При параллельной работе в 1С:Бухгалтерия предприятия 3.0 и 1С:Управление торговлей 10.3 пользователи часто сталкиваются с методологическими различиями в оформлении кассовых и банковских операций. Одной из типичных проблем является взнос наличных на расчетный счет, особенно в ситуации, когда это классифицируется как финансовая помощь от учредителя. Если в БП 3.0 документ может не требовать явного указания контрагента в поле Плательщик, то архитектура УТ 10.3 более жестко завязана на аналитический учет денежных средств по субъектам. Разберем подробно, как корректно отразить эту операцию, чтобы остатки сошлись и в кассе, и на расчетном счету.
Проанализируем механику работы программы. В УТ 10.3 любое движение денежных средств должно быть привязано к определенной аналитике в регистрах накопления (таких как Денежные средства и Движения денежных средств). Поле Контрагент в банковских документах часто является обязательным для заполнения, так как программа «хочет знать», кто именно инициировал движение денег. В случае взноса наличных через кассу банка учредителем, фактически плательщиком выступает физическое лицо, которое не всегда заведено в базу как полноценный торговый партнер.
Рассмотрим два основных сценария, которые могут встретиться на практике, и определим порядок действий для каждого из них.
Если учредитель внес деньги напрямую в кассу банка для зачисления на расчетный счет организации, минуя физическую кассу вашего предприятия, то в УТ 10.3 эти деньги появляются «из ниоткуда». Посмотрим на последовательность действий в этом случае:
Платежное поручение входящее мы рекомендуем использовать документ «Платежный ордер: поступление денежных средств». В УТ 10.3 ордер предназначен для отражения операций, инициированных самим банком (комиссии, проценты, внутренние взносы), на которые нет входящего бумажного или электронного платежного поручения от контрагента.Прочее поступление безналичных денежных средств. Это позволит нам избежать необходимости привязки платежа к конкретной сделке или заказу.Плательщик в УТ 10.3 игнорировать нельзя, создадим в справочнике Контрагенты новую запись. Назовем её, например, «Учредитель (финансовая помощь)» или «Служебный контрагент: Банк».Прочее. Это критически важный момент: вид С покупателем или С поставщиком заставит программу искать задолженность, а вид Прочее позволит просто зафиксировать факт поступления средств.БП 3.0, выберем соответствующую статью движения денежных средств, например, «Финансовая помощь учредителя».Если учредитель сначала внес деньги в вашу кассу (оформлен ПКО), а затем ответственное лицо организации отнесло эти деньги в банк, ситуация меняется. Выясним, как отразить это цепочкой документов:
ПКО с видом операции Прочий приход денежных средств. В качестве контрагента укажем учредителя. На этом этапе деньги поступили в кассу организации.РКО с видом операции Взнос наличными в банк. Обратите внимание: при проведении этого документа деньги «исчезнут» из кассы, но еще не «появятся» на расчетном счету. Они «зависнут» в виртуальном регистре Денежные средства к получению.Платежный ордер: поступление денежных средств с видом операции «Поступление денежных средств из кассы». При проведении этого ордера программа перенесет сумму из регистра «к получению» непосредственно на остаток расчетного счета.Многие пользователи, как было замечено в обсуждении, пытаются использовать документ Объявление на взнос наличными. Важно понимать, что в типовой конфигурации УТ 10.3 этот объект выполняет лишь вспомогательную роль. Его основная задача — формирование печатной формы по стандарту банка (символ кассовой отчетности).
Важный технический момент: сам по себе документ Объявление на взнос наличными не формирует движений в регистрах. Если вы просто создадите его, остаток на расчетном счету не изменится. Его нужно использовать только как основание для создания РКО или как печатную форму к банковской операции.
Поскольку в БП 3.0 операция взноса наличных часто корреспондирует со счетами 66 (Расчеты по краткосрочным кредитам и займам) или 67, в УТ 10.3, где нет плана счетов, мы должны опираться на статьи ДДС. Рассмотрим, как подготовить базу к обмену данными:
Статьи движения денежных средств.Бухгалтерии предприятия.При использовании вида операции Прочее поступление в УТ 10.3, программа при выгрузке в БП будет пытаться определить счет учета. Если мы правильно настроили статью ДДС и выбрали «правильного» контрагента с видом договора Прочее, бухгалтерская программа сможет корректно подставить нужный счет (например, 91 или 66), ориентируясь на правила сопоставления в настройках обмена.
Если вы категорически не хотите плодить лишних контрагентов, можно воспользоваться советом опытных специалистов: создайте одного служебного контрагента с названием «Внутренние операции» или «Частное лицо».
Почему это необходимо?
В конфигурациях на обычных формах (к которым относится УТ 10.3) программный код проведения документа часто содержит жесткую проверку: Если НЕ ЗначениеЗаполнено(Контрагент) Тогда Отказ = Истина;. Поэтому наличие контрагента — это не прихоть бухгалтера, а техническое требование целостности данных системы управления торговлей.
Подводя итог, можно сказать, что для решения проблемы «отсутствия плательщика» в УТ 10.3 при взносе наличных необходимо:
Платежный ордер вместо Платежного поручения.Прочее.Прочее поступление (если деньги сразу в банке) или Поступление из кассы (если деньги прошли через кассу фирмы).Объявление на взнос наличными только для печати бумаг в банк, но не для учета остатков.Соблюдение этих правил обеспечит корректное отражение управленческого баланса и упростит последующую сверку данных с бухгалтерским учетом.