Разберем распространенную проблему в программе «1С:Управление производственным предприятием» (1С:УПП): спецодежда передается в эксплуатацию с линейным способом погашения стоимости (например, на срок 12 месяцев), а в завершающем месяце оформляется документ Возврат материалов из эксплуатации. После перепроведения документов и проведения процедур закрытия месяца в Оборотно-сальдовой ведомости (ОСВ) по счету 10.11 появляется отрицательный остаток. Проанализируем причинно-следственные связи работы учетных механизмов 1С и изучим алгоритм выявления и устранения этой ошибки.
Рассмотрим стандартный жизненный цикл спецодежды в конфигурации 1С:УПП, чтобы понимать, как система рассчитывает остаточную стоимость и проводит списание:
Передача материалов в эксплуатации списывает стоимость с материального счета 10.10 на счет учета спецодежды в эксплуатации 10.11. Одно временно формируются движения в специализированных регистрах партионного учета (например, Партии материалов в эксплуатации).Погашение стоимости (в составе закрытия месяца) ежемесячно рассчитывает и списывает часть стоимости на счета затрат. Списание сумм происходит на основании данных накопительных регистров учета материалов в эксплуатации.Возврат материалов из эксплуатации предназначен для возврата материальных ценностей из пользования обратно на склад (счет 10.10). При проведении документ приходует количество и оприходует остаточную стоимость спецодежды.Если на каком-либо из этих этапов происходит сбой в хронологии или рассинхронизация аналитических разрезов, алгоритм расчета остаточной стоимости дает сбой, что приводит к возникновению отрицательных остатков.
Проанализируем основные факторы, из-за которых в Оборотно-сальдовой ведомости образуются отрицательные суммы:
Если возврат спецодежды оформляется в 12-м месяце (в последний месяц полезного использования), дата и время документа Возврат материалов из эксплуатации имеют ключевое значение. Если документ возврата проведен раньше регламентной операции Погашение стоимости за этот же месяц, возврат забирает всю имеющуюся остаточную стоимость на счет 10.10. Когда следом запускается погашение стоимости за декабрь, система пытаются списать регламентную долю амортизации за текущий месяц с нулевого остатка по партии, уводя счет 10.11 в минус.
При заполнении табличной части документа Возврат материалов из эксплуатации система требует указать конкретную партию передачи (документ передачи) и физическое лицо. Если по одной номенклатурной позиции сотруднику производилось несколько выдач в разное время, автоматический выбор или ручная ошибка могут привести к выбору не той партии. В итоге по одной аналитической партии списывается лишняя сумма (образуется минус), а по другой остается незакрытый плюс.
Погашение стоимости в 13-м или 12-м периодах рассчитывается по движениям накопительного регистра Партии материалов в эксплуатации, тогда как отчет ОСВ строится строго по регистру бухгалтерии. Если в прошлых периодах по счету 10.11 вносились ручные операции через документ Операция (бухгалтерский и налоговый учет) или производились корректировки без проведения партионных регистров, возникают расхождения. Партионный регистр показывает наличие остаточной стоимости и дает команду на списание, а на бухгалтерском счете 10.11 этой суммы уже нет, что создаёт отрицательное сальдо.
При использовании Расширенной аналитики учета затрат (РАУЗ) конечная стоимостная оценка возврата формируется только при проведении документа Расчет себестоимости выпуска. Ошибки в установке типа стоимости или нарушение порядка перерасчета себестоимости приводят к корректирующим отрицательным движениям при закрытии месяца.
Посмотрим на практический алгоритм, который поможет быстро найти и устранить отрицательный остаток в 1С:УПП:
Сформируем Оборотно-сальдовую ведомость по счету 10.11 с максимальной детализацией. Настроим группировку по субконто: Номенклатура, Физ. лицо, Документ передачи. Сравним полученные данные с отчетом Ведомость по материалам в эксплуатации. Проверим, чтобы возвращаемая партия и сотрудник в документе возврата точечно совпадали с документом первичной выдачи.
Если спецодежда возвращается в последний месяц срока службы, установим время документа Возврат материалов из эксплуатации на самый конец месяца (например, 31 декабря 23:59:59) и убедимся, что регламентный документ Погашение стоимости рассчитывает износ за текущий месяц до полного возврата. Если срок эксплуатации изделия полностью истёк и оно не подлежит повторному использованию на складе, вместо документа возврата целесообразно использовать документ Списание материалов из эксплуатации.
Запустим обработку восстановление последовательности или выполним перепроведение документов партионного учета. Откроем интерфейс «Полный» или «Бухгалтерский учет», перейдем в меню проведения документов по партиям и выполним восстановление с месяца ввода спецодежды в эксплуатацию (с января по декабрь).
Выполним регламентные процедуры через бизнес-процесс Закрытие месяца или вручную проведем регламентные документы в интерфейсе «Бухгалтерский учет» (последовательно документы Погашение стоимости и Расчет себестоимости выпуска).
Если расхождение вызвано исторически некорректными ручными проводками, скорректируем накопительные регистры. Используем документ Корректировка записей регистров, чтобы выровнять остатки в регистре Партии материалов в эксплуатации в соответствие с данными бухгалтерского учета на счете 10.11.
При работе со спецодеждой рекомендуем соблюдать следующие правила оформления документов:
Если спецодежда передается от одного материально ответственного лица или сотрудника другому без фактического перемещения на склад, избегаем комбинации документов «Возврат» и «Передача». В таких ситуациях используем специализированный документ Перемещение материалов в эксплуатации, который корректно переносит как остаточную стоимость, так и накопленный износ по всем регистрам без риска появления отрицательных остатков.