При переходе на конфигурацию 1С:Комплексная автоматизация 2.4 (КА 2.4) или 1С:ERP пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда регламентная операция закрытия месяца оставляет остатки на 44 счете, причем именно в части расходов на оплату труда. В то время как аренда, услуги связи и прочие общехозяйственные расходы распределяются корректно, зарплата «зависает» на остатке. Проанализируем причины этой проблемы и найдем способы её решения.
Для начала проанализируем ситуацию, описанную в теме. Основная сложность заключается в том, что в 1С:КА 2.4 (и ERP) механизмы бухгалтерского и управленческого учета тесно переплетены через систему регистров накопления. В отличие от старых версий программ (например, УПП 1.3), где закрытие счетов опиралось преимущественно на проводки и регистр «Затраты», в новых версиях ключевую роль играет регистр Прочие расходы.
Если счет 44 не закрывается, это означает, что система «не видит» сумму расхода в том регистре, из которого она должна её распределить. Рассмотрим, почему это происходит при отражении зарплаты.
Выясним причину, по которой документ Отражение зарплаты в финансовом учете может не формировать нужные движения. В настройках справочника Способы отражения зарплаты есть возможность указать либо Статью расходов, либо Статью активов/пассивов.
Многие пользователи совершают методическую ошибку, выбирая предопределенную статью активов/пассивов «Оплата труда», полагая, что это обеспечит корректный управленческий учет. Рассмотрим последствия такого выбора:
Активы и пассивы.Прочие расходы не производится.Прочие расходы. Не обнаружив там данных по 44 счету, система игнорирует остаток на счете 44 в бухгалтерском учете, и он остается незакрытым.Важный вывод: Для того чтобы 44 счет закрывался автоматически, в способе отражения зарплаты обязательно должна быть указана Статья расходов.
Разберем по шагам, как правильно настроить статью расходов, чтобы и 44 счет закрывался, и управленческий учет не пострадал. Перейдем в раздел Финансовый результат и контроллинг — Статьи расходов и создадим (или отредактируем) статью «Оплата труда (продажи)».
Проанализируем необходимые настройки на вкладке «Основное»:
На финансовый результат (по направлениям деятельности). Именно этот вариант отвечает за закрытие 44 счета на 90.07.Расходы на продажу. Это автоматически определит счет учета 44.Теперь обратим внимание на вкладку Регламентированный учет. Здесь должен быть указан счет 44.01 или 44.02. Обязательно проверьте, чтобы в поле «Принимать к налоговому учету» стояла галочка, а вид расходов по НУ соответствовал «Оплате труда».
Рассмотрим опасение пользователей о том, что при замене статьи актива/пассива на статью расходов «пропадают данные управленческого учета». Это заблуждение. В 1С:КА 2.4 статья расходов является первичным инструментом как бухгалтерского, так и управленческого учета.
Посмотрим, как это работает: при проведении документа со статьей расходов данные попадают в регистр Прочие расходы с признаком принадлежности к УУ и БУ. В управленческих отчетах (например, «Доходы и расходы предприятия») эти затраты будут прекрасно видны в разрезе выбранной статьи. Более того, использование статьи расходов позволяет более гибко анализировать затраты в управленческом балансе, так как они будут корректно классифицированы как операционные расходы периода.
Проанализируем еще одну частую причину, почему даже при правильной статье счет может не закрыться. В 1С:КА 2.4 распределение расходов происходит в разрезе подразделений. Если зарплата начислена по «Отделу продаж», а выручка (база распределения) получена по подразделению «Офис», система может не сопоставить эти данные.
Посмотрим на настройки распределения в статье расходов. Если вы хотите, чтобы расходы распределялись по всей организации независимо от того, где возникла выручка, убедитесь, что в правиле распределения не стоит жесткая привязка к подразделению, или в настройках закрытия месяца указано распределение на другие подразделения.
Если вы обнаружили, что 44 счет не закрывается из-за зарплаты, выполните следующие действия:
Статья расходов вместо статьи актива/пассива выберите (или создайте) корректную статью расходов с типом «Расходы на продажу».Отражение зарплаты в финансовом учете за незакрытый месяц.Прочие расходы.Для программистов и системных администраторов будет полезно проанализировать движения документа программно. Основная логика закрытия заложена в модулях распределения расходов. Система выполняет запрос к таблице РегистрНакопления.ПрочиеРасходы.Обороты. Если записи по счету 44 присутствуют только в РегистрБухгалтерии.Хозрасчетный, но отсутствуют в регистре накопления, типовой механизм закрытия месяца (обработка ОперацияЗакрытияМесяца) просто пропустит эти суммы.
Посмотрим на пример структуры регистра Прочие расходы, которая должна сформироваться:
Движение.Регистратор = ДокументОтражениеЗарплаты;
Движение.Период = ДатаДокумента;
Движение.Организация = Организация;
Движение.Подразделение = Подразделение;
Движение.СтатьяРасходов = СтатьяОплатаТруда;
Движение.Сумма = ЗначениеЗарплаты;
Движение.СуммаРегл = ЗначениеЗарплаты;
Только наличие таких записей гарантирует, что 44 счет «очистится» в конце месяца. Помните, что КА 2.4 — это система, построенная на оперативном контуре, и бухгалтерские проводки здесь являются лишь отражением данных этого контура, а не первичным источником для расчетов.