Рассмотрим ситуацию: организация применяет УСН с объектом «доходы минус расходы», приобрела товар у поставщика, часть стоимости оплатила самостоятельно, а часть за нее перечислила другая организация. По сути, третье лицо погасило задолженность перед поставщиком, а у вашей организации возникла задолженность перед этим третьим лицом, например по договору займа.
Главная проблема в 1С возникает из-за того, что программа обычно признает расходы по УСН автоматически на основании стандартной цепочки документов: поступление товара, оплата поставщику, реализация товара покупателю. Когда часть оплаты поставщику проходит не через ваш расчетный счет, а через третье лицо, у 1С нет обычного документа Списание с расчетного счета с видом операции Оплата поставщику. Поэтому оплаченная третьим лицом сумма может не попасть в КУДиР автоматически.
Разберем по шагам, как правильно отразить такую операцию в 1С:Бухгалтерии предприятия, редакция 3.0, чтобы стоимость товара, оплаченная третьим лицом, была учтена в расходах при УСН после реализации товара покупателю.
Проанализируем причину. Для УСН «доходы минус расходы» важно не только то, что товар поступил от поставщика. Для признания расхода должны быть выполнены условия налогового учета.
По товарам, приобретенным для дальнейшей реализации, расход признается не сразу при поступлении товара, а когда одновременно выполнены основные условия:
Товар принят к учету, то есть оформлено поступление от поставщика.
Товар оплачен поставщику. При оплате третьим лицом обязательство перед поставщиком также считается погашенным, если есть корректное документальное подтверждение такой оплаты.
Товар реализован покупателю. Для товаров, купленных для перепродажи, стоимость включается в расходы по мере реализации.
Расход относится к закрытому перечню расходов, разрешенных при УСН «доходы минус расходы».
В обычной ситуации программа видит оплату поставщику через документ Списание с расчетного счета и дальше, после реализации товара, формирует запись в регистр КУДиР. Но если поставщику заплатило третье лицо, в базе нет вашего банковского списания. Поэтому программа может видеть поступление и реализацию, но не видеть оплату поставщику в стандартном механизме УСН.
Именно поэтому в такой ситуации используется документ Запись книги доходов и расходов УСН. Он позволяет вручную внести в КУДиР сумму расхода, если хозяйственная операция реальна, подтверждена документами, но типовыми документами 1С автоматически не попала в налоговый учет УСН.
Рассмотрим подробнее основной вариант, который подходит для описанной ситуации: поставщику за вас частично оплатило третье лицо, а вы получили от этого третьего лица заем.
Сначала убедитесь, что в бухгалтерском учете отражены сами хозяйственные операции: поступление товара, погашение задолженности перед поставщиком третьим лицом, возникновение задолженности по займу или по расчетам с третьим лицом, реализация товара покупателю. После этого внесите недостающую сумму в КУДиР вручную.
Оформите поступление товара от поставщика документом Поступление (акты, накладные, УПД). Для товаров обычно используется счет учета 41, а расчеты с поставщиком отражаются по счету 60.01 или 60.02, в зависимости от того, была ли предоплата.
Оформите реализацию товара покупателю документом Реализация (акты, накладные, УПД). После реализации у товара появляется основание для признания себестоимости в расходах УСН, если товар оплачен.
Проверьте, какая часть оплаты поставщику прошла через вашу организацию обычным способом. Эта часть могла попасть в КУДиР автоматически.
Определите сумму, которую оплатило третье лицо и которая не попала в расходы автоматически.
Создайте документ Запись книги доходов и расходов УСН.
На вкладке I. Доходы и расходы заполните строку расхода.
Укажите сумму в колонках расходов так, чтобы она попала именно в принимаемые расходы.
Проведите документ и сформируйте КУДиР для проверки.
В полном интерфейсе документ обычно находится в разделе Операции — УСН — Записи книги доходов и расходов УСН. В простом интерфейсе путь может отличаться: ищите раздел Бухгалтерия, Главное или блок УСН. Также удобно воспользоваться строкой поиска по командам и ввести название документа Записи книги доходов и расходов УСН.
Важно: вручную вносите только ту часть расхода, которая не была отражена автоматически. Если часть оплаты поставщику прошла с вашего расчетного счета и уже попала в КУДиР, повторно добавлять ее нельзя, иначе расходы будут завышены.
Разберем по шагам, какую дату ставить в документе Запись книги доходов и расходов УСН. Это один из ключевых моментов.
Для товаров, приобретенных для перепродажи, расход признается после оплаты и реализации. Поэтому дата записи должна соответствовать моменту, когда выполнено последнее из необходимых условий.
Если третье лицо оплатило поставщику раньше, чем вы реализовали товар покупателю, ставьте дату реализации товара или дату, когда реализована соответствующая часть товара.
Если товар был реализован раньше, а третье лицо оплатило поставщику позже, ставьте дату оплаты поставщику третьим лицом.
Если товар оплачен и реализован частично, рассчитывайте расход только по той части, по которой одновременно есть и оплата, и реализация.
Посмотрим на пример. Товар поступил 10 апреля, третье лицо оплатило поставщику 25 апреля, а товар реализован покупателю 15 мая. В этом случае расход по оплаченной третьим лицом части признавайте 15 мая, потому что реализация произошла позже оплаты.
Другой пример: товар поступил 10 апреля, реализован покупателю 20 апреля, а третье лицо оплатило поставщику 5 мая. В этом случае расход признавайте 5 мая, потому что оплата произошла позже реализации.
Не ставьте дату записи произвольно. Дата должна быть экономически обоснована и подтверждаться первичными документами: поступлением, реализацией, платежным поручением третьего лица, письмом об оплате, договором займа и бухгалтерской справкой-расчетом.
Теперь посмотрим на практическое заполнение документа. Создайте новый документ Запись книги доходов и расходов УСН и заполните вкладку I. Доходы и расходы.
В поле даты документа укажите дату признания расхода. Как мы разобрали выше, это дата, когда выполнены оба условия: товар оплачен и товар реализован.
В реквизитах первичного документа укажите документ, которым подтверждается расчет расхода. На практике удобно оформить бухгалтерскую справку-расчет, где перечислены: поступление товара, реализация товара, платеж третьего лица и сумма, включаемая в КУДиР.
В поле содержания операции напишите понятное описание. Например: «Стоимость товара, оплаченного ООО “Ромашка” за организацию по письму от 25.04.2026 и реализованного покупателю по УПД от 15.05.2026».
В графе расходов укажите сумму расхода всего.
В графе принимаемых расходов укажите сумму, которая должна уменьшить налоговую базу по УСН.
Проведите документ.
После проведения документа сформируйте отчет Книга доходов и расходов УСН. Обычно он находится в разделе Отчеты — УСН — Книга доходов и расходов УСН. В разделе I КУДиР должна появиться строка с расходом.
Если строка появилась, проверьте не только общую сумму расходов, но и принимаемую сумму. Для расчета налога важна именно сумма, которая отражена как принимаемая к расходам.
Разберем подробнее частичную оплату. В исходной ситуации третье лицо оплатило поставщику только часть стоимости товара. Значит, в ручной записи КУДиР нужно отразить не всю стоимость поступления, а только ту сумму, которая относится к оплаченной третьим лицом части и еще не была признана в расходах.
Пример 1. Поставщик отгрузил товар на 100 000 руб. Ваша организация оплатила 60 000 руб. со своего расчетного счета, а третье лицо оплатило за вас 40 000 руб. Весь товар реализован покупателю. Если 60 000 руб. уже попали в КУДиР автоматически, вручную добавьте только 40 000 руб.
Пример 2. Поставщик отгрузил товар на 100 000 руб. Весь товар оплачен: 60 000 руб. вашей организацией и 40 000 руб. третьим лицом. Но покупателю реализовано только 70% товара. В расходах УСН можно учесть только стоимость реализованной части. Поэтому сначала определите, какая сумма уже попала в КУДиР автоматически, а затем добавьте вручную только недостающую сумму, не превышая себестоимость реализованного товара.
Пример 3. Третье лицо оплатило поставщику 40 000 руб., но товар еще не реализован покупателю. В этом случае не спешите делать запись в КУДиР. Для товаров, купленных для перепродажи, одной оплаты недостаточно. Дождитесь реализации товара или соответствующей части товара.
Основное правило: сумма ручной записи не должна превышать сумму расхода, которая фактически относится к реализованным и оплаченным товарам.
Ручная запись в КУДиР решает задачу налогового учета УСН, но не заменяет бухгалтерское отражение расчетов. Поэтому отдельно разберем, как показать сам факт оплаты поставщику третьим лицом.
Если третье лицо оплатило поставщику за вашу организацию именно как заем, в бухгалтерском учете нужно закрыть задолженность перед поставщиком и показать новую задолженность перед заимодавцем.
Типовая логика проводки такая:
Дт 60.01 Кт 66.03 — задолженность перед поставщиком погашена за счет займа, предоставленного третьим лицом.
Если заем долгосрочный, вместо счета 66.03 может использоваться счет 67.03. Если отношения с третьим лицом оформлены не как заем, а как прочие расчеты, может применяться счет 76.09. Конкретный счет выбирайте по экономическому содержанию договора.
В 1С такую операцию можно отразить документом Операция, введенная вручную. В документе укажите корреспонденцию счетов, контрагента-поставщика, третье лицо, договор займа или договор расчетов, сумму и содержание операции.
После возврата займа третьему лицу оформите обычное списание денег с расчетного счета. Проводка будет зависеть от выбранного счета учета займа или расчетов. Например, при краткосрочном займе:
Дт 66.03 Кт 51 — возвращен заем третьему лицу.
Важно: возврат займа третьему лицу сам по себе не является расходом на покупку товара для УСН. Расходом является стоимость приобретенного и реализованного товара при выполнении условий признания. Поэтому не нужно второй раз отражать эту же сумму в КУДиР при возврате займа.
Теперь рассмотрим другое возможное решение. В некоторых случаях вместо документа Операция, введенная вручную можно использовать документ Корректировка долга. Он удобен, когда нужно зачесть или перенести задолженность между контрагентами.
Например, третье лицо может быть не просто заимодавцем, а вашим покупателем или должником. Тогда его платеж поставщику может засчитываться в счет его задолженности перед вами или в счет будущего аванса. В такой ситуации бухгалтерская логика будет отличаться от займа.
Возможны варианты:
Третье лицо оплатило поставщику за вас в счет своей задолженности перед вашей организацией. Тогда может использоваться корреспонденция вида Дт 60 — Кт 62 или Кт 76.
Третье лицо оплатило поставщику за вас как аванс под будущую поставку с вашей стороны. Тогда возникает аванс от покупателя или прочие расчеты с третьим лицом.
Третье лицо оплатило поставщику за вас по договору займа. Тогда обычно используется счет 66, 67 или, если учетная политика так предусматривает, счет 76.
Документ Корректировка долга используйте, если нужно закрыть взаиморасчеты между несколькими контрагентами в аналитике 1С. В нем можно выбрать вид операции, заполнить задолженность по данным учета и провести зачет или перенос. Но после этого все равно проверьте КУДиР: если запись расхода по УСН не сформировалась автоматически, внесите ее документом Запись книги доходов и расходов УСН.
Не смешивайте бухгалтерский учет и налоговую запись УСН. Корректировка долга помогает закрыть взаиморасчеты, а Запись книги доходов и расходов УСН помогает отразить расход в КУДиР, если автоматический механизм его не сформировал.
Чтобы расход был обоснован, рассмотрим комплект документов. При оплате поставщику третьим лицом особенно важно подтвердить, почему поставщик получил деньги не от вашей организации, но ваш долг перед ним считается погашенным.
Договор с поставщиком, счет, накладная, УПД или иной документ поступления товара.
Письмо вашей организации третьему лицу с просьбой оплатить поставщику за вас. В письме укажите поставщика, договор, сумму, назначение платежа и основание, например договор займа.
Письмо или уведомление поставщику о том, что оплата поступит от третьего лица за вашу организацию.
Платежное поручение третьего лица, где в назначении платежа указано, что оплата производится за вашу организацию по конкретному договору или счету.
Договор займа с третьим лицом, если оплата является предоставлением займа.
Акт сверки с поставщиком, где видно, что задолженность перед ним погашена.
Акт сверки или расчет с третьим лицом, где видно, что у вашей организации возникла задолженность перед ним.
Документы реализации товара покупателю.
Бухгалтерская справка-расчет суммы, включаемой в КУДиР.
Бухгалтерская справка-расчет особенно полезна, когда сумма расхода определяется не одним документом, а связкой нескольких документов: поступления, оплаты третьим лицом, реализации и частичного автоматического признания в 1С.
После проведения ручной записи не ограничивайтесь тем, что документ проведен без ошибок. Посмотрим, какие проверки нужно выполнить.
Сформируйте отчет Книга доходов и расходов УСН за нужный период.
Найдите строку, которую добавили документом Запись книги доходов и расходов УСН.
Проверьте дату, содержание операции, сумму расходов всего и сумму принимаемых расходов.
Сформируйте отчет Анализ учета по УСН, если он доступен в вашей базе.
Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 60, чтобы убедиться, что задолженность перед поставщиком закрыта.
Проверьте оборотно-сальдовую ведомость по счету 66, 67 или 76.09, чтобы увидеть задолженность перед третьим лицом.
Сравните сумму ручной записи с документами реализации, чтобы не включить в расходы стоимость нереализованного товара.
Убедитесь, что сумма не продублирована: часть, оплаченная вашей организацией, могла попасть в КУДиР автоматически.
Если после ручной записи сумма в КУДиР выглядит завышенной, проверьте, не была ли эта же сумма уже признана автоматически другим документом. Самая частая ошибка — внести в КУДиР всю стоимость товара вручную, хотя часть уже попала туда через обычную оплату поставщику.
Рассмотрим подробнее ситуацию с частичной реализацией. Это важно для торговли, где товар может поступить одной партией, оплатиться частями, а продаваться постепенно.
Если товар реализован не полностью, в расходах УСН нельзя признать всю сумму оплаты поставщику. Нужно учитывать только стоимость той части товара, которая уже реализована покупателям.
Например, поступило 10 единиц товара на сумму 100 000 руб. Третье лицо оплатило за вас 40 000 руб., вы оплатили 60 000 руб. В текущем квартале продано 6 единиц. В расходах можно признать стоимость 6 реализованных единиц, но с учетом того, какие суммы уже попали в КУДиР автоматически.
Если 1С автоматически признала часть расхода по вашей оплате, вручную добавьте только недостающую часть. Для расчета используйте данные по себестоимости реализованных товаров, отчет по продажам, обороты по счету 41 и данные КУДиР.
Не ориентируйтесь только на сумму платежа третьего лица. При товарах для перепродажи платеж — это только одно из условий. Второе условие — реализация товара. Поэтому при частичной продаже нужна расчетная сумма, а не автоматическое включение всей оплаченной суммы.
Посмотрим еще одну ситуацию. Третье лицо могло оплатить поставщику не уже существующую задолженность за поступивший товар, а аванс под будущую поставку. Тогда порядок признания расходов будет еще строже.
Аванс поставщику сам по себе не является расходом по УСН. Для товаров нужно дождаться поступления товара и его дальнейшей реализации. Поэтому, если третье лицо перечислило поставщику предоплату, не вносите эту сумму в КУДиР сразу.
Разберите цепочку так:
Третье лицо оплатило аванс поставщику за вашу организацию.
В учете нужно отразить аванс поставщику и задолженность перед третьим лицом.
Поставщик отгрузил товар.
Товар принят к учету.
Товар реализован покупателю.
Только после этого стоимость реализованного товара можно включать в расходы УСН.
В 1С для авансов могут использоваться счета 60.02 и соответствующая аналитика по договору с поставщиком. Но если автоматического движения по КУДиР не возникло, после выполнения всех условий используйте Запись книги доходов и расходов УСН.
Разберем, как написать содержание операции так, чтобы оно было понятно при последующей проверке. Не стоит писать слишком кратко, например просто «Оплата товара». Лучше сразу указать, почему запись внесена вручную.
Можно использовать такие формулировки:
«Стоимость товаров, оплаченных третьим лицом за организацию по письму от 25.04.2026, реализованных покупателю по УПД от 15.05.2026».
«Признание расходов УСН по товарам, оплаченным ООО “Ромашка” за организацию поставщику ООО “Поставщик” по договору поставки № 15, в части реализованных товаров».
«Расходы по приобретенным для перепродажи товарам: оплата поставщику произведена третьим лицом за счет займа, товар реализован покупателю».
Если оформляете бухгалтерскую справку-расчет, в КУДиР можно сослаться именно на нее. Например: «По бухгалтерской справке-расчету № 7 от 15.05.2026: стоимость реализованных товаров, оплаченных третьим лицом».
Такое описание помогает понять связь между ручной записью и первичными документами.
Рассмотрим счета учета подробнее. Если третье лицо оплатило поставщику за вас и вы обязаны вернуть ему деньги, это похоже на получение заемного финансирования не деньгами на расчетный счет, а путем оплаты вашего обязательства.
Вариант со счетом 66.03 применяйте, если заем краткосрочный. Вариант со счетом 67.03 применяйте, если заем долгосрочный. Если договор не является займом, а стороны оформили иные расчеты, используйте счет 76.09 или другой счет, который соответствует вашей учетной политике и содержанию операции.
Пример бухгалтерской логики:
Поступил товар от поставщика: Дт 41 Кт 60.01.
Третье лицо оплатило поставщику за вашу организацию по договору займа: Дт 60.01 Кт 66.03.
Товар реализован покупателю: отражается выручка и списание себестоимости по стандартным документам реализации.
Возвращен заем третьему лицу: Дт 66.03 Кт 51.
Для налогового учета УСН ключевым является не возврат займа, а факт оплаты поставщику и последующая реализация товара. Поэтому запись в КУДиР делайте на стоимость товара, а не на возврат займа.
Выясним причину. При оплате поставщику третьим лицом ваш долг перед поставщиком прекращается. Вместо него возникает долг перед третьим лицом. Если операция оформлена как заем, вы потом вернете деньги заимодавцу, но поставщик уже получил оплату.
Для целей признания расходов по товару важно, что поставщик оплачен. Если товар уже реализован, условие для признания расхода выполнено. Возврат займа — это отдельная операция по погашению заемного обязательства, а не повторная оплата товара поставщику.
Поэтому не переносите признание расхода на дату возврата займа, если товар уже оплачен поставщику третьим лицом и реализован. Иначе расход может быть отражен позже, чем нужно. Но одновременно не признавайте расход раньше реализации товара.
Если расходы по товарам в 1С часто не попадают в КУДиР, проверьте не только конкретную операцию, но и общие настройки учета.
Откройте настройки налогов и отчетов организации.
Убедитесь, что система налогообложения указана как УСН, а объект — доходы минус расходы.
Проверьте дату начала применения УСН.
Проверьте учетную политику и параметры признания расходов, если они доступны в вашей версии интерфейса.
Проверьте, что документы поступления и реализации проведены последовательно.
Перепроведите документы по цепочке: поступление, оплата, реализация, закрытие месяца при необходимости.
Сформируйте Книгу доходов и расходов УСН заново.
Если после всех проверок сумма, оплаченная третьим лицом, все равно не появилась в КУДиР, это нормально для такой нестандартной операции. В таком случае применяйте ручной документ Запись книги доходов и расходов УСН.
Проанализируем типичные ошибки, чтобы не допустить искажения налоговой базы.
Вносят в КУДиР всю стоимость поступления. Так делать нельзя, если часть расхода уже признана автоматически или если товар реализован не полностью.
Отражают расход на дату оплаты третьим лицом, хотя товар еще не реализован. Для товаров, приобретенных для перепродажи, нужно дождаться реализации.
Ждут возврата займа третьему лицу. Возврат займа не является условием признания расхода по товару.
Не оформляют документы по оплате третьим лицом. Без письма, платежного поручения и договора с третьим лицом сложнее подтвердить, что поставщик оплачен именно за вашу организацию.
Используют только ручную бухгалтерскую операцию и забывают про КУДиР. Документ Операция, введенная вручную может закрыть бухгалтерские расчеты, но не всегда формирует нужные движения по налоговому учету УСН.
Дублируют расход при возврате займа. Если товар уже включен в расходы при выполнении условий УСН, возврат займа не должен второй раз уменьшать налоговую базу.
Не проверяют аналитику по договорам. В 1С задолженность может остаться висеть не из-за суммы, а из-за разных договоров, документов расчетов или контрагентов в аналитике.
Соберем решение в короткий рабочий алгоритм.
Проверьте поступление товара от поставщика в документе Поступление (акты, накладные, УПД).
Проверьте реализацию товара покупателю в документе Реализация (акты, накладные, УПД).
Отразите оплату поставщику третьим лицом в бухгалтерском учете. Если это заем, используйте логику Дт 60.01 Кт 66.03 или подходящий счет по вашей учетной политике.
Подготовьте подтверждающие документы: письмо третьему лицу, платежное поручение, договор займа, акт сверки с поставщиком, бухгалтерскую справку-расчет.
Сформируйте КУДиР и посмотрите, какая часть расхода уже попала автоматически.
Определите сумму, оплаченную третьим лицом, которая относится к реализованному товару и еще не отражена в расходах.
Создайте документ Запись книги доходов и расходов УСН.
На вкладке I. Доходы и расходы внесите сумму в расходы и принимаемые расходы.
Проведите документ.
Снова сформируйте Книгу доходов и расходов УСН и проверьте результат.
Таким образом, для описанной ситуации правильное практическое решение в 1С — не пытаться провести несуществующее банковское списание от вашей организации, а отдельно отразить бухгалтерские расчеты с поставщиком и третьим лицом, а недостающую налоговую запись внести документом Запись книги доходов и расходов УСН.
Если поставщику за вашу организацию частично оплатило третье лицо, а вы применяете УСН 15%, то сумма такой оплаты может быть учтена в расходах по УСН при выполнении условий: товар поступил, поставщик фактически оплачен, товар реализован покупателю, сумма документально подтверждена и не была ранее отражена в КУДиР.
В 1С:Бухгалтерии 3.0 эту сумму часто приходится отражать вручную через документ Запись книги доходов и расходов УСН, потому что стандартный механизм автоматического признания расходов ориентируется на обычные документы оплаты поставщику. На вкладке I. Доходы и расходы укажите дату признания расхода, первичный документ или бухгалтерскую справку-расчет, содержание операции и сумму принимаемых расходов.
Отдельно отразите расчеты с третьим лицом в бухгалтерском учете. Если третье лицо оплатило поставщику за вас в рамках займа, используйте счет учета займов, например 66.03 или 67.03. Если отношения оформлены иначе, применяйте счет расчетов, соответствующий договору, например 76.09.
Главное — не дублируйте расходы и не включайте в КУДиР стоимость нереализованного товара. Проверяйте результат через Книгу доходов и расходов УСН, Анализ учета по УСН и оборотно-сальдовые ведомости по счетам 60, 66, 67 или 76.09.
Информация носит справочный характер