ведомость по счету 60 или Анализ субконто, устанавливая группировку по контрагентам. При правильной настройке вы увидите общую картину расчетов по всей корпоративной структуре поставщика.Выясним, что делать, если документы уже введены неправильно. В таком случае вместо ручного создания Корректировки долга можно воспользоваться обработкой Групповое изменение реквизитов, чтобы привести все документы поступления к единому договору головной организации. После этого необходимо будет перепровести документы для корректного зачета авансов.
Таким образом, использование типового механизма связки «Головная организация — Обособленное подразделение» полностью снимает проблему ручных взаимозачетов и обеспечивает корректное заполнение отчетности по НДС.