← На главную

При расчете заработной платы и пособий в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются со следующей проблемой. В межрасчетный период сотруднику начисляется доплата до оклада по больничному листу. Для этого создается документ НачислениеЗарплатыИВзносов, например, 10-го числа месяца, где рассчитывается только эта доплата, а все остальные строки удаляются вручную. Однако при окончательном расчете зарплаты в конце месяца (31-го числа) при заполнении итогового документа программа снова автоматически добавляет и рассчитывает эту же самую доплату за тот же период.

В этой статье мы подробно разберем, почему возникает такое поведение системы, проанализируем внутренние алгоритмы программы и рассмотрим три наиболее эффективных способа решения этой проблемы, чтобы исключить ручные корректировки и ошибки в учете.

Выясняем причину: почему программа удваивает начисления?

Для того чтобы понять, почему происходит повторное начисление, проанализируем логику работы документа НачислениеЗарплатыИВзносов в 1С:ЗУП 3.1. Данный документ спроектирован разработчиками как итоговый (финальный) расчетный документ за месяц. Программа предполагает, что по каждому сотруднику за один расчетный период (календарный месяц) должен быть создан и проведен ровно один такой документ.

Когда мы пытаемся обойти это правило и создаем первый (промежуточный) документ в середине месяца, удаляя из него «лишние» строки, происходит следующее:

1. Программа рассчитывает доплату за дни болезни в соответствии с настройками планового начисления и записывает этот результат в регистры.
2. При создании второго документа в конце месяца система заново анализирует плановые начисления сотрудника за весь месяц. Наш вид расчета (доплата до оклада) назначен сотруднику как плановый.
3. Расчетный механизм 1С:ЗУП «не помнит» детали ручной очистки строк в предыдущем документе и не сопоставляет периоды автоматически внутри одного вида документа. Программа видит, что у сотрудника есть плановое начисление, действующее в этом месяце, и пытается рассчитать его в полном объеме.

Помимо прямого задвоения сумм, создание нескольких документов НачислениеЗарплатыИВзносов на одного и того же сотрудника в одном периоде гарантированно приводит к так называемому «прыганью» или искажению страховых взносов (СтраховыеВзносы) и налога на доходы физических лиц (НДФЛ). При расчете второго документа программа начнет пересчитывать базу взносов за весь месяц с учетом данных первого документа, что часто вызывает хаотичные сторнирования и доначисления.

Рассмотрим подробнее три варианта решения этой проблемы, которые позволят навести порядок в учете.

Решение 1. Перевод доплаты в категорию разовых начислений (Рекомендуемый способ)

Самый надежный способ разделить во времени выплату больничного с доплатой и окончательный расчет зарплаты — это отказаться от использования документа НачислениеЗарплатыИВзносов в середине месяца. Вместо этого мы настроим доплату как разовое начисление, выполняемое отдельным специализированным документом.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка, откроем справочник Начисления и найдем нашу доплату до оклада.
2. На вкладке Основное обратим внимание на поле Начисление выполняется. По умолчанию там, скорее всего, установлено значение «Ежемесячно». Нам необходимо изменить его на «По отдельному документу». В качестве документа-основания программа автоматически предложит использовать РазовоеНачисление.
3. Проверим формулу расчета. Формула должна корректно использовать показатели, например, разницу между окладом и базой больничного листа:
   Макс(ОкладТарифнаяСтавка * ВремяВДнях / НормаДней - РасчетнаяБаза, 0)
4. Сохраним изменения по кнопке Записать и закрыть.

Теперь наша схема работы в течение месяца будет выглядеть следующим образом:

1. В середине месяца мы регистрируем и рассчитываем документ БольничныйЛист.
2. Сразу после этого в разделе Зарплата создаем документ РазовоеНачисление. В шапке документа выбираем наше начисление «Доплата до оклада за дни болезни». Программа автоматически подберет сотрудника и рассчитает сумму доплаты на основании данных проведенного больничного листа и планового оклада.
3. В поле Выплата выбираем значение «В межрасчетный период» (или «С больничным листом», если выплата планируется в один день).
4. Создаем ведомость и выплачиваем сумму.
5. В конце месяца при заполнении итогового документа НачислениеЗарплатыИВзносов эта доплата больше не появится и не будет дублироваться, так как расчетный механизм видит, что начисление уже было зафиксировано и проведено специализированным разовым документом.

Решение 2. Использование типовой опции «Доплата за дни болезни»

Если в вашей организации доплата до оклада или до среднего заработка за время болезни является регулярной практикой, мы можем воспользоваться стандартным механизмом конфигурации 1С:ЗУП 3.1, который позволяет производить расчет доплаты непосредственно внутри самого больничного листа.

Проанализируем, как включить и настроить эту опцию:

1. Перейдем в раздел Настройка — Расчет зарплаты и откроем ссылку Настройка состава начислений и удержаний.
2. Перейдем на вкладку Прочие начисления.
3. Установим флажок «Доплата за дни болезни» и применим настройки.

После активации этой настройки в программе произойдут следующие изменения:

• В списке начислений появится предопределенный вид расчета «Доплата за дни болезни». При необходимости мы можем отредактировать его формулу под наши стандарты (например, настроить расчет именно до фактического оклада, а не до среднего заработка).
• В самом документе БольничныйЛист на вкладке Оплата появится новая опция (галочка) — «Доплачивать до...».

При расчете больничного достаточно просто установить эту галочку. Программа сама внутри одного документа рассчитает и сумму пособия по временной нетрудоспособности, и сумму доплаты. Соответственно, выплата пройдет по одной ведомости, а при окончательном расчете зарплаты в конце месяца у системы не возникнет причин для повторного начисления этой суммы.

Решение 3. Административное решение без изменения настроек программы

Если по каким-то причинам (например, из-за жестких требований корпоративного учета) вы не можете менять настройки начислений и обязаны использовать только плановое ежемесячное начисление, нам придется скорректировать сам бизнес-процесс работы с документами.

Рассмотрим правильный алгоритм действий в этом случае:

1. Выплата больничного без доплаты в межрасчет. 10-го числа мы проводим только документ БольничныйЛист и выплачиваем исключительно сумму самого пособия за счет работодателя. Саму доплату до оклада мы в этот момент не начисляем и не выплачиваем.
2. Расчет в конце месяца. 31-го числа мы создаем единственный документ НачислениеЗарплатыИВзносов. В него автоматически попадет и оклад за отработанные дни, и плановое начисление доплаты до оклада за весь период болезни. Расчет будет произведен корректно, без задвоений и без искажения страховых взносов.
3. Выплата доплаты вместе с зарплатой. Всю сумму (оставшуюся зарплату и доплату по больничному) сотрудник получит в день выплаты окончательного расчета за месяц.

Если же доплату критически важно выплатить именно 10-го числа вместе с больничным, но при этом сохранить плановый вид расчета, то перед расчетом окончательной зарплаты 31-го числа вам придется:

1. Временно отменить проведение промежуточного документа НачислениеЗарплатыИВзносов от 10-го числа.
2. Создать финальный документ НачислениеЗарплатыИВзносов от 31-го числа, где рассчитать сотрудника полностью за весь месяц (включая и оклад, и доплату).
3. При формировании ведомости на выплату зарплаты программа учтет, что часть суммы (доплата) уже была фактически выплачена по межрасчетной ведомости ранее, и к выплате встанет только корректный остаток.

Важное предупреждение: Последний вариант является наиболее трудоемким и несет в себе риски совершения ошибок из-за человеческого фактора (можно забыть распровести документ, перепутать последовательность расчетов и т.д.). Поэтому мы настоятельно рекомендуем использовать Решение 1 или Решение 2.

Дополнительный нюанс: Учет фактически отработанного времени

Помните, что расчет доплаты до оклада напрямую завязан на фактически отработанное время и нормативные показатели. Если в вашей базе принято использовать документ Табель для фиксации рабочего времени сотрудников, то любые расчеты доплаты (будь то разовым документом или итоговым начислением зарплаты) необходимо производить строго после того, как документ Табель за соответствующий месяц будет полностью заполнен и проведен. В противном случае расчетные механизмы программы не смогут правильно определить количество дней болезни и рабочих дней, что приведет к неверному результату расчета формулы.