В работе бухгалтера часто возникают нестандартные ситуации. Одна из них — возврат спецодежды при увольнении сотрудника, если ее стоимость была единовременно списана на расходы в момент выдачи. Давайте вместе разберемся, почему стандартный документ «Возврат материалов из эксплуатации» в этом случае не работает и как правильно отразить эту операцию в программе «1С:Бухгалтерия».
Рассмотрим типичный сценарий. Организация выдает сотруднику спецодежду со сроком полезного использования (СПИ) менее 12 месяцев. Согласно учетной политике, стоимость такой спецодежды полностью списывается на затраты в момент передачи в эксплуатацию. В бухгалтерском учете это отражается проводкой с кредита счета 10.10 («Спецодежда на складе») в дебет затратного счета, например, 25 («Общепроизводственные расходы»).
При этом для количественного контроля за выданной спецодеждой используется забалансовый счет МЦ.02 («Спецодежда в эксплуатации»), где по каждому сотруднику числится количество полученных им вещей.
Проблема возникает, когда сотрудник увольняется до истечения СПИ и сдает спецодежду обратно на склад. Мы пытаемся оформить возврат стандартным документом «Возврат материалов из эксплуатации», но программа выдает ошибку или не проводит документ. Причина проста: на балансовом счете 10.11 («Спецодежда в эксплуатации») нет остатка по данной спецодежде в суммовом выражении — вся ее стоимость уже списана на затраты. Документу попросту нечего «возвращать» на баланс.
Как же быть? Бросать ситуацию нельзя, ведь на складе появился актив, который можно использовать в дальнейшем. Решение есть — оформить операцию вручную.
Поскольку стандартные механизмы не подходят, необходимо отразить возврат документом «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». Разберем этот процесс по шагам.
Оценка возвращенной спецодежды
Первый и самый важный шаг — определить стоимость, по которой спецодежда будет снова принята к учету. Так как ее первоначальная стоимость уже списана, мы не можем просто вернуть ее на баланс по старой цене. Возвращенная одежда, пригодная к дальнейшему использованию, является активом. Для его оценки в организации должна быть создана комиссия. Комиссия осматривает спецодежду, определяет степень ее износа и устанавливает текущую оценочную (рыночную) стоимость. Именно по этой цене мы и будем оприходовать ее на склад. Решение комиссии следует задокументировать соответствующим актом.
Создание ручной операции в 1С
Теперь, когда у нас есть оценочная стоимость, переходим в программу и создаем новый документ «Операция (бухгалтерский и налоговый учет)». В этом документе нам нужно сделать две ключевые проводки.
Проводка №1: Оприходование спецодежды на склад
Эта проводка возвращает спецодежду на баланс как материальный актив и признает доход от ее появления. Проводка будет выглядеть так:
10.10 «Специальная оснастка и специальная одежда на складе»91.01 «Прочие доходы»В качестве суммы указываем ту самую оценочную стоимость, которую определила комиссия. В аналитике счета 10.10 необходимо указать номенклатуру возвращаемой спецодежды и склад.
Почему именно счет 91.01? Потому что актив, который способен принести экономическую выгоду в будущем (а спецодежду можно выдать другому сотруднику), появляется у организации «из ниоткуда» (ведь его стоимость была списана). Такое поступление признается прочим доходом.
Проводка №2: Списание с забалансового учета сотрудника
Второй проводкой мы должны убрать количественный остаток спецодежды с подотчета увольняющегося сотрудника. Для этого делаем запись только по кредиту забалансового счета:
МЦ.02 «Спецодежда в эксплуатации»В аналитике проводки обязательно указываем номенклатуру, количество и сотрудника, который сдал спецодежду. Сумма в этой проводке не указывается, так как счет забалансовый и ведется только количественный учет.
После того как вы оприходовали спецодежду на склад по оценочной стоимости, у вас есть несколько вариантов дальнейших действий:
«Передача материалов в эксплуатацию». Ее новая оценочная стоимость будет снова списана на затраты.Стоит отметить, что описанная проблема возникает из-за выбора метода единовременного списания стоимости. Если бы в учетной политике организации для спецодежды был закреплен линейный способ погашения стоимости, то ее цена списывалась бы на затраты равными частями в течение всего срока полезного использования.
В этом случае на счете 10.11 всегда числился бы остаток недоамортизированной стоимости, и возврат от сотрудника можно было бы без проблем оформить стандартным документом «Возврат материалов из эксплуатации». Программа бы автоматически рассчитала остаточную стоимость и корректно сформировала все необходимые проводки. Однако метод единовременного списания часто выбирают для сближения бухгалтерского и налогового учета, что также имеет свои преимущества.